ValidSign Privacyverklaring

Reikwijdte en toestemming

ValidSign hecht veel waarde aan het beschermen van uw privacy. Deze Privacyverklaring (“Privacyverklaring”) beschrijft de praktijken van ValidSign met betrekking tot het verzamelen, gebruiken, openbaar maken, bewaren en beschermen van uw gegevens in uw gebruik van de ValidSign e-signature service. Dit is van toepassing op de my.validsign.nl, xbrl.validsign.nl en op elke gerelateerde applicatie, service of tool ( gezamenlijk de “Service”) ongeacht hoe u deze gebruikt of gebruikt, ook via mobiele apparaten. Door onze Service te gebruiken en / of een account bij ons te registreren, aanvaardt u de voorwaarden van deze Privacyverklaring en stemt u in met onze verzameling, gebruik, openbaarmaking, retentie en bescherming van uw informatie zoals beschreven in deze Privacyverklaring.

Updates

ValidSign kan deze Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. We zullen u op de hoogte brengen van eventuele wijzigingen door de bijgewerkte Privacyverklaring op de Site te plaatsen. U wordt geadviseerd deze Privacyverklaring periodiek te lezen voor eventuele wijzigingen.

Inzameling van persoonsgegevens

Om te kunnen profiteren van de Service, kan ValidSign u vragen of kunt u (en uw apparaten, inclusief mobiele apparaten) ons voorzien van bepaalde persoonlijk identificeerbare informatie (“Persoonlijke gegevens”) die kan worden gebruikt om:

  • Contact opnemen of u identificeren;
  • Registreer een account bij ons;
  • Informatie verstrekken op een webformulier;
  • Update of voeg informatie toe aan uw account;
  • Voltooi een ValidTransactie waar u een partij bij bent;
  • Met u te corresponderen met betrekking tot de Service.

Persoonlijke gegevens kunnen omvatten, maar zijn niet beperkt tot, uw naam, titel, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer. We streven ernaar om onze verzoeken om persoonlijke gegevens te beperken tot informatie waarvan wij geloven dat deze minimaal noodzakelijk is om onze vermelde inzameldoeleinden te bereiken en, indien van toepassing, nemen wij redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat gegevens betrouwbaar zijn voor het beoogde gebruik, correct, volledig en actueel zijn.

Als u een Europese instantie gebruikt of zich erop abonneert, verzamelt, gebruikt en verwerkt ValidSign uw persoonlijke gegevens zonder uw toestemming op basis van het legitieme belang van ValidSign of op basis van de contracten tussen u en ValidSign:

Contracten: we kunnen persoonlijke gegevens verwerken voor zover de verwerking noodzakelijk is voor de totstandkoming en uitvoering van de verplichtingen van ValidSign krachtens een contract met u, evenals voor facturerings- of rapportagedoeleinden.

Rechtmatige belangen: we kunnen persoonlijke gegevens verwerken als we een echte en legitieme reden hebben (inclusief commercieel voordeel), tenzij dit wordt gecompenseerd door schade aan de rechten en belangen van het individu.

ValidSign streeft ernaar uw informatie te behandelen op een manier die in overeenstemming is met de lokale privacywetgeving die op u van toepassing is en in de rechtsgebieden waar ValidSign actief is.

Inzameling van overige informatie

We verzamelen ook andere technische informatie (“Technische informatie”) die door uw browser wordt verzonden wanneer u onze Site bezoekt en onze Service gebruikt. Dit kan informatie bevatten zoals:

  • Het internetprotocol-adres (“IP”) van uw computer;
  • Browsertype en -versie;
  • Apparaat informatie;
  • Loginformatie;
  • Locatie informatie;
  • De tijd en datum van uw bezoek;
  • De pagina’s die u bezoekt op onze Site;
  • De tijd die wordt besteed aan webpagina’s en andere vergelijkbare statistieken.

Cookies zijn bestanden met een kleine hoeveelheid gegevens, waaronder mogelijk een anonieme unieke identificatie. Cookies worden vanaf een website naar uw browser gestuurd en op de harde schijf van uw computer opgeslagen. Onze Service maakt gebruik van “cookies” om informatie te verzamelen. U kunt uw browser opdracht geven om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Als u echter geen cookies accepteert, kunt u sommige delen van de Service mogelijk niet gebruiken.

Merk op dat de privacyvoorkeur van “Do not Track” (die gebruikers kunnen instellen in hun browsers om het volgen van hun gebruik van een website te voorkomen) niet wordt ondersteund op de Site of de Service.

Toegang en correctie tot persoonsgegevens

Als u toegang wenst tot uw persoonlijke gegevens die door ValidSign worden verzameld en bewaard, kunt u inloggen op uw Siteaccount en dergelijke informatie in uw accountprofiel wijzigen, verwijderen of corrigeren, tenzij we die informatie voor legitieme zakelijke of wettelijke doeleinden moeten bewaren. ValidSign fungeert als een gegevensverwerker ten behoeve van haar Opdrachtgevers (datacontrollers) tijdens de levering van de Service. Indien u een verzoek heeft om toegang, correctie, beperking van gebruik of verwijdering van uw persoonlijke gegevens welke wordt verzameld door de verzender en verstrekt via het e-Sign Transactieproces of anderszins gehouden door de verzender, dient u een dergelijk verzoek rechtstreeks bij de verzender (onze Opdrachtgever) in te dienen.

Gebruik en behoud van informatie

ValidSign gebruikt de persoonlijke gegevens en technische informatie die via de service wordt verzameld voornamelijk voor de volgende doeleinden:

  • Om een ​​contract te creëren en om onze verplichtingen na te komen die voortvloeien uit contracten tussen u / uw bedrijf en ValidSign;
  • Om de voltooiing en de elektronische handtekening van documenten die voor dat doel zijn ingediend mogelijk te maken;
  • Het bewijs leveren van de ValidTransactie;
  • Om u meldingen te sturen over documenten die uw handtekening nodig hebben, of over ValidTransacties die voltooid zijn;
  • Om u meldingen over de beschikbaarheid of gepland onderhoud van de Service te sturen;
  • Om u meldingen te sturen over serviceverbeteringen, nieuwe of aankomende functies of promoties;
  • Om contact met u op te nemen als antwoord op formulieren zoals “Contact”;
  • Voor doeleinden van aggregatie en bedrijfsinformatie, inclusief voor ValidSign om nieuwe functies of functionaliteit te ontwikkelen die de gebruikers van de Service ten goede zullen komen, met behoud van de vertrouwelijkheid van de Persoonsgegevens.

Met uitzondering van informatie die u persoonlijk verstrekt aan Verzenders via de ValidTransactie, zal ValidSign uw persoonlijke gegevens niet zonder uw toestemming verkopen, verhuren, delen of anderszins openbaar maken aan derden, behalve als openbaarmaking wettelijk vereist is, als deze informatie is al publiekelijk beschikbaar, of in geval van een reorganisatie van ondernemingen inclusief, maar niet beperkt, fusies, overnames en verkopen van alle of vrijwel al onze activa.

Afmelden

ValidSign biedt u de mogelijkheid om een ​​opt-outkeuze uit te oefenen als u geen e-mails van ons wilt ontvangen of updates over serviceverbeteringen, nieuwe of aankomende functies of promoties. De opt-out keuze kan worden uitgeoefend na ontvangst van een e-mail van ValidSign of door een e-mail te sturen naar support@validsign.eu met de onderwerpregel: “Opt-out”. We zullen uw afmelding zo snel mogelijk verwerken, maar houd er rekening mee dat u in sommige omstandigheden nog een paar berichten kunt ontvangen totdat het afmeldverzoek is verwerkt.

Informatie geleverd aan derden

Deze privacy verklaring behandelt alleen het gebruik en de openbaarmaking van persoonlijke gegevens die ValidSign van u verzamelt. Als u uw informatie aan anderen meedeelt, zoals een verzender die deelneemt aan ValidTransacties, of als u wordt doorverwezen naar een website van een derde partij, zijn hun privacy verklaringen en -praktijken van toepassing. Als u andere sites bezoekt, raden wij u aan ook de privacyverklaring van dergelijke sites te lezen, aangezien ValidSign geen controle heeft over en geen verantwoordelijkheid draagt ​​voor de inhoud, privacy verklaringen of praktijken van sites of services van derden. Persoonsgegevens die via de Service aan Verzenders worden verstrekt terwijl ze deelnemen aan e-Sign Transacties zullen worden verzameld, gebruikt, bekendgemaakt, bewaard en beschermd in overeenstemming met de respectieve privacyverklaring / privacybeleid van elke Afzender. ValidSign aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid met betrekking tot het gebruik, de beveiliging, de vertrouwelijkheid en de integriteit van de informatie die aan de verzenders of derden wordt verstrekt, inclusief verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging.

Veiligheid

De veiligheid van uw persoonlijke gegevens is belangrijk voor ons. ValidSign past passende administratieve, technische en fysieke veiligheidsmaatregelen toe om het te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Waarborgen omvatten het gebruik van codering voor gegevens die in rust en onderweg zijn en de toepassing van strikte systeembeveiliging en -processen. Toegang tot persoonlijke gegevens is strikt beperkt tot onze werknemers die toegang nodig hebben in het kader van hun toegewezen taken. Het systeem is het doel van voortdurende controle op nieuwe kwetsbaarheden of mogelijke kwaadwillende aanvallen, en de beveiligings- en gerelateerde processen worden regelmatig getest en beoordeeld. We kunnen echter niet garanderen dat uw persoonlijke gegevens volledig veilig zijn voor hackers en andere beveiligingsrisico’s. Als u vragen hebt over de beveiliging op deze site, kunt u een e-mail sturen naar support@validsign.eu.

Opslag, Overdracht en Openbaarmaking van persoonsgegevens

ValidSign kan in zijn rol als gegevensbeheerder uw persoonlijke gegevens opslaan en verwerken voor het onderhouden van de contractuele relatie en het uitvoeren van zijn contractuele verplichtingen (zoals naam, e-mail, telefoonnummer, IP-adres, functie en andere gerelateerde bedrijfsinformatie van u en uw vertegenwoordigers) (bijv. werknemers, gebruikers, zakelijke partners en agenten)) in een land waar ValidSign en zijn dochterondernemingen actief zijn. ValidSign host de Site of de Applicatie op haar servers op verschillende locaties in Nederland.

Persoonlijke gegevens kunnen worden overgebracht, verwerkt en opgeslagen in faciliteiten van serviceproviders die door ValidSign worden ingeschakeld, voor zover noodzakelijk voor de levering van de ValidSign-services. Een gegevensontvanger die kwalificeert als een subverwerker van de persoonlijke gegevens, zal de persoonsgegevens moeten verwerken in overeenstemming met de instructies van ValidSign en de toepasselijke wetten inzake gegevens privacy.

ValidSign zal uw persoonlijke gegevens die door ValidSign worden verzameld en in bezit zijn, niet langer bewaren dan noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor het is verzameld of zoals vereist door toepasselijke wet- en regelgeving. Mits geleverd en voor zover het niet in strijd is met enige wettelijke of contractuele vereisten, zal ValidSign het gebruik van uw persoonlijke gegevens verwijderen of beperken zodra de afzender (gegevensbeheerder) ValidSign op de hoogte brengt dat de verzender niet wenst dat ValidSign zijn persoonlijke gegevens verwerkt. langer. Neem contact op met het juiste verzoek via privacy@validsign.eu. Bij beëindiging van het servicecontract met de verzender verwijdert ValidSign de persoonlijke gegevens van de klant in overeenstemming met de contractuele verplichting of in overeenstemming met de interne procedures voor het verwijderen van gegevens van ValidSign, die niet later dan 60 dagen zijn.

De ValidSign Add-on voor Google Docs maakt gebruik van informatie ontvangen van Google API’s en zal voldoen aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de beperkt gebruikte vereisten.

Klacht aan de toezichthoudende authoriteit voor gegevensbescherming

Als u vragen heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonlijke gegevens, neem dan contact met ons op door een e-mail te sturen naar privacy@validsign.eu.

Als u een persoon bent met een verblijfsvergunning in de EU en u bent het er niet mee eens hoe ValidSign uw persoonlijke gegevens verwerkt, dan kunt u uw klacht indienen bij uw bevoegde Europese gegevensbeschermingsautoriteit.

Diversen

Deze website is niet bedoeld voor kinderen onder de 16 jaar. ValidSign richt zich niet op diensten voor kinderen jonger dan 16 jaar en verzamelt ook bewust geen persoonlijke gegevens van kinderen onder de 16 jaar.

In deze Privacyverklaring:

  • “ValidSign”, “wij”, “onze” en “ons” verwijzen naar ValidSign.
  • “U” en “uw” verwijzen naar de gebruikers van de Service.
  • “E-Sign Transactie” betekent de elektronische verwerking van een of meer documenten via de Service, waar een dergelijk document kan worden bekeken, ondertekend, verzonden of ontvangen.
  • “Afzender” betekent elke klant van ValidSign die de Service gebruikt om ValidTransacties te initiëren.

Neem contact met ons op

Als u vragen of klachten hebt over deze privacy verklaring, neem dan contact met ons op via 085-3033676, via e-mail naar privacy@validsign.eu of via de post naar ValidSign, Zutphenseweg 42, 7211 ED Eefde.