5 eenvoudige tips om uw offertes sneller ondertekend te krijgen
Zoals u wellicht weet, profiteren bedrijven die bovengemiddelde klantenservice bieden van een hogere totale jaaromzet.
Er is geen herkansing voor een eerste indruk, dus het is belangrijk dat uw bedrijf vanaf het begin een hoge klantenservice biedt, ook in de vroege stadia van het verkoopproces wanneer de prospect nog geen klant is.
Wanneer een potentiële klant een offerte bij u heeft aangevraagd, krijgt hij een voorproefje van hoe uw bedrijf werkt. Als het proces te lang duurt en ingewikkeld is, denkt hij misschien wel twee keer na voordat hij tekent!
Het is daarom belangrijk om uw offerteproces te stroomlijnen en efficiënter te maken door bekende knelpunten weg te nemen en toe te werken naar een meer geautomatiseerde workflow.
Het offerteproces in het kort
Het offerteproces is onderdeel van de meeste salesfunnels en is de laatste stap voordat de prospect klant wordt. Hoe de offerte wordt opgesteld verschilt per bedrijf, en verschillende klanten kunnen verschillende informatie of details nodig hebben.
Wees u ervan bewust dat een offerteproces met veel heen-en-weer communicatie, fouten of benodigde verduidelijking kan leiden tot een potentieel conflict in de verwachtingen van de prospect.
En zodra frustratie en vertragingen zijn ontstaan, kan het u mogelijk de deal kosten!
Voorkom het verliezen van de deal door uw offertes sneller ondertekend te krijgen met deze 5 tips:
1. Verstrek alle benodigde documentatie en informatie
Vragen veroorzaken altijd vertragingen, daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat alle potentiële vragen vooraf zijn beantwoord bij het versturen van de offerte en dat alle benodigde documenten en informatie bij de offerte zijn gevoegd. Op deze manier elimineert u het aantal acties dat de prospect moet ondernemen om uiteindelijk de offerte te tekenen.
2. Stel een strakke deadline
Zonder te streng te klinken: het stellen van concrete en strakke deadlines is een belangrijke factor voor een snel ondertekenproces. Zorg ervoor dat u en de prospect op één lijn zitten wat betreft verwachtingen en volg deze deadlines op.
3. Identificeer de beslisser
Om het proces te versnellen is het cruciaal om te weten wie uiteindelijk de offerte zal ondertekenen. Door de beslisser vroeg in het proces te betrekken, kunt u garanderen dat uw offerte sneller wordt afgehandeld, in plaats van dat een tussenpersoon het moet doorduwen.
4. Timing is alles
Timing speelt een cruciale rol in het verkoopproces, samen met het begrijpen van de behoeften en situatie van de prospect. Zorg ervoor dat u de juiste vragen stelt en probeer te achterhalen welke belangrijke acties en evenementen gepland staan die hen betreffen, om de juiste timing te bepalen.
Het kan zo eenvoudig zijn als weten dat hun hoogseizoen eraan komt en ze de deal daarvoor moeten sluiten, of dat het juist interessant is voor daarna. Dit helpt u om duidelijke verwachtingen te stellen, maar ook om uw tijd beter te plannen.
5. Automatiseer het proces met een e-handtekeningoplossing
Ervan uitgaande dat u de bovengenoemde vier punten in acht hebt genomen, is het gebruik van een e-handtekening een must als het gaat om het snel ondertekend krijgen van contracten en offertes. Want hoe makkelijker u het maakt voor de ondertekenaar, hoe waarschijnlijker het is dat die persoon tekent!
Waarom een e-handtekeningoplossing uw offerte sneller ondertekend krijgt
Versnelt het leveringsproces
Het is niet alleen eenvoudig om documenten te uploaden en ter ondertekening te versturen, maar er zijn ook extra functies die u nog meer tijd en moeite besparen. Zoals een templatefunctie waarmee u een standaardproces kunt creëren voor het versturen van uw offertes, of de teammanagementfunctie waarmee u een tekenvolgorde kunt instellen als er meerdere goedkeuringen nodig zijn.
Vermindert menselijke fouten
Wanneer te veel mensen aan de offerte werken of er te veel stappen bij betrokken zijn, neemt het risico op menselijke fouten toe. Met een digitaal ondertekenplatform kunt u het proces standaardiseren en de weg voor het versturen van de offerte een stuk eenvoudiger en korter maken.
Verbetert opvolging en statustracking
Via het online platform kunt u direct de status van uw offerte zien. U kunt automatische herinneringen instellen die in een bepaalde volgorde worden verstuurd om een sneller ondertekenproces te stimuleren.
Nog steeds niet ondertekend? Dan is er de mogelijkheid om de prospect direct te benaderen en eventuele vragen op te helderen. Dit vergroot de kans dat uw offerte wordt ondertekend.
Maakt het mogelijk om meerdere documenten en informatie bij te voegen
Met het digitale platform kunt u ervoor zorgen dat alle benodigde documenten en informatie direct worden meegestuurd, zodat de prospect gemakkelijker een beslissing kan nemen. Dit verkort de doorlooptijd door eventuele vragen te elimineren die eenvoudig voorkomen hadden kunnen worden.
Zorgt ervoor dat de juiste persoon kan tekenen
Er kunnen scenario's zijn waarin de beslisser niet in staat is om te tekenen. Dan kan de tekenbevoegdheid worden gedelegeerd aan degene die daarvoor is aangewezen of bevoegd is binnen de organisatie. Er is ook de mogelijkheid om een mobiele app te gebruiken en overal en altijd te tekenen, als toegang tot een computer het probleem is.
Digitaliseer het ondertekenproces met de e-handtekeningoplossing van ValidSign
Via standaardintegraties kan de oplossing eenvoudig worden geïntegreerd met uw huidige CRM-systeem en samen met onze mobiele app kunt u uw offertes beheren en overal en altijd ondertekenen!
Met onze gebruiksvriendelijke, volledig cloudgebaseerde oplossing profiteert u van functies zoals flexibele workflows, audit trails, huisstijltemplates en servermogelijkheden.
Beveiliging is onze prioriteit en u kunt erop vertrouwen dat uw data en informatie bij ons veilig zijn! Door gebruik te maken van het meest vertrouwde datacenter van Nederland, KPN hosting, kunnen we u garanderen dat we voldoen aan alle huidige en nieuwe Europese databeschermingsregelgeving door middel van strikte beveiliging en procedures.
Wilt u meer weten over hoe de e-handtekeningoplossing van ValidSign kan worden geïmplementeerd in de CRM-workflow van uw bedrijf?
Neem contact op via sales@validsign.eu / +31(0)85303 3676 of meld u hier aan voor een gratis demo en kennismakingsgesprek!
