6 manieren om je documentbeveiliging te verbeteren
De digitaliserering van de afgelopen jaren heeft de productiviteit en efficiëntie bij allerlei organisaties drastisch verhoogd. En dankzij het hybride werken is ook de flexibiliteit in de manier van werken toegenomen. De wijze waarop informatie wordt gedeeld en gecommuniceerd heeft zich verplaatst naar het digitale landschap. Dagelijks krijgen medewerkers te maken met digitale documenten. Het is dan ook van enorm belang dat iedereen bewustzijn creëert op het gebied van documentbeveiliging.
We geven 6 tips waarmee je documentbeveiliging binnen je organisatie kunt verhogen:
1. Bewaar documenten digitaal
Dit ligt misschien voor de hand, maar als je je documenten digitaal bewaart levert dat veel veiligheidsvoordelen op. Je kunt bijvoorbeeld wachtwoorden en machtigingen instellen zodat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot die documenten. Digitale documenten kunnen altijd gemakkelijk worden getraceerd. Zo is er onder andere informatie over wie de documenten heeft geraadpleegd en wanneer. Dit kan handig zijn voor compliance- en auditdoeleinden.
2. Maak geregeld back-ups
Maak altijd en op regelmatige basis back-ups van alle documenten. Zodoende is je organisatie beschermd tegen gegevensverlies door hardware- en/of softwarecrashes of verlies van data als gevolg van brand. Gegevens kunnen hierdoor snel worden hersteld en tevens zal de uitvaltijd minimaal zijn. Sommige bedrijfstakken hebben zelfs voorschriften die bedrijven verplichten om back-ups van bepaalde gegevens bij te houden.
3. Houd data binnen de grenzen
Sinds de invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) krijgen mensen meer privacyrechten. Daarom is het belangrijk om te weten waar je gegevens worden opgeslagen. Er zijn namelijk verschillen in wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming tussen verschillende landen. Door je gegevens binnen je eigen land of staat op te slaan, zorg je ervoor dat voldoen wordt aan de geldende wet- en regelgeving van je rechtsgebied. Dit kan extra veiligheid en bescherming bieden tegen datalekken of onbevoegde toegang.
4. Train je medewerkers
Veel beveiligingsincidenten worden veroorzaakt door menselijke fouten. Medewerkers kunnen in phishing-praktijken trappen, wachtwoorden delen of per ongeluk gevoelige informatie vrijgeven. Dit betekent dat je medewerkers de eerste verdedigingslinie zijn als het gaat om het beschermen van de gegevens van je organisatie. Door je werknemers te trainen in het herkennen en vermijden van dit soort fouten, kun je het risico op een beveiligingslek verkleinen.
5. Inventariseer alle apparaten
Het bijhouden van wat je aan technologische apparatuur in huis heeft is een noodzakelijke stap in het borgen van de beveiliging van je bedrijfsgegevens. Vastleggen waar apparatuur zich bevindt en de conditie en softwareversies daarvan, zorgen ervoor dat je risico’s kunt herkennen en beoordelen, zodat je de juiste maatregelen kunt nemen om die risico's te minimaliseren. In het geval van een inbraak kun je snel vaststellen welke apparaten mogelijk zijn getroffen zodat daar vervolgens passende maatregelen voor genomen kunnen worden. Op het gebied van compliance is dit ook erg nuttig, want je kunt namelijk bijhouden wie toegang heeft tot de apparaten en wanneer.
6. Bescherming tegen fraude met elektronische handtekeningen
Het gebruik van een digitale handtekening verlaagt het risico dat er wordt geknoeid met documenten. Er wordt namelijk gebruik gemaakt van cryptografische certificaten die aangeven of het document integer is en dus niet afwijkt van het origineel. Bij gebruik van een digitale ondertekenoplossing ben je ervan verzekerd dat het document dat is verstuurd niet meer aangepast kan worden na ondertekening. Met een los document dat wordt gestuurd via de post of per mail kan natuurlijk gemakkelijk worden gefraudeerd.
Digitaliseer het ondertekenproces met de digitale handtekening van ValidSign
Dagelijkse taken zoals het verwerken van papieren documenten, het wachten op handtekeningen en het invullen van formulieren zijn niet alleen tijdrovend maar ook frustrerend. Door de standaardkoppelingen van ValidSign kan digitaal ondertekenen eenvoudig worden geïntegreerd met je huidige applicaties en kunnen processen zoals contractbeheer worden gedigitaliseerd. In combinatie met de mobiele app kan er overal en altijd worden ingelogd en ondertekend!
De gebruiksvriendelijke, volledig cloudgebaseerde oplossing van ValidSign biedt voor elke organisatie de mogelijkheid om laagdrempelig te digitaliseren. ValidSign wordt gehost in de betrouwbare en uiterst veilige datacenters van KPN, waardoor wordt voldaan aan huidige en nieuwe Europese regelgeving inzake gegevensbescherming en privacy.
Wil je meer weten over hoe de digitale ondertekenoplossing van ValidSign kan worden opgenomen in je bedrijfsprocessen?
Vul het formulier in of neem contact op met onze salesafdeling via email: sales@validsign.eu of telefoonnummer: 085 – 303 3676 en vraag om een vrijblijvende demonstratie of een kennismakingsgesprek!
