Hoe stroomlijnt een wereldwijde zuivelgigant als FrieslandCampina haar ondertekeningsprocessen? Met vestigingen in 30 landen produceert FrieslandCampina een breed scala aan zuivelproducten. Consumentenproducten zoals zuiveldranken, kaas en desserts worden geproduceerd in Europa, Afrika en Azië. Hun purpose: 'Nourishing by nature' staat centraal in alles wat ze doen.
‘Nu en in de toekomst’, is één van de pijlers van hun purpose. FrieslandCampina draagt hierin onder andere zorg voor het behoud van de natuurlijke leefomgeving. Minder papiergebruik helpt bij het besparen van de natuur. Joost van Schoot, Service Management Analyst bij FrieslandCampina haakt hier op aan: “Waarom documenten handmatig aanbieden als het proces verduurzaamd en versneld kanworden door een digitale handtekeningoplossing? ValidSign is zo’n oplossing waarmee wij veilig en makkelijk digitaal kunnen ondertekenen. Documenten kunnen sneller worden aangeboden aan de ondertekenaars en binnen enkele uren ondertekend worden, in plaats van dagen of weken.”
Op zoek naar een oplossing
Als partij die exporteert naar meer dan honderd landen wereldwijd en met verschillende partners samenwerkt, zijn gestroomlijnde processen en wendbaarheid belangrijk voor FrieslandCampina. Voor diverse processen zijn handtekeningen noodzakelijk om zaken goed vast te leggen. Digitaal ondertekenen is dan een mooie oplossing, maar het moet wel gebruiksvriendelijk zijn en omarmd worden door de organisatie.
Joost van Schoot legt uit dat ze meerdere jaren op zoek waren naar en gewerkt hebben met verschillende digitale ondertekentools om hun processen te verbeteren. Sinds 2016 gebruiken ze ValidSign. Waarom? “ValidSign is eenvoudig, niet te duur, goed te gebruiken, en er is echt behoefte aan,” zegt Joost. “We hebben een alternatieve internationale digitale handtekening oplossing geprobeerd, maar dat werkte niet goed. Nu werken we met ValidSign. Dat voldoet aan alle eisen, inclusief gebruiksgemak. Uit de feedback kan ik opmaken dat het echt goed bevalt.”
Plaats- en tijdsonafhankelijk ondertekenen
Op de afdeling Procurement is ValidSign als eerste toegepast. Na de nodige tests is ValidSign een goede partner gebleken. Voorheen was ondertekenen op afstand niet mogelijk; men moest op locatie ondertekenen of wachten op de post. Met ValidSign is het mogelijk plaats- en tijdsonafhankelijk te ondertekenen. Joost legt uit: “Als iemand op een externe locatie is en je een document moet laten ondertekenen, kunnen ze dat nu eenvoudig vanaf hun mobiele apparaat doen. Je bent niet langer gebonden aan plaats en tijd. Dat is wel een mooi voorbeeld van tijdsbesparing, het vermindert de doorlooptijd aanzienlijk.”
Een andere wens binnen FrieslandCampina in het ondertekenproces, is het inrichten van een volgorde van ondertekening. Joost vertelt dat de workflow goed in elkaar zit. "Er is een optie om een soort hiërarchische workflow te creëren, waarbij je één voor één kunt ondertekenen. Dit betekent dat je je bestaande processen niet hoeft te veranderen om ValidSign te gebruiken; het ondersteunt ze juist. Daardoor is er een lage drempel voor adoptie. Bovendien is de gebruikersinterface gewoon makkelijk en wordt er goede service verleend. De persoonlijke service die we krijgen van de consultants van ValidSign is erg prettig. Ze zijn echt betrokken bij ons."
Veilig ondertekenen
Sterke cybersecurity en het voorkomen van fraudegevoeligheid zijn cruciale zaken voor FrieslandCampina. "Wij kiezen niet voor een dergelijke oplossing als het niet voldoet aan de gestelde veiligheidseisen," aldus Joost. De traditionele natte handtekening wordt vervangen door een digitale, die wereldwijd steeds meer geaccepteerd wordt. En er wordt ook steeds meer gezien dat er winst mee te behalen is, niet alleen qua tijd, maar ook qua security. Vervalsing is niet meer mogelijk. Er zijn verschillende aspecten die de behoeften van de business raken met deze dienst.
Na de nodige bètatests en het toepassen op de eerste afdeling, is ValidSign ook geïntroduceerd op de HR-afdeling van het bedrijf. Bij Procurement merken ze dat het gebruiksvriendelijk werkt en wordt het in korte tijd al veelvuldig gebruikt. Voor HR betekent dit dat arbeidscontracten rechtstreeks vanuit het HR-systeem aangeboden kunnen worden ter ondertekening. Het heen en weer sturen van arbeidscontracten op papier is daarmee echt verleden tijd.
Meer digitaal ondertekenen
Dat digitaal ondertekenen een mooi alternatief is, kunnen we wel stellen. Een implementatie organisatiebreed kost niet alleen tijd, maar ook bereidwillendheid. Joost: "Mijn hoop is dat FrieslandCampina in zijn geheel ValidSign gaat gebruiken. Er is genoeg animo. Nu zie ik dat vanuit het HR-proces en vanuit de discipline Legal. Dat zijn echt mensen die actief documenten gaan uitsturen, maar we kunnen nog meer processen stroomlijnen. Een mooie besparing voor de natuur op vele documenten die anders eerst geprint zouden worden voor een handtekening."
Meer weten over het implementeren van digitaal ondertekenen met ValidSign in uw organisatie?
