Binnen accountantskantoren zijn er een groot aantal documenten in omloop. Of het nu gaat om een intern of extern document, het is belangrijk om inzicht te hebben in deze documentstromen.
Met behulp van diverse software gericht op de accountancymarkt kunnen accountants digitaal documenten aanleveren en ontvangen van klanten en collega’s. Maar toch, als het aankomt op de laatste stap in het proces, het daadwerkelijk ondertekenen van het document, gebeurt dit in veel organisaties nog steeds handmatig.
Dit zijn de 6 belangrijkste redenen voor uw kantoor om e-signatures te implementeren in uw documentstroom:
1. Verkort de doorlooptijd
U hebt het waarschijnlijk wel eens meegemaakt: de afspraak is mondeling al rond en "het hoeft alleen nog maar ondertekend te worden". Het oude ondertekeningsproces waarbij alle handtekeningen op papier moeten worden gezet, kan soms dagen of zelfs weken duren, afhankelijk van het aantal interne en externe ondertekenaars. Een contract wordt opgesteld, afgedrukt, intern ondertekend, gescand, per e-mail of post verstuurd naar externe ondertekenaars, die vervolgens dezelfde handelingen moeten uitvoeren. Met dit oude proces in gedachten kan het gebruik van een e-signature-oplossing de procestijd met wel 80% verkorten!
Met een digitaal ondertekeningsproces voegt u alleen de documenten, de ondertekenaars en de verificatiemethode toe, waarna de transactie kan starten. De ondertekenaars ontvangen een melding om het document te bekijken en digitaal te ondertekenen. Een platform als ValidSign maakt het mogelijk om overal te ondertekenen, ongeacht tijd of apparaat, wat betekent dat documenten binnen enkele minuten kunnen worden ondertekend in plaats van dagen of weken.
2. Verbetert de documentbeveiliging
Het gebruik van een e-signature om uw documenten te ondertekenen verlaagt het risico op documentmanipulatie, omdat het cryptografische certificaten gebruikt die aantonen of het document zich nog in de originele staat bevindt of niet.
Bij het gebruik van een e-signature-oplossing weet u zeker dat het document dat ter ondertekening is verstuurd ook daadwerkelijk het document is dat is ondertekend, en dat er geen wijzigingen in zijn aangebracht. Dit kan gemakkelijk gebeuren bij het versturen van een gewoon digitaal document voor handmatige ondertekening.
Bij het gebruik van een e-signature-oplossing worden de ondertekeningsgegevens vastgelegd, zoals de naam en het e-mailadres van de ondertekenaar, inclusief het tijdstip en de datum van ondertekening.
Dit maakt de elektronische versie ook onbetwistbaar en juridisch bindend. Afhankelijk van de behoeften met betrekking tot de bewijslast kunt u ook aanvullende verificatiemethoden gebruiken, zoals een TAN-code via sms of bankauthenticatie.
3. Verbetert de compliance
Een e-signature-oplossing maakt gebruik van encryptie- en authenticatiemethoden om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren. Dit, samen met het tijdstempel, biedt een audittrail die kan worden gebruikt om vast te stellen wie het document heeft ondertekend en wanneer. Door dit controleerbare overzicht te bieden, zorgt de e-signature ervoor dat het document op een veilige en conforme manier wordt ondertekend, wat bedrijven helpt te voldoen aan brancheregels en -voorschriften.
4. Verbetert de controle over documentstromen
Met het e-signature-platform hoeft u geen tijd meer te verspillen om uit te zoeken wie het document nog moet ondertekenen. Op het dashboard beheert u alle inkomende en uitgaande transacties en kunt u direct de status zien.
Het is ook mogelijk om herinneringen in te stellen zodat het document tijdig wordt ondertekend.
5. Verhoogt de klanttevredenheid
Een e-signature-oplossing maakt ondertekenen eenvoudiger en handiger voor uw klanten, vergeleken met traditionele handtekeningen. Dit helpt uw klantervaring te verbeteren, wat leidt tot een hogere klanttevredenheid en loyaliteit.
6. Goedkoper dan de handtekening “op papier”
Wanneer u digitaal ondertekenen vergelijkt met de gewone handtekening “op papier”, zijn veel mensen verbaasd over wat het daadwerkelijk kost om op papier te ondertekenen!
De kosten voor het afdrukken, het papier, de bezorging en het opslaan van de documenten zijn aanzienlijk. Daarnaast moet u rekening houden met de tijd die medewerkers nodig hebben om de documenten en het volledige proces te verwerken, inclusief opvolging, het beoordelen van het ontvangen document en het doorsturen naar de volgende ondertekenaar. Wetende dat u het proces tot 80% efficiënter kunt maken, bent u het er waarschijnlijk mee eens dat de e-signature-oplossing zichzelf in een mum van tijd terugverdient!
Verbeter uw doorlooptijd door uw documentproces te stroomlijnen met ValidSign
Via de standaardintegraties van ValidSign kan de e-signing-oplossing eenvoudig worden geïntegreerd met uw huidige bedrijfssystemen. En met de mobiele app kunt u het proces beheren en overal en altijd ondertekenen!
Het is een volledig cloudgebaseerde oplossing met een gebruiksvriendelijke interface, waar u kunt profiteren van functies als flexibele workflows, audittrails, huisstijltemplates en servermogelijkheden.
Veiligheid is onze hoogste prioriteit, en door gebruik te maken van het meest vertrouwde datacenter van Nederland, KPN Hosting, kunnen wij onze klanten garanderen dat ValidSign voldoet aan alle huidige en nieuwe Europese regelgeving voor gegevensbescherming door middel van strikte beveiliging en procedures.
Wilt u meer weten over hoe de e-signing-oplossing van ValidSign in uw bedrijfsworkflow kan worden geïmplementeerd?
Neem contact op via sales@validsign.eu/ +31(0)85303 3676 of meld u hier aan voor een gratis demo en kennismakingsgesprek!
