Reikwijdte en toestemming

ValidSign hecht grote waarde aan de bescherming van uw privacy. Deze Privacyverklaring ("Privacyverklaring") beschrijft de werkwijze van ValidSign met betrekking tot het verzamelen, gebruiken, openbaar maken, bewaren en beschermen van uw gegevens bij uw gebruik van de ValidSign e-handtekeningservice. Dit is van toepassing op my.validsign.nl, xbrl.validsign.nl en op elke gerelateerde applicatie, service of tool (gezamenlijk de "Service"), ongeacht hoe u deze gebruikt, inclusief via mobiele apparaten. Door gebruik te maken van onze Service en/of door een account bij ons te registreren, accepteert u de voorwaarden van deze Privacyverklaring en gaat u akkoord met het verzamelen, gebruiken, openbaar maken, bewaren en beschermen van uw informatie zoals beschreven in deze Privacyverklaring.

Updates

ValidSign kan deze Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. Wij zullen u op de hoogte stellen van eventuele wijzigingen door de bijgewerkte Privacyverklaring op de Site te plaatsen. U wordt geadviseerd deze Privacyverklaring periodiek te lezen op eventuele wijzigingen.

Verzameling van persoonsgegevens

Om gebruik te maken van de Service kan ValidSign u vragen of u (en uw apparaten, inclusief mobiele apparaten) ons bepaalde persoonlijk identificeerbare informatie ("Persoonsgegevens") kunt verstrekken die kan worden gebruikt om:

• Contact met u op te nemen of u te identificeren;
• Een account bij ons te registreren;
• Informatie te verstrekken via een webformulier;
• Informatie in uw account bij te werken of toe te voegen;
• Een ValidTransactie te voltooien waarvan u partij bent;
• Met u te corresponderen over de Service.

Persoonsgegevens kunnen onder meer bestaan uit uw naam, titel, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer. Wij streven ernaar onze verzoeken om persoonsgegevens te beperken tot informatie die naar onze mening minimaal noodzakelijk is om onze verzameldoeleinden te bereiken en, waar van toepassing, nemen wij redelijke stappen om ervoor te zorgen dat gegevens betrouwbaar zijn voor het beoogde gebruik, juist, volledig en actueel.

Als u gebruikmaakt van of geabonneerd bent op een Europese autoriteit, zal ValidSign uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken zonder uw toestemming op basis van het gerechtvaardigde belang van ValidSign of de contracten tussen u en ValidSign:

Contracten: Wij mogen persoonsgegevens verwerken voor zover de verwerking noodzakelijk is voor de totstandkoming en uitvoering van de verplichtingen van ValidSign op grond van een contract met u, evenals voor facturerings- of rapportagedoeleinden.

Gerechtvaardigde belangen: Wij mogen persoonsgegevens verwerken als wij een reëel en gerechtvaardigd belang hebben (inclusief commercieel voordeel), tenzij dit wordt tenietgedaan door schade aan de rechten en belangen van het individu.

ValidSign streeft ernaar uw informatie te behandelen op een manier die in overeenstemming is met de lokale privacywetgeving die op u van toepassing is en in de rechtsgebieden waar ValidSign actief is.

Verzameling van overige informatie

Wij verzamelen ook andere technische informatie ("Technische Informatie") die door uw browser wordt verzonden wanneer u onze Site bezoekt en onze Service gebruikt. Dit kan informatie bevatten zoals:

• Het internetprotocoladres ("IP") van uw computer;
• Browsertype en -versie;
• Apparaatinformatie;
• Loginformatie;
• Locatie-informatie;
• De tijd en datum van uw bezoek;
• De pagina's die u op onze Site bezoekt;
• De tijd besteed op webpagina's en andere vergelijkbare meetgegevens.

Cookies zijn bestanden met een kleine hoeveelheid gegevens, waaronder mogelijk een anonieme unieke identificatie. Cookies worden vanuit een website naar uw browser gestuurd en opgeslagen op de harde schijf van uw computer. Onze Service gebruikt "cookies" om informatie te verzamelen. U kunt uw browser opdracht geven alle cookies te weigeren of aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Als u echter geen cookies accepteert, kunt u mogelijk bepaalde onderdelen van de Service niet gebruiken.

Let op: de privacyvoorkeur "Do not Track" (die gebruikers in hun browser kunnen instellen om te voorkomen dat hun gebruik van een website wordt gevolgd) wordt niet ondersteund op de Site of Service.

Toegang tot en correctie van persoonsgegevens

Als u toegang wilt tot uw persoonsgegevens die door ValidSign zijn verzameld en bewaard, kunt u inloggen op uw Site-account en dergelijke informatie in uw accountprofiel wijzigen, verwijderen of corrigeren, tenzij wij die informatie moeten bewaren voor legitieme zakelijke of juridische doeleinden. ValidSign treedt op als gegevensverwerker ten behoeve van haar klanten (verwerkingsverantwoordelijken) tijdens de levering van de Service. Als u een verzoek heeft om toegang, correctie, beperking van gebruik of verwijdering van uw persoonsgegevens die door de afzender zijn verzameld en via het e-Sign-transactieproces zijn verstrekt of anderszins door de afzender worden bewaard, dient u een dergelijk verzoek rechtstreeks bij de afzender (onze klant) in te dienen.

Gebruik en bewaring van persoonsgegevens

ValidSign gebruikt de persoonsgegevens en technische informatie die via de Service zijn verzameld voornamelijk voor de volgende doeleinden:

• Om een contract aan te gaan en onze verplichtingen uit contracten tussen u/uw bedrijf en ValidSign na te komen;
• Om het voltooien en elektronisch ondertekenen van daartoe ingediende documenten mogelijk te maken;
• Om bewijs te leveren van de ValidTransactie;
• Om u meldingen te sturen over documenten die uw handtekening nodig hebben, of over voltooide ValidTransacties;
• Om u meldingen te sturen over de beschikbaarheid of gepland onderhoud van de Service;
• Om u meldingen te sturen over serviceverbeteringen, nieuwe of aankomende functies of promoties;
• Om contact met u op te nemen naar aanleiding van formulieren zoals "Contact";
• Voor aggregatie- en bedrijfsinformatiedoeleinden, inclusief voor ValidSign om nieuwe functies of functionaliteit te ontwikkelen die gebruikers van de Service ten goede komen, met behoud van de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens.

Met uitzondering van informatie die u persoonlijk aan verzenders verstrekt via de ValidTransactie, zal ValidSign uw gegevens niet verkopen, verhuren, delen of op andere wijze aan derden verstrekken zonder uw toestemming, tenzij openbaarmaking wettelijk verplicht is, de informatie reeds openbaar beschikbaar is, of in het geval van een reorganisatie van bedrijven, met inbegrip van maar niet beperkt tot fusies, overnames en verkoop van alle of nagenoeg alle activa.

Afmelding

ValidSign biedt u de mogelijkheid om een opt-out-keuze te maken als u geen e-mails van ons wilt ontvangen of updates over serviceverbeteringen, nieuwe of aankomende functies of promoties. De opt-out-keuze kan worden uitgeoefend na ontvangst van een e-mail van ValidSign of door een e-mail te sturen naar support@validsign.eu met als onderwerp: "Opt-out". Wij verwerken uw opt-out zo snel mogelijk, maar houd er rekening mee dat u in sommige gevallen nog enkele berichten kunt ontvangen totdat het opt-out-verzoek is verwerkt.

Informatie verstrekt aan derden

Deze privacyverklaring heeft alleen betrekking op het gebruik en de openbaarmaking van persoonsgegevens die ValidSign van u verzamelt. Als u uw informatie deelt met anderen, zoals een afzender die deelneemt aan ValidTransacties, of als u wordt doorverwezen naar een website van een derde partij, zijn hun privacyverklaringen en praktijken van toepassing. Als u andere sites bezoekt, raden wij u ook aan de privacyverklaring van dergelijke sites te lezen, aangezien ValidSign geen controle over of verantwoordelijkheid heeft voor de inhoud, privacyverklaringen of praktijken van sites of services van derden. Persoonsgegevens die via de Service aan verzenders worden verstrekt tijdens deelname aan e-Sign-transacties worden verzameld, gebruikt, openbaar gemaakt, bewaard en beschermd in overeenstemming met de respectievelijke privacyverklaring/het privacybeleid van elke verzender. ValidSign aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor het gebruik, de beveiliging, vertrouwelijkheid en integriteit van de aan de verzenders of derden verstrekte informatie, inclusief verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging.

Beveiliging

De beveiliging van uw persoonsgegevens is belangrijk voor ons. ValidSign past passende administratieve, technische en fysieke beveiligingsmaatregelen toe om deze te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Waarborgen omvatten het gebruik van versleuteling voor gegevens in rust en onderweg en de toepassing van strikte systeembescherming en -processen. Toegang tot persoonsgegevens is strikt beperkt tot onze medewerkers die toegang nodig hebben in het kader van hun toegewezen taken. Het systeem wordt continu gemonitord op nieuwe kwetsbaarheden of mogelijke kwaadaardige aanvallen, en de beveiligings- en gerelateerde processen worden regelmatig getest en beoordeeld. Wij kunnen echter niet garanderen dat uw persoonsgegevens volledig veilig zijn tegen hackers en andere beveiligingsrisico's. Als u beveiligingsvragen heeft over deze site, kunt u een e-mail sturen naar support@validsign.eu.

Opslag, overdracht en openbaarmaking van persoonsgegevens

In zijn rol als gegevensbeheerder kan ValidSign uw persoonsgegevens opslaan en verwerken om de contractuele relatie te onderhouden en zijn contractuele verplichtingen uit te voeren (zoals naam, e-mail, telefoonnummer, IP-adres, functie en andere gerelateerde bedrijfsinformatie van u en uw vertegenwoordigers) (bijv. medewerkers, gebruikers, zakelijke partners en agenten) in een land waar ValidSign en zijn dochterondernemingen actief zijn. ValidSign host de Site of applicatie op zijn servers op verschillende locaties in Nederland.

Persoonsgegevens kunnen worden overgedragen, verwerkt en opgeslagen in faciliteiten van serviceproviders die door ValidSign zijn ingeschakeld, voor zover noodzakelijk voor de levering van ValidSign-services. Een gegevensontvanger die kwalificeert als subverwerker van de persoonsgegevens zal de persoonsgegevens moeten verwerken in overeenstemming met de instructies van ValidSign en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

ValidSign bewaart uw persoonsgegevens die door ValidSign zijn verzameld en eigendom zijn van ValidSign niet langer dan noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor deze zijn verzameld of zoals vereist door toepasselijke wet- en regelgeving. Mits en voor zover dit geen wettelijke of contractuele vereisten schendt, zal ValidSign het gebruik van uw persoonsgegevens verwijderen of beperken zodra de afzender (gegevensbeheerder) ValidSign informeert dat de afzender niet wil dat ValidSign zijn persoonsgegevens verwerkt. Neem contact op via privacy@validsign.eu. Bij beëindiging van het servicecontract met de afzender verwijdert ValidSign de persoonsgegevens van de klant in overeenstemming met de contractuele verplichting of in overeenstemming met de interne gegevensverwijderingsprocedures van ValidSign, die niet later dan 60 dagen zijn.

Het gebruik van informatie ontvangen van Google API's door de ValidSign Add-on voor Google Docs zal voldoen aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.

Klacht bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming

Als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op door een e-mail te sturen naar privacy@validsign.eu.

Als u een persoon bent met een verblijfsvergunning in de EU en u het niet eens bent met de manier waarop ValidSign uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u uw klacht indienen bij de bevoegde Europese gegevensbeschermingsautoriteit.

Diversen

Deze website is niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar. ValidSign richt geen diensten op kinderen jonger dan 16 jaar en verzamelt ook bewust geen persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar.

In deze Privacyverklaring:

• "ValidSign", "wij", "ons" en "onze" verwijzen naar ValidSign.
• "U" en "uw" verwijzen naar de gebruikers van de Service.
• "E-Sign Transactie" betekent de elektronische verwerking van een of meer documenten via de Service, waarbij een dergelijk document kan worden bekeken, ondertekend, verzonden of ontvangen.
• "Afzender" betekent elke ValidSign-klant die de Service gebruikt om ValidTransacties te initiëren.

Neem contact met ons op

Als u vragen of klachten heeft over deze privacyverklaring, neem dan contact met ons op via 085-3033676, per e-mail op privacy@validsign.eu of per post op ValidSign, Zutphenseweg 42, 7211 ED Eefde.