Wij zeggen altijd: klanten betalen ons om te denken, niet om te doen. Daar helpt ValidSign aan mee. Al dat “doe”-werk: afdrukken, zorgen dat de vennoot er is, ondertekenen, dan weer kopiëren en opslaan, in een brief stoppen. Dat slaat eigenlijk nergens op als het makkelijker kan. De digitale handtekening van ValidSign is daar de oplossing voor,” aldus Teun den Ouden, Partner O2 Accountants
O2 Accountants is een accountantsbedrijf met vier verschillende vestigingen in Nederland, opgericht in 2002. Sinds de oprichting is de organisatie hard gegroeid en worden er momenteel 700 klanten bediend. O2 Accountants onderscheidt zich door het advieswerk; 40% van de werkzaamheden wordt besteed aan het juiste advies op maat voor de klant. Het motto luidt: “Klanten betalen ons om te denken, niet om te doen”. De digitale handtekening oplossing van ValidSign sluit daar perfect op aan.
Procesversnelling en inzicht
Sinds begin 2017 maakt O2 Accountants gebruik van de digitale handtekening van ValidSign. De aanleiding hiervoor was dat het over het algemeen lang duurde voordat documenten ondertekend retour kwamen. Soms kwamen ze niet eens ondertekend retour. De doorlooptijd was heel lang of zelfs oneindig. Daarnaast was er geen inzicht in het aantal documenten dat ter ondertekening uit stond bij klanten. “We wilden het ondertekenproces versnellen, maar ook meer inzicht verkrijgen in het aantal documenten dat wordt uitgestuurd,” vertelt Teun den Ouden, Partner bij O2 Accountants.
Voorheen verliep alles per post en moest het secretariaat alles handmatig klaarmaken en versturen, vaak in tweevoud. Hier kwamen veel handelingen bij kijken. Margot van der Sluis, secretarieel medewerker bij O2 Accountants, had hier dagelijks mee te maken en vertelt: “Sinds het gebruik van ValidSign is onze tijdswinst met 70% gestegen. Puur door het verminderde aantal handelingen. We hoeven geen documenten meer te printen of te scannen. Ik zou zwaar depri zijn als dit weer werd teruggedraaid.”
Hoe O2 Accountants bij ValidSign terecht kwam? Primair door de referentie van accountskantoor Accon AVM. Teun vertelt: “Accon AVM zat in een proefperiode bij ValidSign en was erg enthousiast.” In no time kon O2 Accountants al aan de slag met ValidSign. “We kregen een demo van de consultant en na de uitlevering zijn we er dezelfde dag nog mee aan de slag gegaan.”
Klik & klaar
Alle uitgaande documenten binnen O2 Accountants worden momenteel dus niet meer per post, maar digitaal via ValidSign verzonden ter ondertekening. Jaarrekeningen, opdrachtbrieven, normale brieven, noem het maar op. Dit zijn minstens 4.000 documenten per jaar. Deze worden door het secretariaat van O2 Accountants digitaal opgemaakt en verstuurd.
“De accountants zelf hebben er geen omkijken meer naar. Ze hoeven enkel de mail met het ondertekenverzoek te openen en te klikken om te ondertekenen,” vertelt Teun. ValidSign biedt een digitaal platform met een dashboard waarop alle transacties zijn in te zien. “Het dashboard van ValidSign geeft een mooi overzicht van het aantal verstuurde en (nog niet) getekende documenten. De doorlooptijd is korter én we hebben inzicht in het gehele ondertekenproces.”
Daarnaast wordt het voor klanten ook gemakkelijker om documenten snel te ondertekenen. “Je merkt dat de drempel voor de klant lager is en de terugkoppeling hoger is. We hoeven niet meer te zeuren bij de klant om te ondertekenen omdat het gemakkelijker gaat.”
Zakelijke groei
O2 Accountants is de afgelopen jaren sterk gegroeid, elk jaar met ongeveer 15%. “We zijn echt gegroeid, maar het secretariaat is hetzelfde gebleven.” Door de digitale handtekening kan aanzienlijk meer werk worden verricht in minder tijd. Ook kost de oplossing van ValidSign volgens Teun weinig. Deze kosten zijn volgens hem ook zo weer terugverdiend.
“Ik heb het nooit echt berekend, maar ik denk dat we ValidSign binnen drie maanden wel terugverdiend hebben.”
ValidSign draagt binnen O2 Accountants dus bij aan de zakelijke doelen, onder andere door procesversnelling en een inzichtelijk ondertekenproces. Ook is het stukje professionaliteit voor het accountantskantoor van belang. “ValidSign heeft een goede look-and-feel en het is professioneel. Dat willen we ook uitstralen naar klanten,” vertelt Teun. “ValidSign is een soort marketing voor ons. De tool ziet er gewoon goed uit.”
Volledig compliant
ValidSign voldoet met haar oplossing aan Europese wet- en regelgeving. Voor accountants is dat erg belangrijk. “Accountants denken vaak in risico’s en vinden nieuwe dingen nog wel eens eng. Maar de digitale handtekening is juridisch juist beter dan de natte handtekening. Het is makkelijk te bewijzen dat de digitale handtekening rechtsgeldig is,” concludeert Teun.
Voor O2 Accountants was de oplossing van ValidSign ook de ideale uitkomst om compliant te zijn aan de AVG. Om aan de AVG te voldoen werden verwerkersovereenkomsten digitaal verstuurd met ValidSign. “De verwerkersovereenkomsten konden wij met ValidSign heel makkelijk via een bulkupload in één keer verzenden naar al onze klanten. Daarnaast konden we al onze klanten heel gemakkelijk een reminder sturen. Ik denk dat we al wel 80% van al de verstuurde verwerkersovereenkomsten ondertekend terug hebben. Op deze manier waren we heel snel compliant aan iets wat als door velen als vervelend en irritant wordt beschouwd.”
Meer ValidSign
Digitaal ondertekenen is voor de toekomst niet weg te denken en zal wellicht nog geautomatiseerder toegepast worden als het aan Teun ligt: “Bij ons heeft het secretariaat een dubbele functie. We vinden het niet alleen fijn dat ze de handeling doen, maar alles wat de deur uitgaat wordt ook door de medewerkers gelezen zonder dat ze de inhoud kennen. Zal dat verdwijnen in de toekomst? Dat weet ik niet. Er zit relatief veel werk in die check. Als dat uiteindelijk geautomatiseerd kan verlopen, kan het digitaal aanbieden van documenten ter ondertekening wellicht ook geautomatiseerd verlopen. Het versturen door het secretariaat wordt dan overgeslagen. Ik houd het niet voor onmogelijk.”
Dat ValidSign binnen O2 Accountants in de toekomst nog volop zal worden gebruikt is dus wel duidelijk. Digitaal ondertekenem is volledig geïntegreerd in het bedrijfsproces en biedt O2 Accountants vele voordelen. “Ik wou dat ik al tien jaar eerder aan ValidSign was begonnen!”, lacht Teun.
Meer weten over het implementeren van digitaal ondertekenen met ValidSign in uw organisatie?
