Digitaal ondertekenen
in HubSpot
Laat offertes, HubSpot-quotes en contracten tekenen vanuit een deal, contact, bedrijf of ticket. Templates vullen zich met je HubSpot-gegevens, workflows versturen automatisch en het getekende document komt met bewijsrapport terug op het record.
Waarom ondertekenen vanuit HubSpot
Alles vanuit je CRM
Voorbereiden, versturen en opvolgen zonder HubSpot te verlaten. Het verzoek hangt aan de deal, het contact, het bedrijf of het ticket.
Geen overtypen
Dealnaam, bedrag, contactnaam en sluitdatum komen uit HubSpot in het document. Wat de klant invult, gaat terug naar HubSpot.
Status in elke lijst
De eigenschap ValidSign status staat op deals, contacten, bedrijven en tickets. Zet hem als kolom in je weergave of gebruik hem in rapporten.
Bewijs op het record
Na de laatste handtekening staan de getekende PDF en het bewijsrapport op het record, met een notitie bij elke stap.
Zo ziet het eruit in HubSpot
De kaart toont per verzoek de voortgang, wie al getekend heeft en wat je nog kunt doen.
Voortgang per verzoek
Zie in één oogopslag hoeveel ondertekenaars klaar zijn en wie het document al heeft geopend.
Opvolgen vanuit de kaart
Stuur een uitnodiging opnieuw, annuleer met een reden of koppel een bestaand ValidSign-verzoek aan het record.
Velden in de designer
Plaats handtekening- en invulvelden in de ValidSign-designer, geopend vanuit HubSpot. Zonder velden zet ValidSign zelf een handtekeningvak onderaan de laatste pagina.
Hoe het werkt
De ValidSign-kaart staat op je HubSpot-records. In vier stappen van deal naar getekend document.
Open het record
Open een deal, contact, bedrijf of ticket. De ValidSign-kaart staat op het record.
Kies wat er getekend wordt
Een PDF uit de bijlagen, een gepubliceerde HubSpot-quote of een ValidSign-template met velden uit HubSpot.
Kies wie er tekent
Ondertekenaars komen uit de gekoppelde contacten, in de volgorde die jij kiest. Voeg een bericht en herinneringen toe en verstuur.
Getekend terug in HubSpot
Elke stap verschijnt als notitie. Na afronding staan de getekende PDF en het bewijsrapport op het record.
Alle functies
Wat de HubSpot-app van ValidSign nu doet.
Versturen vanuit elk record
- Kaart op deals, contacten, bedrijven en tickets
- Ook op eigen objecten (custom objects)
- Een of meer PDF's uit de bijlagen in één verzoek
- Ondertekenaars uit de gekoppelde contacten, in jouw volgorde
- Persoonlijk bericht per ondertekenaar
HubSpot-quotes ondertekenen
- Gepubliceerde quotes verschijnen als document in de kaart
- Handtekeningvak automatisch onderaan de laatste pagina
- Getekende quote terug op de deal
Templates met HubSpot-gegevens
- Velden gevuld uit de deal, het contact, het bedrijf of de quote
- Voorgestelde waarden vooraf zichtbaar en aan te passen
- Bedragen en datums in Nederlandse notatie
Terugschrijven naar HubSpot
- Wat de ondertekenaar invult, komt na ondertekening in de eigenschap van het record
- Dealfase, bedrag, eigenaar en e-mailadres zijn beschermd en worden nooit overschreven
Automatisch met workflows
- Actie "Send for signature with ValidSign" in HubSpot-workflows
- Template, ondertekenaars, bericht en herinneringen per workflow
- Bijvoorbeeld: de overeenkomst gaat vanzelf de deur uit zodra een deal een fase bereikt
Volgen, opvolgen en bewijs
- Notitie bij elke stap: bekeken, getekend, geweigerd met reden, verlopen, doorgegeven
- Eigenschap ValidSign status voor lijsten, filters en rapporten
- Automatische herinneringen en uitnodiging opnieuw sturen
- SMS-verificatie per ondertekenaar met het mobiele nummer uit het contact
- Getekende PDF en bewijsrapport automatisch op het record
Toepassingen
Sales
Laat de HubSpot-quote direct vanuit de deal tekenen en zie het moment waarop de klant tekent.
Customer success
Verlengingen gaan via een workflow vanzelf de deur uit, met de getekende versie terug op het bedrijf.
Service en support
Laat akkoorden, wijzigingsverzoeken en verklaringen tekenen vanuit het ticket.
Partners en HR
Partnerovereenkomsten en andere documenten naar contacten in HubSpot, in een vaste volgorde.
In drie stappen aan de slag
We installeren de app samen met je in een korte onboarding.
App installeren
Je geeft de app toegang tot je HubSpot-account. Je ziet vooraf precies welke rechten hij vraagt.
ValidSign koppelen
Op de instellingenpagina van de app vul je de API-sleutel van je ValidSign-account in. De app test de verbinding voordat hij opslaat.
Kaart toevoegen
Zet de ValidSign-kaart op de weergave van je deals, en waar je wilt ook op contacten, bedrijven en tickets.
De basis van ValidSign
- Data opgeslagen in Europa
- eIDAS: eenvoudige, geavanceerde en gekwalificeerde elektronische handtekeningen (SES, AES, QES)
- ISO 27001-gecertificeerd
- Toegang tot HubSpot via de officiële OAuth-koppeling, sleutels versleuteld opgeslagen
Wat komt er nog
- Vermelding in de HubSpot Marketplace
- Inloggen met je ValidSign-account in plaats van een API-sleutel
- De kaart in het Nederlands (nu Engelstalig)
Veelgestelde vragen
Nog niet. We installeren de app samen met je in een korte onboarding; de vermelding in de HubSpot Marketplace volgt. Vraag een demo aan, dan laten we zien hoe het werkt.
Versturen vanuit deals, contacten, bedrijven, tickets en quotes werkt in HubSpot-accounts waarin apps geïnstalleerd kunnen worden. Workflows vragen een HubSpot-abonnement met workflows, eigen objecten bestaan alleen in HubSpot Enterprise. Die twee rechten zijn optioneel: zonder werkt de rest gewoon.
Ja. Publiceer de quote in HubSpot, open de deal en kies de quote in de ValidSign-kaart. Het handtekeningvak komt automatisch onderaan de laatste pagina. Kies in de quote "Print and sign" als manier van accepteren, anders zet HubSpot een eigen tekenknop in de PDF.
Via een ValidSign-template met velden die naar HubSpot verwijzen, zoals deal.amount, contact.name of company.name. Bij versturen vult de app ze in; je ziet de waarden vooraf en kunt ze aanpassen.
Een notitie bij elke stap, de eigenschap ValidSign status op het record, en na de laatste handtekening de getekende PDF en het bewijsrapport. Velden die de ondertekenaar invult, kunnen terug naar eigenschappen van het record.
Ja. De ValidSign-app werkt op dezelfde plekken: een kaart op het record, templates met HubSpot-gegevens, workflows en het getekende document terug. Lopende ValidSign-verzoeken koppel je met "bestaand verzoek koppelen" aan een record.
ValidSign slaat je documenten en ondertekengegevens op in Europa. ValidSign is ISO 27001-gecertificeerd en ondersteunt eIDAS-handtekeningen (SES, AES en QES).
De prijs bespreken we in de demo, op basis van je team en de manier waarop je wilt ondertekenen.
Vraag een demo aan van ValidSign voor HubSpot
In een korte sessie laten we zien hoe je vanuit HubSpot documenten en quotes laat tekenen en hoe je ermee start.
Boek nu een persoonlijke demo
Start vandaag nog met digitaal ondertekenen
Ondertekenen vanuit HubSpot, zonder te wisselen
Benieuwd hoe ValidSign werkt in jouw HubSpot? We laten het je graag zien.