Een inkoopcontract uitprinten, op een bureau leggen, laten tekenen, inscannen en naar de onderaannemer mailen. En dan afwachten of het getekend terugkomt. Zo ging het lang bij installatiebedrijf A. de Jong. Nu gaat het contract vanuit InstallWorks, het ERP-pakket van BouwInfosys, de deur uit. Collega's geven er eerst intern akkoord, daarna ondertekent de onderaannemer digitaal met ValidSign, vaak gewoon op zijn telefoon. "Iedereen heeft z'n mail op z'n mobiel. Je opent het, zegt akkoord, klaar."
Over A. de Jong en Hakim
A. de Jong is een familiebedrijf met het hoofdkantoor in Schiedam. De tak installatietechniek bouwt installaties voor onder meer ziekenhuizen, scholen en grote bedrijven. Daarnaast heeft het bedrijf een elektrotechniek- en een energietak. Die laatste maakt branders voor raffinaderijen en werkt veel in het buitenland. Het bedrijf telt ruim 250 medewerkers en werkt al meer dan twintig jaar met de software van BouwInfosys.
Hakim Er-Rahhali werkt sinds medio 2025 bij A. de Jong als informatieanalist en applicatiebeheerder. Hij is verantwoordelijk voor InstallWorks, waarin bijna alle processen van het bedrijf lopen. Digitaal ondertekenen was voor hem niet nieuw: hij werkte er al mee bij zijn vorige werkgever. Veranderingen voert hij bewust rustig in. "Ik ben niet van de big bang. Stap voor stap."
Laten zien hoe het was
In 2025 ontstond bij A. de Jong de wens om contracten digitaal te laten tekenen en direct op te slaan in het dossier in InstallWorks. Hakim kent de reactie op zo'n plan. "Bij elke verandering zie je dat er een groep mensen uit de business tegenstribbelt en zegt: waarom dit, waarom zus?"
Overtuigen deed hij niet met een verhaal over de toekomst. Hij zette de werkwijze van dat moment op een rij, voor het management en de key users. "Het contract uitprinten en op het bureau leggen van degene die het moet tekenen. Dan inscannen en naar de leverancier sturen." Of de andere partij het document daarna ook had getekend, werd niet gecontroleerd. Wie zei dat het nieuwe proces veel werk was, kreeg het oude ernaast te zien.
In een familiebedrijf draait veel op vertrouwen, vertelt Hakim. "Maar het doel is om te groeien, om professioneel te werken en om je juridisch in te dekken. Dat waren allemaal argumenten waarvan ze zeiden: zo willen we het niet meer."
Van papier naar digitaal
Vroeger
- Inkoopcontract aanmaken in InstallWorks
- Contract printen en controleren
- Na akkoord ondertekenen, scannen en mailen
- Onderaannemer print, ondertekent, scant en mailt het contract
- Getekend contract handmatig opslaan in het juiste dossier
- Inkoopcontract aanmaken in InstallWorks
- Contract fiatteren in InstallWorks
- Na akkoord digitaal versturen via ValidSign
- Onderaannemer ondertekent digitaal via ValidSign
- Getekend contract automatisch in het juiste dossier in InstallWorks
Samen met BouwInfosys
De koppeling tussen BouwInfosys en ValidSign bestond al. Hakim zag hem werken op de klantendag van BouwInfosys. "Ik kreeg twintig minuten of een halfuurtje een presentatie van hoe het eruitziet. Toen zei ik: joh, dit is wat we nodig hebben."
Daarna ging het snel. BouwInfosys hoorde via de eigen projectleider dat A. de Jong met ValidSign wilde werken. Kort daarop is er telefonisch geschakeld en een week later stond er een afspraak gepland.
De eerste inrichting deed Hakim samen met de consultant van BouwInfosys. "Ik wilde toch weten wat er gebeurt." Ze speelden scenario's na in een testomgeving: een bestelling, een inkoopcontract, het interne akkoord. Over de consultant is Hakim te spreken. "Hij is heel flexibel, ook qua tijd." Vragen die niet meteen te beantwoorden waren, zoals het aanmaken van gebruikers in het ValidSign-portaal, werden kort na de afspraak opgehaald.
Bij de overstap naar productie merkte Hakim dat er stappen bij kwamen die hij in de test niet had gezien. Samen met BouwInfosys en ValidSign zocht hij uit waar dat zat: de API-instellingen in productie waren anders dan in de test. "Dan is de oplossing meestal om iedereen bij elkaar te zetten. Uiteindelijk was het iets heel simpels."
Voor de livegang nam hij drie weken: leveranciers informeren, collega's informeren, een procedure schrijven. Over dat laatste is hij nuchter. "Je kunt documenteren wat je wilt, maar niemand leest het." De eerste weken zat hij dus naast de collega's die dat nodig hadden.
Eerst intern akkoord, dan de handtekening
Voor wie een inkoopcontract maakt, is er weinig veranderd: het blijft een document in InstallWorks waarin de specifieke afspraken met onderaannemers worden vastgelegd. Het nieuwe zit in wat daarna gebeurt. Collega's geven eerst intern akkoord, het fiatteren. Daarna gaat het contract via ValidSign naar de onderaannemer.
Projectleiders kunnen pas verder als het contract getekend is. Een dashboard laat zien welke inkoopcontracten nog openstaan, en dat doet meer dan informeren. "Dat is een psychologisch effect dat je creëert," legt Hakim uit. Niemand wil dat zijn lijst oploopt. Een halfjaar na de livegang wordt er volgens hem sneller getekend, bijna onbewust. "Men werkt mee. Er is zelfs behoefte om ValidSign voor meer te gebruiken."
Het volgende document
Na de inkoopcontracten volgen de offertes. Daar tekent A. de Jong bewust als laatste: eerst de klant, daarna pas intern. Dan komen de onderhoudscontracten, en er ligt een idee voor het aanmelden van nieuwe crediteuren en debiteuren.
Hakim denkt daarbij mee over het pakket. Hij richtte een key-userorganisatie op met mensen uit verschillende disciplines, en dit jaar gaan meerdere collega's naar de klantendag van BouwInfosys. "We leggen veel wensen neer en zien dat bepaalde dingen worden opgepakt. Dat vind ik mooi." Ook BouwInfosys bouwt verder: in de nieuwe versie kun je herinneringen versturen en instellen.
Haast heeft Hakim niet. "In het begin had iedereen allerlei plannen. Ik zei: begin simpel, begin bij het begin, laat het zich bewijzen en dan gaan we naar het volgende."
Meer weten over het implementeren van digitaal ondertekenen met ValidSign in je organisatie?
