De 5 redenen waarom je vandaag nog je HR-processen moet digitaliseren!
De hybride werkplekken van vandaag, thuiskantoren en de toenemende behoefte aan meer efficiëntie hebben de ontwikkelingen binnen de HR-afdeling het afgelopen jaar aangedreven.
De behoefte aan het digitaliseren van interne processen en workflows, met name binnen de HR-afdeling, is tijdens en na de pandemie toegenomen.
De vraag en verwachtingen ten aanzien van de HR-afdeling zijn nog nooit zo hoog geweest als vandaag.
Digitale transformatie is daarom een must voor elke organisatie, om de processen te stroomlijnen en een efficiënte werkplek te creëren waar waardevolle tijd wordt vrijgemaakt voor meer strategische taken, maar ook voor het investeren in het welzijn en de groei van medewerkers.
Het belang van digitale transformatie binnen de HR-afdeling
De HR-afdeling is het hart van een organisatie. Terwijl je de doelen en behoeften van de organisatie moet bewaken, moet je deze in balans brengen met die van de medewerkers. Gemotiveerde en gelukkige medewerkers leveren betere resultaten, maar trekken ook gelijkgestemde talenten aan voor het bedrijf.
Er is daarom behoefte aan meer tijd voor strategievorming en werving, maar ook voor het ontwikkelen en tevreden houden van je huidige medewerkers. Door vervelende taken en papierwerk te digitaliseren, maak je belangrijke tijd vrij die precies daaraan kan worden besteed.
Met een groeiende jongere beroepsbevolking die steeds meer technologiegedreven is en op zoek is naar vrijheid en flexibiliteit, is het voor elk bedrijf een must geworden om digitale transformatie te stimuleren om dit jongere talent aan te trekken en te behouden.
Tegelijkertijd creëert je ook een schaalbaar bedrijf waarvan de interne workflow kan meegroeien met de vraag van het groeiende bedrijf.
Digitaliseer dus vandaag nog je HR-processen! Hier zijn de 5 redenen waarom:
1. Verbetert efficiëntie en maakt een hybride werkomgeving mogelijk
Wanneer je voornamelijk inefficiënte handmatige processen en documentafhandeling vervangt door digitale, is de grootste return on investment tijd en flexibiliteit. Tijd om aan belangrijkere taken en prioriteiten te werken, en de flexibiliteit om het vanuit je thuiskantoor te doen wanneer je wilt of moet.
Medewerkers kunnen eenvoudig en veilig documenten openen en indienen, formulieren invullen en goedkeuringen aftekenen. Onderzoeken hebben aangetoond dat het opnemen van bijvoorbeeld een digitale ondertekenoplossing de doorlooptijd van documenten met tot wel 80% kan verbeteren!
2. Vermindert menselijke fouten en vertragingen
We zijn slechts mensen, toch? Dat betekent dat we allemaal fouten maken, en met de groeiende hoeveelheid werk en deadlines die alle medewerkers ervaren, lopen we allemaal het risico om fouten te maken of bepaalde aspecten van het werk over het hoofd te zien.
Handmatig papierwerk en documentatie kan ook leiden tot vertragingen in reguliere processen, omdat herinneringen ofwel niet bestaan of ook handmatig zijn. Zo kan het weken duren voordat een document is ondertekend, afhankelijk van de beschikbaarheid van de betrokken personen. Door je processen te digitaliseren, kun je herinneringen, opvolgingen en andere tijdbesparende initiatieven automatiseren en creëren die vertragingen verkorten en menselijke fouten minimaliseren.
3. Bespaar je geld
Het digitaliseren van je processen en documentatie bespaar je geld op benodigdheden die meestal verbonden zijn aan papierwerk, zoals papier, inkt en andere kantoorbenodigdheden.
Je bespaart ook geld in verband met het opslaan van documenten; je hebt zowel ruimte als capaciteit nodig voor de groeiende hoeveelheid papierwerk.
En vergeet niet dat tijd geld is! Het digitaliseren van je processen bespaar je tijd die beter kan worden besteed aan taken die de bedrijfsgroei ondersteunen.
4. Verbetert documentbeveiliging en compliance
Het verwerken van je HR-documenten via een veilig en beveiligd digitaal platform, in plaats van fysieke documenten die op kantoor of onderweg circuleren, verbetert de compliance over de hele linie. Naast de mogelijkheid dat je merkreputatie wordt geschaad, is bewezen dat non-compliance het risico op bedreigingen zoals cyberaanvallen en andere soortgelijke datalekken vergroot. Het digitaliseren van het documentproces met een cloudgebaseerde oplossing is cruciaal voor het veilig bewaren van gevoelige informatie en het waarborgen van de continuïteit van je organisatie.
5. Verhoogt het moreel en de groei van medewerkers
Door je processen te digitaliseren krijgt je HR-afdeling meer tijd om zich te richten op wat belangrijk is voor de groei van het bedrijf: het welzijn van de medewerkers! De afdeling krijgt tijd voor ontwikkelingsgesprekken, trainingen en werving van nieuw personeel, wat essentieel is voor het toekomstige succes van het bedrijf.
Wanneer medewerkers hun stem kunnen laten horen en de training krijgen die ze willen maar ook nodig hebben, zal hun tevredenheid en moreel toenemen, wat op zijn beurt ook nieuw talent aantrekt om bij het team te komen!
Digitaliseer het ondertekenproces met de e-handtekeningoplossing van ValidSign
Dagelijkse vervelende taken zoals het verwerken van papierwerk, wachten op handtekeningen en het invullen van formulieren is niet alleen tijdrovend maar ook frustrerend.
Processen zoals onboarding en contractbeheer kunnen worden gedigitaliseerd door een e-handtekeningoplossing op te nemen in je huidige workflow, waarbij alle documentatie gedurende het hele proces digitaal blijft.
Via onze standaardintegraties kan de e-handtekeningoplossing eenvoudig worden geïntegreerd met je huidige HR-systeem. Met de mobiele app kun je het proces beheren en overal en altijd ondertekenen!
Het is een volledig cloudgebaseerde oplossing met een gebruiksvriendelijke interface, waarbij je kunt profiteren van functies zoals flexibele workflows, audit trails, huisstijltemplates en servermogelijkheden.
Beveiliging is onze hoogste prioriteit, en door gebruik te maken van het meest vertrouwde datacenter van Nederland, KPN hosting, kunnen we onze klanten garanderen dat ValidSign voldoet aan alle huidige en nieuwe Europese databeschermingsregelgeving door middel van strikte beveiliging en procedures.
Wil je meer weten over hoe de e-handtekeningoplossing van ValidSign kan worden geïmplementeerd in de HR-workflow van je organisatie?
Neem contact op met onze salesafdeling via: sales@validsign.eu / +31(0)85303 3676 of meld je hier aan voor een gratis demo en kennismakingsgesprek!
