In de dynamische wereld van topsport draait alles om snelheid en precisie, zowel op als buiten het veld. Bij FC Twente wordt achter de schermen net zo hard gewerkt aan snelheid en precisie met het stroomlijnen van bedrijfsprocessen. Jordy Lucassen, coördinator sales bij FC Twente, vertelt over hoe ValidSign hen helpt om sneller te schakelen en tijdrovende administratieve manoeuvres uit handen te nemen.
Van papierstapel naar digitale sprint
Jordy begint met hoe het er vroeger aan toeging: "Toen ik binnenkwam, werkten we nog met een handmatig ondertekenproces. Eén contract kon zo negen tot tien pagina's tellen. Dat betekende typen, printen en laten tekenen door de directie die elke pagina moest paraferen. Een gigantische en tijdrovende klus." Dit proces was niet alleen inefficiënt, maar ook kwetsbaar voor menselijke fouten en vertragingen, wat in een snelle omgeving als de voetbalwereld directe gevolgen kan hebben voor bijvoorbeeld een transfer of een sponsordeal.
De overstap naar digitaal ondertekenen drie jaar geleden, was dan ook een logische stap voor een ambitieuze club als FC Twente. "We wilden meelopen met grote partijen die al digitaal werkten en ook duurzaamheid speelde een rol," legt Jordy uit. Ze zochten een betrouwbare partner met een goede reputatie, en die vonden ze in ValidSign. Jordy vervolgt: “De pakken papier hebben we vrijwel direct kunnen vervangen door de digitale documentatie. Inmiddels gebruiken we ValidSign ook voor de gehele HR-afdeling, dus spelers, medewerkers, vrijwilligers en oproepkrachten tekenen allemaal met ValidSign voor FC Twente.”
De versneller achter de schermen
De onboarding van ValidSign verliep vlekkeloos. "Het was heel ‘easy’ en simpel," vertelt Jordy. "De consultant nam ons in een uurtje mee in een hands-on presentatie. Het was voor iedereen goed te begrijpen en erg laagdrempelig. Dit onderstreept het belang van een gebruiksvriendelijke interface bij de adoptie van nieuwe technologieën binnen een organisatie. Wat begon met een kleine groep gebruikers voor enkel commerciële contracten, is inmiddels uitgegroeid naar 13 gebruikers verspreid over diverse afdelingen.
Digitaal ondertekenen heeft een aanzienlijke impact op de dagelijkse operaties van FC Twente. Vooral bij spelerscontracten is snelheid cruciaal. Denk aan last-minute transfers waar de mogelijkheid om snel en rechtsgeldig digitaal te ondertekenen het verschil kan maken tussen het binnenhalen van een topspeler of deze mislopen. Maar ook voor commerciële overeenkomsten is de efficiëntie enorm verbeterd. Met jaarlijks in totaal zo'n 900 sponsorovereenkomsten, is het essentieel om processen te stroomlijnen. Dit betekent een enorme besparing in administratieve tijd en foutreductie.
Jordy benadrukt: "We hebben voor een aantal processen een standaard template. Daarvoor hoeven we maar een paar dingen in te vullen, en dan rolt het eruit." Dit versnelt niet alleen de afhandeling van offertes en sponsorovereenkomsten, maar draagt ook bij aan een professionele uitstraling richting partners. Hetzelfde geldt voor contracten met medewerkers, vrijwilligers en inkoopovereenkomsten.
Meer dan alleen wedstrijddagen
De snelheid van FC Twente beperkt zich niet tot het veld en contracten, het zit diep in de cultuur van de club. De commerciële afdeling wordt door Jordy omschreven als een "plat" team vol jonge energie, waar iedereen "gas geeft" en nauw samenwerkt. Deze dynamische sfeer is essentieel, want de taken van de commerciële afdeling gaan veel verder dan de negentig minuten op het veld.
Naast de welbekende skyboxen, business seats en exposure mogelijkheden, organiseert FC Twente een breed scala aan commerciële activiteiten. Denk aan complete hospitality concepten rondom wedstrijden en diverse activiteiten op niet-wedstrijddagen. De afdeling "Meeting en Events" zorgt ervoor dat het stadion ook buiten speeldagen levendig is. Omdat het stadion op wedstrijddagen vaak uitverkocht is, zoekt FC Twente voortdurend naar innovatieve verdienmodellen om de club te ondersteunen. De diversiteit aan activiteiten vereist flexibiliteit en snelheid, goede digitale ondersteuning is daarbij onmisbaar.
Samen groeien met digitale kracht
De ambities van FC Twente reiken verder. “De club heeft de afgelopen jaren een mooie groei doorgemaakt, dat zie je dus ook weer terug in het aantal users en transacties via ValidSign. We hopen deze groei de komende jaren uiteraard door te zetten.” zegt Jordy Vanuit alle afdelingen is de feedback eensgezind: ‘Het werkt gewoon goed.’ Dit bevestigt de gekozen digitale route en vormt een solide basis voor toekomstige efficiëntieverbeteringen. FC Twente en ValidSign blijven samen bouwen aan een snellere en slimmere toekomst, zowel op als buiten het veld.
Meer weten over het implementeren van digitaal ondertekenen met ValidSign in uw organisatie?
