In de dynamische wereld van de bouw is digitale transformatie niet optioneel meer, maar een noodzaak. De integratie van nieuwe technologieën brengt de nodige uitdagingen met zich mee. Nijhuis Bouw, een gevestigde naam in de sector, laat zien hoe een zorgvuldige en gefaseerde aanpak leidt tot indrukwekkende resultaten. Over digitalisering spreken we met Arjan van de Weerd, IT & IM Manager, en Silje Leemkuil-Venhorst, applicatiebeheerder en de interne kartrekker voor ValidSign bij Nijhuis Bouw.
Verbinding
Nijhuis Bouw koestert het ondernemerschap van haar vestigingen. Dit heeft geleid tot een rijkdom aan expertise, met een sterke regionale marktaanpak. Binnen de overkoepelende processen hebben de vestigingen de mogelijkheid om hun eigen werkwijze daarin te verwerken. Arjan verwoordt het treffend: "De uitdaging is dat alles goed met elkaar communiceert en we niet met allerlei losse oplossingen werken." Er is een noodzaak voor verbinding. Een merkbaar groeiende behoefte aan meer samenwerking en standaardisatie op IT-gebied in de bouwsector.
Hoewel ValidSign al langer onderdeel was van Nijhuis Bouw, bleef de volledige potentie onbenut. Silje pakte de handschoen op. Ze zag in dat de bestaande integratie niet volledig aansloot bij de interne processen van de vestigingen. "Het is zonde om het digitaal ondertekenen niet te introduceren. De werkwijze moet wel passend zijn in onze processen en dat is mogelijk," legt Silje uit.
Van startpunt tot standaard
Nijhuis Bouw koos voor een pragmatische, gefaseerde integratie, waarbij ValidSign het startpunt van de digitale ondertekenroute is. Ze begonnen eind vorig jaar bij de vestiging in Apeldoorn, waarna Rijssen snel volgde. Assen is nu aan de beurt, met Zwolle en Enschede in het vizier. Deze 'steen voor steen' benadering, net als bij het bouwen van een huis, zorgt voor een geleidelijke adoptie en de mogelijkheid om van elke implementatie te leren.
"Het mooie is dat ValidSign zo gebruiksvriendelijk en laagdrempelig is," vertelt Silje. "Ik kan jullie makkelijk benaderen en krijg altijd snel antwoord. Online is ook veel informatie al te vinden." Deze toegankelijkheid heeft de interne adoptie enorm geholpen. De tijdrovende papieren 'lijstjes' zijn verleden tijd, en hoewel elke vestiging nog zijn eigen unieke proces heeft tussen begin- en eindpunt, zorgt ValidSign voor een eenduidige ondertekenroute.
Snellere processen en meer focus
De voordelen van de gefaseerde aanpak kwamen in de praktijk snel aan het licht. “Stenen leggen kan iedereen; de kunst is dat je de juiste stenen, in de juiste volgorde om de juiste kozijnen heen zet. Dan ga je richting een huis.”, vervolgt Arjan. En zo werkt het ook met het goed implementeren van systemen. Silje vult aan: “Systemen zijn tot op zekere hoogte flexibel, maar niet op maat gemaakt voor ons. Door de gefaseerde aanpak die we hanteren zien we gelijk de verbeterpunten en zijn de voordelen in de praktijk direct zichtbaar voor de gebruikers. Ze enthousiasmeren elkaar en dat versterkt de implementatie.”
De doorlooptijd van documenten is drastisch verkort. Waar ondertekenaars in het begin misschien even moesten wennen aan de digitale post, merkt Nijhuis Bouw nu dat de initiële download-en-scan fase steeds minder voorkomt. "Het gaat een stuk sneller," bevestigt Silje. ValidSign biedt daarnaast een mooi startpunt om de werkwijzen van het secretariaat over de vestigingen heen te stroomlijnen. De interne processen voor het secretariaat zijn een stuk minder bewerkelijk geworden, waardoor zij zich weer kunnen richten op taken met hogere waarde en minder print-, scan- en verzendwerk.
Bouwen aan een verbonden Nijhuis
Het succesverhaal van Nijhuis Bouw en ValidSign is nog in volle gang. Door de gefaseerde aanpak en de focus op de unieke werkwijzen van elke vestiging, bouwt Nijhuis Bouw letterlijk en figuurlijk aan een meer verbonden en digitaal geoptimaliseerde organisatie. Het project toont aan dat ook in een sector die vaak als traditioneel wordt gezien, innovatie en efficiëntie hand in hand kunnen gaan, zolang de implementatie maar doordacht en adaptief is.
Meer weten over het implementeren van digitaal ondertekenen met ValidSign in uw organisatie?
