Stadgenoot is een woningcorporatie in Amsterdam en verhuurt dertigduizend sociale huurwoningen met een gemiddelde huurprijs van 500 euro per maand. De woningcorporatie is in juli 2008 ontstaan uit een fusie tussen twee Amsterdamse woningcorporaties, de Algemene Woningbouw Vereniging (AWV, opgericht in 1910) en Het Oosten (uit 1911).
Met ruim 300 werknemers, verdeeld over vier bedrijfseenheden van Stadgenoot kunnen we stellen dat het een organisatie van omvang betreft. Twee bedrijfseenheden zorgen voor de financiële en volkshuisvestelijke sturing: Financiën & Bedrijfsvoering en Strategie & Portefeuille. Het klantgerichte werk is ondergebracht bij de bedrijfseenheid Klant & Woning. De vastgoedgerichte projecten zitten bij Vastgoed & Ontwikkeling.
Veiligheid
Sinds begin 2020 ondertekent een groot deel van de organisatie digitaal met de oplossing van ValidSign. De aanleiding voor het inregelen van de digitale handtekening was de wens om de veiligheid rondom het ondertekenproces en persoonsgegevens perfect te kunnen waarborgen. De natte variant heeft de organisatie die garantie niet ten alle tijden kunnen bieden. Stadgenoot is bij ValidSign terecht gekomen via hun ERP systeem leverancier Aareon. Al vrij snel na de aanbeveling is er een gesprek met ValidSign ingepland voor een demonstratie van het ondertekenplatform en het bespreken van de mogelijkheden voor Stadgenoot. Ibrahim Hassan, functioneel beheerder bij Stadgenoot: “Het vinden van een digitale handtekening leverancier is vrij eenvoudig, maar een leverancier die zich eveneens als een partner opstelt en altijd meedenkt met de klant vind je zelden. Wij hebben dit in ValidSign gevonden.”
Op twee afdelingen na is de digitale handtekening van ValidSign nu binnen de gehele organisatie uitgerold. Deze twee afdelingen nemen momenteel de dienst van de digitale handtekening bij een andere leverancier af. Deze afdelingen gebruiken deze functionaliteit dus al wat langer. Op deze manier hanteert iedere afdeling een waterdichte beveiliging voor ondertekende documenten en hebben het ondertekenproces van A tot Z inzichtelijk. De organisatie heeft ervoor gekozen om ondertekenaars te identificeren middels een tweede-factor authenticatie. Deze SMS authenticatie zorgt ervoor dat naast e-mail verificatie, ook het telefoonnummer van de ondertekenaar wordt geverifieerd om er zeker van te zijn dat het om de juiste persoon gaat.
Daarnaast gaat men gebruik maken van de IDIN authenticatie. Deze manier van identificeren gaat vooral gebruikt worden door onze huurders. Bijvoorbeeld bij het ondertekenen van de huurcontracten.
Een aantal afdelingen gebruiken ValidSign voornamelijk voor het (laten) ondertekenen van formulieren, opdrachten en/of contracten door externen, waar de afdeling financiën interne (uit)betaalopdrachten ondertekent.
Plaats- en tijd onafhankelijk
De huidige manier van werken door de corona crisis heeft ervoor gezorgd dat de er meer en meer behoefte is aan de digitale manier van ondertekening. Ibrahim zegt: “Zoals de rest van Nederland begin 2020 en op een abrupte manier mochten we enkel thuiswerken. Even een handtekening halen bij je manager of directeur was een bijzondere opgave. We waren gedwongen om processen anders in te richten. De ondertekenaars waren bijvoorbeeld niet op locatie aanwezig of beschikten niet over een eigen printer. Met ValidSign kunnen wij plaats- tijd en device onafhankelijk ondertekenen”.
Proces versnellend
Naast het feit dat de oplossing de veiligheid van documenten waarborgt is het ook proces versnellend. “De doorlooptijd van een ondertekening in het algemeen is flink ingekort omdat een aantal handelingen niet meer uitgevoerd hoeft te worden. De papierenrompslomp is minder en werknemers hebben meer tijd voor andere zaken.. De ValidSign gebruikers binnen Stadgenoot zijn tevreden over de oplossing en konden na een eerste begeleiding, wat ook weer medegeorganiseerd is door ValidSign zonder slag of stoot ermee aan de slag.
Toekomst
Binnen nu en een aantal weken verwachten we dat de twee afdelingen die momenteel de ValidSign functionaliteit nog niet gebruikende oplossing in gebruik nemen en zullen er veel meer documenten per maand digitaal ondertekend worden met ValidSign. Daarnaast zijn ValidSign en Aareon bezig met de ontwikkeling van de integratie tussen het ERP systeem Tobias AX en ValidSign zodat Stadgenoot en andere bedrijven vanuit het vertrouwde ERP systeem kunnen gaan ondertekenen. Zodra de integratie is gerealiseerd zullen meerdere afdelingen er gebruik van maken. Ibrahim zegt: “De digitale handtekening is niet meer weg te denken uit onze processen en het gebruik zal de komende jaren alleen maar toenemen. Dat is ook de reden waarom we graag met ValidSign en Aareon de samenwerking aangaan om de integratie nog meer toekomstbestendig te maken. Daar investeren we graag tijd en moeite in, omdat we geloven dat we daar veel voor terug krijgen”.
Meer weten over het implementeren van digitaal ondertekenen met ValidSign in uw organisatie?
