Vandaag is het Prinsjesdag. Op deze derde dinsdag in september begint het nieuwe werkjaar van de
regering en biedt minister Kaag van Financiën de Miljoenennota en de Rijksbegroting aan de Tweede
Kamer aan. Een goed moment om eens te kijken hoeveel u kunt besparen door het introduceren van de digitale handtekening van ValidSign.
Materiaalkosten
Het komt niet als een verrassing dat alles weer duurder wordt, maar het is daarom niet minder belangrijk om als organisatie te kijken naar hetgeen waar wel op bezuinigd kan worden. Organisaties versturen jaarlijks honderden/duizenden documenten ter ondertekening. De kosten voor het versturen en ondertekenen van een papierencontract of overeenkomst zijn ongeveer drie euro. De kosten rondom het ondertekenen van documenten lopen hoog op voor een organisatie die honderden of misschien wel duizenden ondertekeningen per jaar verricht. De digitale handtekening is de oplossing om deze kosten te drukken.
Daarnaast kost het printen van een contract van drie A4tjes plus de algemene voorwaarden van 10 kantjes al gauw €0,80 in totaal. Documenten hoeven niet meer onnodig worden geprint om vervolgens met de natte handtekening te ondertekenen. De kosten van het papier en de inkt verdwijnen dus voorgoed door het gebruik van de digitale handtekening van ValidSign.
Arbeidskosten
Naast de materiaalkosten van de document workflow zijn de arbeidskosten een nog grotere kostenpost, die flink gereduceerd kan worden middels het inregelen van de digitale handtekening. Het is overigens lastig om de exacte kosten hiervan te bepalen omdat het kostenplaatje afhangt van meerdere factoren, waaronder het uurloon, de grootte van het bedrijf en de hoeveelheid contracten die de organisatie op jaar basis ter ondertekening verstuurt.
Begin nu met besparen
Hoe dan ook kunnen we wel stellen dat een officemanager en/of administratief medewerker geen documenten meer hoeft te printen, klaar te maken en per post hoeft te versturen. Ook het bijhouden van de status rondom de verstuurde documenten is in een oogopslag te zien in het platform van de digitale handtekening. Zelfs wanneer een contract nog niet is ondertekend is het mogelijk om vanuit het digitale handtekening platform een herinnering te versturen waardoor het nabellen van relaties vaak niet meer nodig is.
Samengevat is het natte ondertekenproces op deze manier niet alleen belastend voor het milieu, maar het is ook een arbeidsintensief proces dat veel tijd en dus geld kost. Het ondertekenproces is bij uitstek een proces waar slagen in gemaakt kunnen worden. Door over te stappen op digitaal ondertekenen kan de doorlooptijd met wel 80% worden versneld en wordt het proces veel minder arbeidsintensief voor zowel de eindgebruiker als voor de ondertekenaar. Fouten en datalekken kunnen sterk verminderd worden door het volledig digitale proces waarbij u ook direct uw documenten digitaal kunt archiveren.
Wilt u ook uw gehele workflow digitaliseren om tijd en kosten te besparen? Neem dan gerust contact op met info@validsign.eu en wij vertellen u graag meer over de digitale handtekening van ValidSign.
