Als één van de 21 waterschappen in Nederland wordt Waterschap Rivierenland gestuurd door de missie “het zorgen voor veilige dijken en een evenwichtig watersysteem.” Waterschap Rivierenland opereert in de provincies Zuid-Holland, Gelderland, Noord-Brabant en Utrecht, vanuit een centraal gelegen kantoor gevestigd in het Gelderse Tiel. De organisatie draagt zorg voor diverse taken op het gebied van waterhuishouding waaronder waterkwaliteit- en kwantiteit, vaarwegbeheer, waterkeringen en calamiteitenzorg.
Waterschap Rivierenland koos voor ValidSign om het ondertekenproces te optimaliseren.
Procesoptimalisatie
Sinds september 2019 maakt Waterschap Rivierenland gebruik van de digitale handtekening van ValidSign. De aanleiding hiervoor was dat het proces rondom de ondertekening van verscheidene overeenkomsten op de afdeling Grondzaken suboptimaal verliep. Voor het sluiten van overeenkomsten is de afdeling namelijk sterk afhankelijk van externe ondertekenaars die niet op hetzelfde moment en op dezelfde locatie een handtekening kunnen zetten. Documenten werden opgesteld, geprint, in een tekenboek gelegd, intern ondertekend, per post verzonden naar de klant, ondertekend door de klant, teruggestuurd, intern gecontroleerd, de begeleidende brief werd toegevoegd, nogmaals intern ondertekend en weer per bode verzonden. De doorlooptijd van dit traject was minimaal twee weken.
Cindy Lelie, medewerker Grondzaken bij het waterschap Rivierenland: “ Met ValidSign kan een overeenkomst bij wijze van spreken binnen een uur rond zijn. Alle benodigde stappen worden nu in een enkele handeling succesvol afgerond. Er komt geen printer meer aan te pas en de stukken hoeven niet meer per post naar contractanten te worden verstuurd.”
Overzicht in het Dashboard
Daarnaast maakt ValidSign het mogelijk om transacties te monitoren. In het dashboard van de oplossing worden namelijk alle transacties weergegeven. Lelie zegt: “Ik kan zien wanneer en door wie de transactie is aangemaakt. Ook is inzichtelijk wie zijn of haar handtekening al heeft gezet en wie nog op zich laat wachten. Mocht een ondertekening toch op zich laten wachten dan wordt de reminder functionaliteit gebruikt en ontvangt de ondertekenaar een verzoek om alsnog het document te ondertekenen.”
Klanttevredenheid
Kort na de installatie op locatie konden de werknemers al met ValidSign uit de voeten en zijn verschillende bedrijfsprocessen versneld middels de digitale handtekening. Op dit moment wordt de oplossing ingezet voor het ondertekenen van de gebruikersovereenkomsten waaronder huur, pacht, onderhouds-en bruikleenovereenkomsten. “Wij staan voor betrouwbaarheid en professionaliteit en dit willen wij graag uitstralen. ValidSign draagt hieraan bij met het gebruiksvriendelijke platform, de mooi vormgegeven website en de snelle support afdeling, aldus Lelie.” Ook de klant ontvangt hierdoor de juiste service vanuit Waterschap Rivierenland.
Uitbreiding van ValidSign
Voor Waterschap Rivierenland is digitaal ondertekenen een onvermijdelijke stap gebleken. Nadat de pilot met ValidSign binnen de afdeling Grondzaken positief werd afgerond, steeg de behoefte naar digitaal ondertekenen. De digitale handtekening wordt op dit moment uitgerold binnen de afdelingen Inkoop, Vergunningen en Handhaving. Ook voor het goedkeuren van uren, dus voor intern gebruik, wordt gebruik gemaakt van ValidSign.
Meer weten over het implementeren van digitaal ondertekenen met ValidSign in uw organisatie?
Vraag nu hier een gratis demo aan!
