6 manieren om je documentbeveiliging te versterken
Met de digitalisering van het hedendaagse bedrijfsleven zijn de methoden van communicatie en het delen van informatie snel veranderd. We beschikken over vele digitale opties, wat ons leven in veel opzichten gemakkelijker heeft gemaakt.
Maar het heeft ons ook kwetsbaar gemaakt voor bedreigingen en datalekken, en voor organisaties is het van vitaal belang om de best practices op het gebied van document- en databeveiliging te kennen en te volgen.
Daarom delen wij onze 6 tips om de documentbeveiliging binnen je kantoor te verbeteren:
1. Houd je documenten digitaal
Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar het digitaal bewaren van je documenten biedt je aanzienlijke beveiligingsvoordelen. Je kunt bijvoorbeeld wachtwoorden en machtigingen instellen, zodat alleen de juiste geautoriseerde persoon toegang heeft tot de documenten.
Digitale documenten kunnen ook eenvoudig worden getraceerd, omdat ze gedetailleerde logboeken bijhouden van wie ze heeft geopend en wanneer, wat nuttig kan zijn voor compliance- en auditdoeleinden.
2. Maak veilige back-ups
Het maken van veilige back-ups van je documenten kan beschermen tegen dataverlies door hardware- en softwarecrashes, maar ook bij disaster recovery zoals brand of andere onverwachte gebeurtenissen. Dit helpt ervoor te zorgen dat je geen waardevolle informatie of bestanden verliest, maar ook dat je je data snel kunt herstellen en downtime kunt minimaliseren.
Sommige sectoren hebben zelfs regelgeving die bedrijven verplicht om back-ups van bepaalde data te bewaren. Als je binnen een van deze sectoren opereert, kan het maken van back-ups van je documenten er ook voor zorgen dat je aan deze regelgeving voldoet.
3. Bewaar de opslag lokaal
Sinds de introductie van de AVG is het belangrijk geworden om te weten waar je data wordt opgeslagen, aangezien er regionale verschillen zijn in overheidswetten en databeschermingswetten.
Door je data binnen de Europese Unie op te slaan, kun je ervoor zorgen dat deze onderworpen is aan de wet- en regelgeving van je rechtsgebied. Dit kan extra beveiliging en bescherming bieden tegen datalekken of ongeautoriseerde toegang.
4. Train je medewerkers
Veel beveiligingsincidenten worden veroorzaakt door menselijke fouten, zoals medewerkers die in phishingvallen trappen, wachtwoorden delen of onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven. Dit betekent dat je medewerkers de eerste verdedigingslinie zijn als het gaat om het beschermen van de data van je organisatie.
Door je medewerkers te trainen in het herkennen van bedreigingen en het voorkomen van dit soort fouten, kun je het risico op een beveiligingsinbreuk helpen verminderen.
5. Houd een inventaris van je apparaten bij
Het bijhouden van een inventaris van je apparaten is een cruciale stap in het handhaven van de beveiliging van je data en het beschermen van de bedrijfsmiddelen van je organisatie. Het stel je in staat om de apparaten van je organisatie te volgen en te beheren, inclusief de locatie, staat en softwareversies van elk apparaat. Hiermee kun je risico's herkennen en beoordelen, maar ook proactief actie ondernemen om deze te minimaliseren.
Bij een inbreuk kun je snel vaststellen welke apparaten mogelijk zijn getroffen en passende maatregelen nemen.
Het is ook nuttig voor compliance-doeleinden, omdat het je in staat stelt bij te houden wie toegang heeft tot het apparaat en de mogelijkheid biedt om een toegangsregistratie bij te houden voor auditdoeleinden.
6. Bescherm tegen documentvervalsing door elektronische handtekeningen te gebruiken
Het gebruik van een e-handtekening om je documenten te ondertekenen vermindert het risico op documentvervalsing, omdat het cryptografische certificaten gebruikt die aantonen of het document zich in zijn oorspronkelijke staat bevindt of niet.
Bij het gebruik van een e-handtekeningoplossing zorg je ervoor dat het document dat ter ondertekening is verstuurd ook daadwerkelijk het document is dat is ondertekend, en dat er geen wijzigingen aan zijn aangebracht. Dit zou eenvoudig kunnen gebeuren bij het versturen van een gewoon digitaal document voor handmatige ondertekening.
Wat is een elektronische handtekening?
Een e-handtekening is een digitale versie van een traditionele handtekening die wordt gebruikt om digitale documenten te ondertekenen. Het is een manier om te verifiëren dat de persoon die het document ondertekent is wie hij zegt te zijn en dat het document niet is gemanipuleerd.
Er zijn drie verschillende typen e-handtekeningen: de Eenvoudige Handtekening, de Geavanceerde en de Gekwalificeerde. E-handtekeningoplossingen zoals ValidSign gebruiken de twee laatstgenoemde, omdat deze een hoger beveiligingsniveau bieden.
De Geavanceerde Handtekeningen zijn, net als handgeschreven handtekeningen, uniek voor elke ondertekenaar. Een e-handtekeningprovider volgt vervolgens een specifiek protocol genaamd PKI, en dit protocol vereist dat de provider een wiskundig algoritme gebruikt om twee reeksen getallen te genereren, die sleutels worden genoemd.
Wanneer een persoon een document ondertekent met deze technologie, wordt de handtekening gemaakt met behulp van de sleutel van de ondertekenaar, die veilig door de ondertekenaar in het systeem wordt bewaard. Het wiskundig algoritme werkt als een codering, creëert data die overeenkomt met het ondertekende document (een zogenaamde hash) en versleutelt die data vervolgens. Als er wijzigingen aan het document worden aangebracht, verandert de hash, waardoor je wordt gewaarschuwd dat het document is gewijzigd.
De resulterende versleutelde data is de digitale handtekening.
Wat maakt het document juridisch bindend?
Of een handtekening nu op papier of digitaal wordt gezet, er zijn drie kernvereisten waaraan de handtekening moet voldoen: intentie, identiteit en integriteit.
Intentie
Dit is het meest fundamentele aspect van het ondertekenen. De ondertekenaar moet de intentie hebben om het document te ondertekenen, wat betekent dat hij de inhoud moet begrijpen en eraan gebonden moet zijn. Dit wordt aangetoond door de interne audit trails: het ondertekenproces wordt vastgelegd en opgeslagen. Dit toont de intentie van de ondertekenaar, evenals het tijdstip en de datum van de ondertekening.
Identiteit
De handtekening moet zijn gezet door de persoon die bedoeld is om te ondertekenen. Dit kan worden bewezen door het e-mailadres van de persoon, een certificaat, SMS, eID of andere hulpmiddelen te gebruiken om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren.
Integriteit
De handtekening moet zodanig aan het document zijn gekoppeld dat deze er niet van kan worden gescheiden of gemanipuleerd, zonder dat dit bekend wordt. Dit wordt bereikt door middel van encryptie en hashing, waardoor een verzegeling op het document wordt aangebracht die manipulatie zichtbaar maakt.
Beveilig je documenten met de e-handtekeningoplossing van ValidSign
Via onze standaardintegraties kan de e-handtekeningoplossing eenvoudig worden geïntegreerd met je huidige bedrijfssystemen. Met de mobiele app kun je het proces beheren en overal en altijd ondertekenen!
Het is een volledig cloudgebaseerde oplossing met een gebruiksvriendelijke interface, waarbij je kunt profiteren van functies zoals flexibele workflows, audit trails, huisstijltemplates en servermogelijkheden.
Beveiliging is onze hoogste prioriteit, en door gebruik te maken van het meest vertrouwde datacenter van Nederland, KPN hosting, kunnen we onze klanten garanderen dat ValidSign voldoet aan alle huidige en nieuwe Europese databeschermingsregelgeving door middel van strikte beveiliging en procedures.
Wil je meer weten over hoe de e-handtekeningoplossing van ValidSign kan worden geïmplementeerd in de workflow van je organisatie?
Neem contact op met onze salesafdeling via: sales@validsign.eu / +31(0)85303 3676 of meld je hier aan voor een gratis demo en kennismakingsgesprek!
