Stadgenoot, een van de grootste woningcorporaties in Nederland, heeft de e-handtekening van ValidSign geïmplementeerd om het ondertekenproces binnen de organisatie te stroomlijnen. Dit is een grote stap vooruit voor Stadgenoot op het gebied van digitale transformatie en belooft aanzienlijke verbeteringen in efficiëntie en klantervaring. In dit artikel bekijken we de voordelen van deze nieuwe technologie en hoe deze door de hele organisatie wordt uitgerold.
Stadgenoot is een woningcorporatie in Amsterdam en verhuurt meer dan dertigduizend sociale huurwoningen met een gemiddelde huur van 500 euro per maand. De woningcorporatie is in juli 2008 ontstaan door een fusie tussen twee Amsterdamse woningcorporaties, de Algemene Woningbouw Vereniging (AWV, opgericht in 1910) en Het Oosten (uit 1911).
Met meer dan 300 medewerkers, verdeeld over vier bedrijfsonderdelen, is Stadgenoot een organisatie van formaat. Twee bedrijfsonderdelen verzorgen het financieel en volkshuisvestelijk beheer: Finance & Operations en Strategy & Portfolio. Het klantgerichte werk is ondergebracht bij het bedrijfsonderdeel Klant & Woning. De vastgoedgerichte projecten zijn ondergebracht bij Vastgoed & Ontwikkeling.
Veilig ondertekenen
Sinds begin 2020 tekent een groot deel van de organisatie digitaal met het cloudplatform van ValidSign. De wens om over te stappen op een e-handtekening werd gevoed door de mogelijkheid om de beveiliging rondom het ondertekenproces en persoonsgegevens naadloos te garanderen, iets wat de handmatige handtekening niet altijd kon bieden.
Nadat Stadgenoot het besluit had genomen om de e-handtekening te implementeren, werden ze via hun ERP-systeemleverancier Aareon doorverwezen naar ValidSign. Ze planden een demo met ValidSign voor een rondleiding door het ondertekenplatform en om de mogelijkheden voor implementatie in hun werkproces te bespreken. Ibrahim Hassan, functioneel beheerder bij Stadgenoot, vertelt: "Het vinden van een leverancier voor digitale handtekeningen is vrij eenvoudig, maar je vindt zelden een leverancier die zich ook als partner opstelt en altijd meedenkt met de klant. Dat vonden we bij ValidSign."
Op twee afdelingen na is de e-handtekening van ValidSign nu door de hele organisatie uitgerold. Deze twee afdelingen gebruiken momenteel een e-handtekeningplatform van een andere leverancier, maar zullen binnenkort de overstap naar ValidSign maken.
Door het gebruik van een e-handtekening biedt elke afdeling het hoogste beveiligingsniveau voor het ondertekenen van hun documenten, en tegelijkertijd hebben ze volledig inzicht in het ondertekenproces via het dashboard van het platform. De organisatie heeft ervoor gekozen om ondertekenaars te identificeren via tweefactorauthenticatie; deze SMS-authenticatiefunctie zorgt ervoor dat naast de reguliere e-mailverificatie ook het telefoonnummer van de ondertekenaar wordt geverifieerd om er zeker van te zijn dat de juiste persoon tekent.
Daarnaast wordt de iDIN-authenticatie gebruikt door huurders bij het ondertekenen van huurovereenkomsten.
De meeste afdelingen gebruiken het platform voor het ondertekenen van formulieren, opdrachten en/of contracten door externe partijen, terwijl de financiële afdeling interne betalingsopdrachten ondertekent.
Overal en altijd tekenen
Door de COVID-pandemie en de nieuwe manier van werken is de behoefte aan digitaal ondertekenen toegenomen. Ibrahim vertelt: "Net als de rest van Nederland veranderde begin 2020 alles abrupt toen we alleen nog maar thuis mochten werken. Een handtekening krijgen van je manager of directeur was toen een lastige opgave, en we werden gedwongen de processen te heroverwegen. Zo waren de ondertekenaars niet op locatie aanwezig of hadden ze thuis geen eigen printer. Met ValidSign kunnen we nu tekenen, wanneer en waar dan ook!"
Verhoogde efficiëntie
Naast het feit dat de e-handtekeningoplossing een hoog niveau van documentbeveiliging garandeert, is het proces ook efficiënter geworden. "De tijd die nodig is om een ondertekend document te ontvangen is aanzienlijk verkort, omdat een aantal handelingen niet meer nodig is. Het papierwerk is ook drastisch verminderd en medewerkers hebben meer tijd voor andere belangrijke taken. De gebruikers binnen Stadgenoot zijn tevreden met de nieuwe manier van ondertekenen en konden na een eerste introductie, die netjes door ValidSign was georganiseerd, direct aan de slag."
Over de toekomst
Binnen enkele weken verwachten we dat de twee afdelingen die momenteel nog niet het ValidSign-platform gebruiken de overstap maken, waarna nog meer documenten digitaal worden ondertekend. Daarnaast ontwikkelen ValidSign en Aareon de integratie tussen het ERP-systeem Tobias AX en ValidSign, zodat Stadgenoot en andere bedrijven vanuit het vertrouwde ERP-systeem kunnen ondertekenen.
Zodra de integratie is geïmplementeerd, zullen meerdere afdelingen er gebruik van maken. Ibrahim zegt: "De e-handtekening is een onmisbaar onderdeel in onze processen en het gebruik ervan zal de komende jaren alleen maar toenemen. Daarom werken we graag samen met ValidSign en Aareon om de integratie nog toekomstbestendiger te maken. We investeren graag tijd en moeite hierin, omdat we geloven dat we er veel voor terug krijgen."
Wilt u meer weten over hoe de e-handtekeningoplossing van ValidSign kan worden geïmplementeerd in de workflow van uw organisatie?
Neem contact op met onze salesafdeling via: sales@validsign.eu / +31(0)85303 3676 of vraag hier eengratis demo aan!
