Tilburg University ondertekent digitaal met ValidSign vanuit SAP SuccesFactors

Tilburg University

De maatschappij dienen en die beter maken voor de burgers. Dat is wat Tilburg University drijft. De oprichter van de universiteit, Martinus Cobbenhagen, vond dat wie de samenleving wil begrijpen, er actief en bewust bij betrokken moet zijn. Dit gedachtegoed vormt nog altijd de basis voor de organisatie.

Tilburg University is een van oorsprong katholieke universiteit gevestigd in Tilburg. Als een van de oudste universiteiten van Nederland viert zij volgend jaar alweer haar 95-jarig bestaan.

Met 19.334 studenten en meer dan 1.500 medewerkers worden er enorm veel interne en externe documenten ondertekend, en gelukkig wordt een groot aantal van deze documenten sinds begin 2019 digitaal ondertekend met de digitale handtekening van ValidSign.

Procesefficiency

Tilburg University is bij ValidSign terecht gekomen via hun DMS leverancier HuRis. HuRis is een partner van ValidSign die de onze oplossing geïntegreerd in SAP SuccessFactors aanbiedt aan klanten. Op deze manier digitaliseert Tilburg University het volledige ondertekenproces van generatie van een document tot opslag in het HR-portaal.

De aanleiding voor het inregelen van de digitale handtekening was efficiency van HR processen. Maurice Driessen, Project & Information Manager bij Tilburg University: “Voorheen kon het ondertekenen van een arbeidscontract of ouderschapsverlofbrief dagen in beslag nemen. Vrijwel alle HR documenten moeten namelijk rechtsgeldig ondertekend worden door onze directeuren en/of (toekomstig) medewerkers. Deze ondertekenaars zijn vaak niet op hetzelfde moment op dezelfde plek aanwezig. De documenten werden om die reden vaak per post of koerier van ondertekenaar naar ondertekenaar verplaatst. Met ValidSign onderteken je plaats- en tijd onafhankelijk waardoor dit nu binnen enkele minuten geregeld is.”

Veiligheid

AVG technisch biedt de digitale handtekening ook uitkomst. Met ValidSign wordt de veiligheid rondom het ondertekenproces en persoonsgegevens perfect gewaarborgd. Driessen zegt: “Door een multi-factor authenticatie toe te voegen aan het ondertekenverzoek wordt de identiteit van de ondertekenaar extra gecontroleerd en weet men zeker wie er ondertekent en zijn de persoonsgegevens beter beschermd. Ook is de volledige audit-trail terug te zien in de samenvatting, die direct nadat de ondertekening beschikbaar wordt gesteld in ValidSign”.

Op dit moment worden alle HR documenten waar een rechtsgeldige handtekening voor nodig is digitaal ondertekend met de oplossing van ValidSign. Dit zijn ongeveer 7000 documenten op jaar basis.

Overzicht

“ValidSign zorgt daarnaast ook voor een betere beheersing van de documentenstromen. In het dashboard van het platform zijn alle ondertekeningen inclusief de status terug te vinden. We hoeven daardoor minder acties uit te zetten om  na te gaan waar het te ondertekenen document zich bevindt. En mocht een handtekening toch op zich laten wachten, wordt er middels het herinneringsschema na een aantal dagen een reminder uitgestuurd met nogmaals een verzoek om het document te ondertekenen”, aldus Driessen.

Gebruiksvriendelijk

Digitaal ondertekenen is voor de toekomst niet meer weg te denken binnen Tilburg University. Eindgebruikers zijn erg tevreden over de oplossing van ValidSign. Volgens Driessen “ervaren collega’s het platform als gebruiksvriendelijk. De integratie met SAP SuccesFactors zorgt voor een volledig gestroomlijnd ondertekenproces, van generatie van een document, tot meervoudige ondertekening en geautomatiseerde opslag in het dossier.”

More…

UMCG kiest voor ValidSign!

UMCG kiest voor ValidSign!

Het Universitair Medisch Centrum Groningen ondertekent documenten voortaan digitaal met ValidSign. Ze beginnen met het...

Koningsdag winactie Julianatoren

Koningsdag winactie Julianatoren

Speciaal voor koningsdag komen wij weer met onze jaarlijkse winactie in samenwerking met Kinderpretpark Julianatoren....