Continu professionaliseren van zowel de dienstverlening als de interne bedrijfsvoering is een prioriteit voor Melvin Weissgerber, eigenaar van Bewindvoering Nederland. Hij streeft naar efficiëntieverbeteringen en het verlagen van de (werk)druk in alle processen. Een knelpunt waar hij tegenaan liep was het omslachtige proces van het retourneren van ondertekende cliëntverslagen. Bewindvoerders dienen jaarlijks inzicht te verschaffen aan de kantonrechter. Voorheen werden deze handtekeningen met moeite per post verzameld. Dankzij de overstap naar ValidSign is dit proces aanzienlijk verbeterd. Melvin: “Als ik dit had geweten, was ik jaren eerder met ValidSign begonnen.”
Focus op stabiliteit en rust
“Bij Bewindvoering Nederland richten we ons vooral op het bieden van rust en stabiliteit aan mensen die met schulden kampen. Uiteindelijk willen we ze schuldenvrij maken en aanleren zelfredzaam te worden,” legt Melvin uit. Er zijn mensen die nadat ze geholpen zijn niet meer in de problemen komen, maar ook mensen die permanente begeleiding nodig hebben. Het behoeft geen uitleg dat in een organisatie waar processen en stabiliteit van essentieel belang zijn, de traditionele methoden tekort kunnen schieten. “We liepen continu achter de feiten aan,” vertelt Melvin. “Voor elk van de jaarlijks honderden cliëntenverslagen is fysieke ondertekening verplicht. Het verslag ging altijd met een retourenvelop op de post naar de cliënt voor een handtekening. We kregen regelmatig te horen dat ze het niet hadden ontvangen, of het wel hadden opgestuurd maar dat het aan onze kant niet aankwam.”
Persoonlijke en snelle onboarding
Een van de bewindvoerders stelde voor om naar digitale ondertekening te kijken. Toen Melvin bij ValidSign aanklopte, was zijn prioriteit snel van start te gaan. “De aanvullende mogelijkheden waren mooi meegenomen, maar snelheid had voor ons de hoogste prioriteit,” legt Melvin uit. “ValidSign pakte dit snel op en we konden dan ook binnen een aantal dagen al aan de slag. Uiteindelijk waren er een paar kleine technische obstakels zoals IT-instellingen die in jargon werden uitgelegd waar ik zelf niet uitkwam. Dit had door onze IT-beheerder gedaan moeten worden,” vertelt Melvin openhartig. “Gelukkig bleek na de juiste aanpassingen alles binnen een half uur operationeel te zijn.” Het persoonlijke contact bij ValidSign wordt ook gewaardeerd. “Mocht ik ergens tegenaan lopen, is er altijd snel antwoord,” prijst Melvin de ondersteuning die zij ontvangen.
Achterstand binnen no time weggewerkt
Procesoptimalisatie is niet alleen voor intern essentieel, maar ook voor cliënten. “Het proces met de post leverde onze cliënten veel stress op. Je moet je voorstellen dat er soms stapels post liggen, de drempel om deze open te maken kan erg hoog zijn voor onze cliënten. Jaarlijks moeten wij wel bij de kantonrechter een verslag indienen voor iedere cliënt. De overstap naar digitaal ondertekenen kwam grotendeels vanuit een noodzaak gezien de verslagen voor de deadline bij de rechtbank moeten liggen. Zonder handtekening van de cliënt kan het verslag niet worden ingediend. Dat er daarnaast nog bijkomende kostenbesparingen en snellere processen zonder verlies van kwaliteit zijn, is een mooie extra winst voor ons.” voegt Melvin toe. “Sinds de start met ValidSign hebben wij in recordtijd de achterstanden kunnen wegwerken.”
“Inmiddels is het vaker de regel dan uitzondering dat wij contracten binnen een dag getekend retour krijgen. We merken dat cliënten doordat ze een herkenbare mail met onze eigen branding ontvangen, een lagere drempel ervaren om het document te openen ten opzichte van de post. De inzet van ValidSign heeft daarmee ook de werkdruk bij ons intern aanzienlijk verminderd. Als ik dit had geweten, was ik jaren eerder begonnen.”
Een blik vooruit
Momenteel worden alleen verslagen digitaal ondertekend, terwijl verzoekschriften nog een natte handtekening vereisen. Er lopen echter pilots bij rechtbanken voor verdere digitalisering. Op de vraag over de toekomst met digitaal ondertekenen is Melvin optimistisch. "Voor nu gebruiken we het alleen voor businessprocessen, maar als de rechtbank digitaal ondertekenen volledig accepteert, zullen we het verder integreren," zegt hij. Op de langere termijn ziet Melvin mogelijkheden in andere diensten zoals bankrekening aanvragen, of verdere integratie met diensten als MijnIntake, die al breed geadopteerd zijn binnen de sector.
Hoewel ze momenteel voorzichtig zijn met grote veranderingen, blijven kleine optimalisaties altijd een mogelijkheid. "Als iets werkt, is het soms beter om er niet te veel aan te rommelen. Met de komst van ValidSign werkt het goed," sluit Melvin wijselijk het gesprek af.
Meer weten over het implementeren van digitaal ondertekenen met ValidSign in uw organisatie?
