+31853033676 info@validsign.eu

SPIE versnelt doorlooptijd processen door het inzetten van ValidSign

De SPIE Groep is ontstaan in Frankrijk in 1839. Het bedrijf is opgericht door Joseph Louis François Chéseaux onder de naam Chéseaux & Cie en richtte zich in eerste instantie op het installeren van verlichting in gebouwen en op straat. In de loop der tijd is het bedrijf uitgegroeid tot een wereldwijd opererende technische dienstverlener.

SPIE Nederland, een dochteronderneming van de SPIE Groep, helpt haar klanten bij het ontwerp, de aanleg, de exploitatie en het onderhoud van energienetwerken en -voorzieningen, infrastructuur en (industriële) gebouwen. De oplossingen van SPIE helpen gebouwen optimaal te presteren, maken steden slimmer, faciliteren de energietransitie en verduurzamen industriële en gebouwgebonden activiteiten. Dankzij de overname in januari 2022 van Strukton Worksphere, gespecialiseerd in het beheer, onderhoud, ontwerp en bouw van technische installaties in gebouwen, is SPIE Nederland inmiddels de grootste multi-technische dienstverlener van Nederland met meer dan 6.000 medewerkers verspreid over 41 locaties.

Strukton Worksphere was voorloper in de markt als het gaat om datagedreven onderhoud en het digitaliseren van bedrijfsprocessen. Het was daardoor doorlopend op zoek naar nieuwe manieren om processen slimmer in te richten en tegelijkertijd papiergebruik te verminderen. In 2020 realiseerde Sandra Bakker, programmamanager digitalisering, zich dat er een grote efficiëntieslag gemaakt kon worden in het ondertekenen van documenten binnen de organisatie. Er is destijds gekozen voor de digitale handtekening van ValidSign om haar gebruiksvriendelijkheid. De digitale handtekening van ValidSign werd na een leveranciersselectie gekozen en ingeregeld om in eerste instantie het ondertekenproces van offertebrieven en inkoopovereenkomsten digitaal te laten verlopen.

In 2022 is Strukton Worksphere opgegaan in de divisie Building Solutions van SPIE Nederland. Het gehele applicatielandschap van Worksphere werd bij deze samenvoeging overgenomen en daarmee dus ook de oplossing van ValidSign. Sandra Bakker: “Voorheen werd een offertebrief digitaal opgesteld, waarbij de kwaliteit sterk verminderende wanneer het document geprint, getekend, gescand (soms scheef) en vervolgens per mail verstuurd werd. Bovendien was het ondertekenen van overeenkomsten door meerdere partijen vaak een tijdrovend proces, waarbij overeenkomsten soms ook zoek raakten in de post.. Sinds we ValidSign gebruiken is een offertebrief bij wijze van spreken binnen 1 minuut ondertekend.”

Overzicht

SPIE heeft ValidSign een jaar lang getest voor het digitaal ondertekenen van offertebrieven en inkoopovereenkomsten. Kort na de succesvolle testfase werd de digitale handtekening geïntroduceerd bij andere afdelingen voor externe ondertekeningen, waaronder arbeidsovereenkomsten. “ValidSign werkt eenvoudig en zorgt voor een betere beheersing van de documentenstromen. In het dashboard van ValidSign zijn alle uitstaande ondertekenverzoeken inclusief de status terug te vinden. We hoeven daardoor minder acties uit te zetten om na te gaan bij wie het te ondertekenen document zich bevindt. Contracten of overeenkomsten die per post naar klanten werden verstuurd raakten in het verleden wel eens kwijt waardoor het gehele pakket opnieuw moest worden opgesteld, ondertekend en verstuurd. Als een ondertekening tegenwoordig uitblijft, kun je na een aantal dagen eenvoudig een reminder sturen met nogmaals het verzoek om het document te ondertekenen”, aldus Bakker.

Plaats- en tijdonafhankelijk

Naast het overzicht in documentstromen biedt ValidSign de mogelijkheid om plaats- en tijdonafhankelijk te ondertekenen. “Het komt regelmatig voor dat bijvoorbeeld offertes op het laatste moment nog aangepast en getekend moeten worden. Wanneer dit na werktijd gebeurt, of als een ondertekenaar niet op kantoor is, is dat geen probleem meer. In dat geval kan een ondertekenaar de documenten indien nodig gewoon thuis of vanaf een andere locatie ondertekenen, ook via hun telefoon”, zegt Bakker.

De ondertekenoplossing heeft er dus voor gezorgd dat overeenkomsten sneller worden getekend omdat ondertekenaars waar zij zich ook bevinden, documenten kunnen ondertekenen. Hierdoor zijn weken veranderd in dagen of zelfs uren.

Een toekomst met ValidSign

Digitaal ondertekenen met ValidSign is voor de toekomst niet weg te denken binnen SPIE. Jaarlijks worden er zo’n 16 duizend documenten digitaal ondertekend met ValidSign en dat aantal neemt alleen maar toe. “ValidSign wordt langzamerhand uitgebreid binnen de organisatie. Op dit moment wordt onderzocht binnen welke andere divisies of stafafdelingen van SPIE Nederland de digitale handtekening nog meer kan worden uitgerold.  Daarnaast zal SPIE Nederland in de toekomst naar verwachting de integratie tussen ValidSign en SharePoint Online afnemen om zo ook het laatste stapje in het ondertekenproces automatisch te laten verlopen”, aldus Bakker. De integratie met SharePoint Online is een belangrijke Add-On voor elke organisatie die daadwerkelijk een digitale werkomgeving in wil richten.

 

Meer weten over het implementeren van digitaal ondertekenen met ValidSign in uw organisatie?

Vraag nu hier een gratis demo aan!