Als salesprofessional streef je naar de euforie van het sluiten van een deal, vooral wanneer het om een bijzondere klant gaat. Denk aan die ene grote klant of die prospect uit een totaal nieuwe markt. Maar wat doe je als je niet persoonlijk langs kunt gaan of als het ondertekenproces te lang duurt? Hier zijn vijf waardevolle tips om ervoor te zorgen dat jouw voorstellen sneller getekend retour komen.
Tip 1: digitaal ondertekenen
Een cruciale stap in het versnellen van het ondertekenproces is overstappen op digitaal ondertekenen. Nadat je de juiste personen hebt gesproken en de offerte naar de belangrijkste besluitvormers hebt gestuurd, maak je het proces eenvoudig door digitale handtekeningen mogelijk te maken. De ondertekenaar ontvangt een verzoek per e-mail en kan tijd-, plaats-, en apparaat-onafhankelijk tekenen. Dit betekent dat de prospect alleen een internetverbinding nodig heeft, waardoor je de kans vergroot dat de handtekening snel wordt gezet.
Tip 2: stel een strakke deadline
Het stellen van een duidelijke en strakke deadline is essentieel zonder opdringerig te zijn. Maak duidelijke afspraken met de prospect over:
- De verwachte retourdatum van het getekende contract.
- Je beschikbaarheid voor verdere vragen.
- Proactief contact opnemen als de ondertekening vertraging oploopt.
Tip 3: lever alle benodigde documenten in één keer aan
Houd het ondertekenproces snel en simpel door alle benodigde documenten in één keer aan te leveren. Vermijd het versturen van offertes via de post, aangezien dit tijdrovend is. Veel organisaties werken digitaal, wat de afhankelijkheid van postdiensten elimineert. Zorg ervoor dat alle documenten in één e-mail zitten om extra handelingen voor de prospect te vermijden. Nog beter is het om digitale handtekeningen te gebruiken, zodat de prospect enkel hoeft te klikken om te tekenen. Voeg alle benodigde documenten als bijlage toe, zodat de prospect alles bij de hand heeft om de offerte te ondertekenen.
Tip 4: stel vast welke personen tekenbevoegd zijn
Zelfs met de beste intenties kan een ondertekening vertraging oplopen door onvoorziene omstandigheden zoals ziekte. De natte handtekening biedt dan geen flexibiliteit. Met digitale handtekeningen kun je een andere tekenbevoegde machtigen om te ondertekenen, zonder een nieuw document te hoeven opstellen. Gebruik de machtigingsfunctionaliteit om de ontvanger de mogelijkheid te geven de ondertekening door te sturen naar een andere tekenbevoegde binnen de organisatie. De identiteit van de gemachtigde ondertekenaar wordt bevestigd via e-mailadres en meerfactor-authenticatie zoals SMS, iDIN of DigiD. Zo ben je verzekerd dat alleen de juiste persoon tekent.
Tip 5: timing
Timing speelt een cruciale rol in het salesproces. Door snel te schakelen, helder te communiceren en vlot te ondertekenen, maak je het de klant makkelijker om akkoord te geven. Vaak wordt timing echter over het hoofd gezien. Tijdens de eerste gesprekken met een prospect probeer ik altijd te achterhalen welke belangrijke acties en evenementen op de planning staan, zowel nu als in het komende kwartaal. Dit helpt bij het bepalen van de juiste timing.
Houd rekening met de volgende factoren:
- Bedrijfsevenementen.
- Branche gerelateerde evenementen.
- Branche gerelateerd nieuws.
Met deze tips zorg je ervoor dat de snelheid en efficiëntie van het ondertekenproces gewaarborgd blijven, waardoor je deals sneller getekend retour krijgt en je business blijft groeien.
