Al sinds 1920 vormt het bouwbedrijf het hart van de organisatie. De 350 medewerkers van de Nijs zijn samen verantwoordelijk voor de ontwikkeling van diverse bouwprojecten. Er worden rond de dertig projecten tegelijkertijd zowel zelf of samen met partners gerund. Voor de bouwprojecten combineert deze moderne bouwer, ouderwets betrouwbaar vakmanschap met innovatieve ontwikkelingen, waarin het milieu en duurzaamheid een belangrijke rol speelt. De twee B.V.’s, M.J. de Nijs en de Nijs Castricum verzorgen particuliere bouw, beheer en onderhoud. Daarnaast runt de organisatie een timmerfabriek waarin eigen kozijnen en andere houten elementen worden geproduceerd zodat zij zeker kan zijn van hoogstaande kwaliteit.
Als specialist op het gebied van binnenstedelijk bouwen aan grote en kleine, vaak ingewikkelde projecten werd het verkrijgen van de benodigde handtekeningen per project haast onmogelijk. Het ondertekenproces kon zo drie weken in beslag nemen. De Nijs maakt sinds november 2018 gebruik van de ondertekenoplossing van ValidSign en procesoptimalisatie was hiervoor de primaire aanleiding. Het ondertekenproces van verscheidene bedrijfsprocedures verliep erg omslachtig.
Binnen de bouwsector heeft men namelijk vaak te maken met ingewikkelde ondertekenprocessen omdat er altijd meerdere partijen die niet werkzaam zijn op één en dezelfde locatie, akkoord moeten geven voor een overeenstemming. “Bastiaan de Geus, Applicatiebeheerder bij de Nijs vertelt: Voorheen werd een document opgesteld, uitgeprint en op het bureau van de eerste tekenbevoegde gelegd ter ondertekening. De documenten bleven lang liggen en moesten vervolgens na interne ondertekening per mail naar de externe ondertekenaars worden gestuurd. Welke na externe ondertekening handmatig gearchiveerd moesten worden. Dit hoeft nu gelukkig niet meer”.
“Ik vind het fantastisch dat de directie ook na werktijd vanuit huis de nodige documenten kan ondertekenen”
Dé oplossing
De Nijs is bij ValidSign terechtgekomen via een concullega die al gebruik maakte van de oplossing. “Wij realiseerden ons dat de ondertekenprocessen binnen het bedrijf efficiënter gemaakt konden worden”, aldus Diane Naber, Administratief medewerker inkoop.
Er is destijds gekozen voor de digitale handtekeningoplossing van ValidSign om haar gebruiksvriendelijkheid en de bestaande integratie met het documentmanagementsysteem Docstream. “Documenten worden door de koppeling meteen na ondertekening op de juiste plek gearchiveerd in Docstream en zijn achteraf gemakkelijk in te zien”, aldus De Geus. De ondertekenoplossing heeft ervoor gezorgd dat contracten sneller gesloten worden omdat tekenbevoegden waar dan ook ter wereld, dezelfde dag nog de benodigde documenten kunnen ondertekenen en terugsturen. Hierdoor zijn weken verandert in dagen of zelfs uren. Dit verkleint de afstand tussen het directiesecretariaat, de medewerkers werkzaam op locatie en de kantoormedewerkers. “Ik vind het fantastisch dat de directeur ook na een lange werkdag, thuis de nodige documenten kan ondertekenen”, vertelt Naber.
Kort na de implementatie op afdeling Inkoop volgden meer afdelingen binnen de Nijs. De oplossing wordt tegenwoordig ook ingezet door het directiesecretariaat voor de ondertekening van onderaannemersovereenkomsten en de ICT afdeling laat gebruikersovereenkomsten ondertekenen via ValidSign.
Betrouwbaarheid en transparantie
“De ondertekenoplossing van ValidSign verspreidt zich als een olievlek binnen de Nijs”, aldus De Geus. Een belangrijke oorzaak hiervan is de volledige rechtsgeldigheid die de oplossing biedt. Er worden regelmatig miljoenencontracten gesloten door de Nijs waarvoor dit van essentieel belang is. Voor de directie was dit dan ook een vereiste. De natte handtekening wordt vervangen door een digitale handtekening zonder dat de sterkte ervan verandert.
Naast betrouwbaarheid kan de Nijs met ValidSign ook transparantie bieden aan partners en klanten door het invoegen van haar eigen huisstijl in het ValidSign platform. Dit werd meteen na de aanschaf van de oplossing gevisualiseerd en geïmplementeerd.
Een toekomst met ValidSign
Digitaal ondertekenen met ValidSign is voor de toekomst niet weg te denken binnen de Nijs. Zodra ook de afrekenstaten met de oplossing van ValidSign ondertekend kunnen worden zal het zich hoogstwaarschijnlijk over het gehele bedrijf verspreiden. Dit, omdat bedrijfsleiders met een enorm bereik binnen de organisatie dan ook met ValidSign zullen gaan werken. Er zullen dan meerdere integraties moeten worden ontwikkeld omdat er binnen de Nijs gebruik wordt gemaakt van verschillende programma’s.
“Dit zal in de nabije toekomst zeker gaan gebeuren, wat uiteindelijk zal leiden tot volledige digitale ondertekening binnen onze organisatie”, aldus de Geus.
Meer weten over het implementeren van digitaal ondertekenen met ValidSign in uw organisatie?
