De Radboud Universiteit in Nijmegen, met een rijke geschiedenis van innovatie sinds 1923, zet zich onverminderd in voor kwaliteit van onderwijs, gedegen onderzoek en duurzaamheid. Tijdens de pandemie, toen besluitvorming op afstand cruciaal was, introduceerde de universiteit digitaal ondertekenen via ValidSign. Wat begon als een noodzaak, is nu een onmisbaar onderdeel van de organisatie en heeft zich organisch verspreid.
Het begint bij de bron
Met zo’n 22.000 studenten en 5000 medewerkers, zit er een behoorlijke organisatie achter de schermen van de universiteit. We spraken met Anton van Dorp, hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening en Archief (DIV/Archief), en functioneel beheerders Richard van Gerrevink en Martin Versteeg. Zij begeleiden alle archiefprocessen en zien de impact van ValidSign op de administratieve processen waarin te ondertekenen documenten voorkomen.
Anton legt uit: “Doordat wij als afdeling aan de bron van de documenten zitten, kunnen we er ook voor zorgen dat de documentgerelateerde processen tussentijds goed verlopen en alles goed gedocumenteerd wordt. We hebben er bewust voor gekozen om applicaties zoals ValidSign niet te beleggen bij ICT, maar juist bij de DIV/Archief. In de kern verzorgt onze afdeling advisering, controle en ondersteuning voor de hele organisatie. Tegenwoordig is het archiefwerk grotendeels digitaal, en wat we niet digitaal ontvangen, digitaliseren we zelf.”
Integreren vanuit het proces
Het applicatielandschap binnen de afdeling is nog te overzien. Maar met de hoeveelheid documenten en persoonsgegevens die verwerkt worden in de processen, ligt er een hoge kwaliteitseis bij de afdeling. Martin vult aan: “Onze rol is om ervoor te zorgen dat de systemen de documentaire informatievoorziening correct registreren en archiveren. Hier komt steeds meer een adviserende rol bij kijken. Hoe richten we processen optimaal in? We willen werkprocessen steeds slimmer maken.”
“Wij werken altijd eerst de menselijke kant uit”, zegt Martin. “Zo wordt er voor de inzet van ValidSign bijvoorbeeld gekeken waar de gekwalificeerde handtekeningen écht noodzakelijk zijn en waar bijvoorbeeld een intekenlijst volstaat. De organisatie omarmt de digitale handtekening steeds meer, omdat het verwerkingsproces soepel en tijdsbesparend verloopt.”
Richard voegt toe: “Bij integraties beginnen we met het 'laaghangend fruit', omdat het complex kan worden. Levert een nieuwe integratie écht winst op, of zorgt het voor meer rompslomp? Dat hangt sterk af van de kwaliteit van de integratie en een gedegen procesanalyse. Er moet goed gekeken worden hoe het proces loopt, waar de informatie naartoe gaat en wie daarbij kan. Integraties blijven vaak maatwerk.”
Het papieren proces, maar dan sneller
Digitaal ondertekenen met ValidSign is in essentie hetzelfde als het papieren proces, maar dan efficiënter. Het besef dat het veilige document ongewijzigd blijft, net als bij papier, begint steeds meer te landen. Martin benadrukt: "Mensen verwachten soms dat foutjes makkelijk aangepast kunnen worden, maar digitaal willen we juist voorkomen dat de inhoud gewijzigd kan worden. Net als bij papier: bij een foutje moet het opnieuw."
Vooral binnen HR-procedures wordt ValidSign veel gebruikt aan de Radboud Universiteit. Martin: “Daar zit echt de meerwaarde in. Er worden steeds meer plekken ontdekt waar we gebruik kunnen maken van ValidSign, in plaats van de natte handtekening. Dit komt vanuit de organisatie, waardoor het adoptieproces een stuk sneller gaat. Zo komt er steeds meer bij.”
Kwaliteitsbewaking blijft menselijk
Digitalisering kost tijd. De vernieuwing en snelle ontwikkelingen moeten simpelweg indalen in de organisatie. Anton: “We zijn een grote organisatie met een grote toolstack, daarbinnen moet je gewoontes doorbreken en iedereen kunnen bereiken. Dat blijft complex.”
Gebruikers zijn tevreden met ValidSign. De tool versnelt processen binnen de Radboud Universiteit. Kwaliteitsbewaking blijft wel een menselijke factor behouden. Nieuwe medewerkers die met ValidSign gaan werken krijgen daarom altijd een korte instructie met onze werkwijze en voorgeprogrammeerde velden beperken eventuele menselijke fouten in de processen. Richard licht toe: “We krijgen uit de organisatie direct signalen als er iets niet werkt, of als het proces niet goed opgepakt wordt door medewerkers. Dat is goed, want het gebruik neemt alleen maar toe, en zo behouden we samen de kwaliteit.”
Meer weten over het implementeren van digitaal ondertekenen met ValidSign in uw organisatie?
