Dossiervorming is een essentieel onderdeel voor vele organisaties. Documenten wil je correct archiveren voor je cliënten en uiteraard voor jezelf. Een groot gedeelte van deze documenten bevat een (of meerdere) handtekening(en). Bij veel kantoren is het lastig om alle documenten met handtekening te archiveren. Vooral documenten waar cliënten (of externen) een handtekening op plaatsen. Het komt regelmatig voor dat deze documenten in de administratie ontbreken omdat deze niet ondertekend retour komen. Hoe zorg je ervoor dat deze administratie volledig én op orde is? Met ValidSign wordt administratie veel overzichtelijker.
Inzichtelijk ondertekenproces
Voor organisaties is het vaak niet inzichtelijk waar een document zich in het ondertekenproces bevindt. Na het uitsturen van een document ter ondertekening ligt de actie bij de externe partij en is het wachten op een respons. Maar vaak komt die niet. Tegelijkertijd heb je belangrijkere zaken waar je je op richt en voor je het weet ligt het ondertekenproces alweer een poosje stil… Maar dat kan anders!
Middels ValidSign worden documenten na ondertekening automatisch opgeslagen in je archief systeem. Bovendien kun je herinneringen sturen naar je klant om het ondertekenproces te versnellen. Je hebt real-time inzicht in al de documenten die je ter ondertekening heeft verstuurd via het ondertekenplatform. Ook is het mogelijk om ValidSign te koppelen aan je eigen Document Management Systeem, waardoor het nóg makkelijker wordt om al je documenten op één plek terug te vinden.
Aardige administratie
Door de inzichtelijkheid van het ondertekenproces en de automatische archivering is je administratie op orde en hoef je je niet meer af te vragen of er iets ontbreekt. Een digitale handtekening is makkelijk te vergaren, je ontzorgt hier niet alleen jezelf mee maar ook je klanten. Met ValidSign hoef je je geen zorgen meer te maken over de administratie, maar je kunt zich volledig focussen op je business.
