Volg, archiveer & beheer

ValidSign biedt realtime tracking voor elk document, zodat je precies weet waar het zich in het ondertekeningsproces bevindt: wie heeft getekend, wie niet en wat er nog openstaat. Je stelt automatische herinneringen in voor niet-ondertekende documenten, krijgt een melding wanneer alle partijen hebben ondertekend en beheert grote volumes met bulkacties vanuit het dashboard.

De audit trail van ValidSign legt vast wie tekende, met naam, e-mail en gebruikte authenticatiemethode, en wanneer, met precieze tijdstempels voor elke actie zoals geopend, bekeken, ondertekend of geweigerd. Ook het waar wordt vastgelegd met IP-adressen en geolocatiegegevens, en het wat via documenthashverificatie, die garandeert dat het ondertekende document niet is gewijzigd.

ValidSign bewaart ondertekende documenten in een veilig archief. Alle documenten zijn versleuteld in opslag en tijdens transport, met AES-256-versleuteling en Europese dataresidentie. Je downloadt ondertekende documenten op elk moment als originele PDF met ingebedde handtekeningen en audit trail. Bewaartermijnen stel je in per afdeling of documenttype, met automatische opschoning wanneer de termijn verloopt.

ValidSign geeft inzicht in je ondertekeningsworkflows. Je volgt welk percentage documenten wordt ondertekend en identificeert knelpunten, ziet de gemiddelde tijd van verzending tot ondertekening en bekijkt welke teams ValidSign het meest gebruiken en hoeveel documenten ze verwerken. Daarnaast bouw je aangepaste dashboards en exporteer je data voor compliance of managementrapportage.