Tilburg University heeft een grote stap gezet in het digitaliseren van haar documenten met behulp van Validsign. Validsign is een cloudgebaseerde oplossing waarmee documenten eenvoudig elektronisch kunnen worden ondertekend, wat de verwerking en acceptatie van de documenten eenvoudiger maakt. Dankzij deze samenwerking kunnen studenten en medewerkers van Tilburg University veilig digitale documenten ondertekenen vanuit SAP SuccessFactors. In deze blogpost bespreken we hoe deze samenwerking werkt en wat de voordelen zijn voor Tilburg University.
De maatschappij dienen en die beter maken voor de burgers. Dat is wat Tilburg University drijft. De oprichter van de universiteit, Martinus Cobbenhagen, vond dat wie de samenleving wil begrijpen, er actief en bewust bij betrokken moet zijn. Dit gedachtegoed vormt nog altijd de basis voor de organisatie.
Tilburg University is een van oorsprong katholieke universiteit gevestigd in Tilburg. Als een van de oudste universiteiten van Nederland vierde zij in 2022 alweer haar 95-jarig bestaan.
Met 20.254 studenten in 2021 en meer dan 1.500 medewerkers worden er enorm veel interne en externe documenten ondertekend. Een groot aantal van deze documenten wordt sinds begin 2019 door het inzetten van ValidSign voorzien van een digitale handtekening.
Procesefficiency
Tilburg University is bij ValidSign terecht gekomen via DMS leverancier HuRis. Vanwege haar partnership met ValidSign biedt HuRis de ondertekenoplossing geïntegreerd in SAP SuccessFactors aan aan haar klanten. Op deze manier digitaliseert Tilburg University het volledige proces van generatie van een document, het digitaal ondertekenen van dit document tot opslag in het HR-portaal.
De aanleiding om over te gaan tot de digitale handtekening was het verhogen van de efficiency van bepaalde HR-processen. Maurice Driessen, Project & Information Manager bij Tilburg University: “Voorheen kon het ondertekenen van een arbeidscontract of ouderschapsverlofbrief dagen in beslag nemen. Vrijwel alle HR-documenten moeten namelijk rechtsgeldig ondertekend worden door onze directeuren en/of (toekomstig) medewerkers. Deze ondertekenaars zijn vaak niet op hetzelfde moment op dezelfde plek aanwezig. De documenten werden om die reden vaak per post of koerier van ondertekenaar naar ondertekenaar verplaatst. Met ValidSign onderteken je plaats- en tijdonafhankelijk waardoor dit nu binnen enkele minuten geregeld is.”
Veiligheid
AVG technisch biedt de digitale handtekening ook uitkomst. Met ValidSign wordt de veiligheid rondom het ondertekenen en de vertrouwelijkheid van het omgaan met persoonsgegevens perfect gewaarborgd. Driessen zegt: “Door een multi-factor authenticatie toe te voegen aan het ondertekenverzoek wordt de identiteit van de ondertekenaar extra gecontroleerd en weten we zeker wie er ondertekent. Ook is de volledige audit-trail (controlespoor) terug te zien in het bewijsdocument, dat direct nadat het ondertekenen is voltooid, beschikbaar wordt gesteld in ValidSign”.
Op dit moment worden alle HR-documenten waar een rechtsgeldige handtekening voor nodig is digitaal ondertekend met de oplossing van ValidSign. Dit zijn ongeveer 7.000 documenten op jaarbasis.
Overzicht
“ValidSign zorgt daarnaast ook voor een betere beheersing van de documentenstromen. In het dashboard van het platform zijn alle uitstaande ondertekenverzoeken inclusief de status terug te vinden. We hoeven daardoor minder acties uit te zetten om na te gaan waar het te ondertekenen document zich bevindt. Als iemand vergeet te ondertekenen, wordt er middels het herinneringsschema na een aantal dagen een reminder uitgestuurd met nogmaals een verzoek om het document te ondertekenen”, aldus Driessen.
Gebruiksvriendelijk
Digitaal ondertekenen is voor de toekomst niet meer weg te denken binnen Tilburg University. Eindgebruikers zijn erg tevreden over de oplossing van ValidSign. Volgens Driessen “ervaren collega’s het platform als gebruiksvriendelijk. De integratie met SAP SuccessFactors zorgt voor een volledig gestroomlijnd proces, van generatie van een document, tot (meervoudige) ondertekening en geautomatiseerde opslag in het dossier.”
Meer weten over het implementeren van digitaal ondertekenen met ValidSign in uw organisatie?