De SPIE Groep is ontstaan in Frankrijk in 1839. Het bedrijf is opgericht door Joseph Louis François Chéseaux onder de naam Chéseaux & Cie en richtte zich in eerste instantie op het installeren van verlichting in gebouwen en op straat. In de loop der tijd is het bedrijf uitgegroeid tot een wereldwijd opererende technische dienstverlener.

SPIE Nederland, een dochteronderneming van de SPIE Groep, helpt haar klanten bij het ontwerp, de aanleg, de exploitatie en het onderhoud van energienetwerken en -voorzieningen, infrastructuur en (industriële) gebouwen. De oplossingen van SPIE helpen gebouwen optimaal te presteren, maken steden slimmer, faciliteren de energietransitie en verduurzamen industriële en gebouwgebonden activiteiten. Dankzij de overname in januari 2022 van Strukton Worksphere, gespecialiseerd in het beheer, onderhoud, ontwerp en bouw van technische installaties in gebouwen, is SPIE Nederland inmiddels de grootste multi-technische dienstverlener van Nederland met meer dan 6.000 medewerkers verspreid over 41 locaties.

Strukton Worksphere was voorloper in de markt als het gaat om datagedreven onderhoud en het digitaliseren van bedrijfsprocessen. Het was daardoor doorlopend op zoek naar nieuwe manieren om processen slimmer in te richten en tegelijkertijd papiergebruik te verminderen. In 2020 realiseerde Sandra Bakker, programmamanager digitalisering, zich dat er een grote efficiëntieslag gemaakt kon worden in het ondertekenen van documenten binnen de organisatie. Er is destijds gekozen voor de digitale handtekening van ValidSign om haar gebruiksvriendelijkheid. De digitale handtekening van ValidSign werd na een leveranciersselectie gekozen en ingeregeld om in eerste instantie het ondertekenproces van offertebrieven en inkoopovereenkomsten digitaal te laten verlopen.

In 2022 is Strukton Worksphere opgegaan in de divisie Building Solutions van SPIE Nederland. Het gehele applicatielandschap van Worksphere werd bij deze samenvoeging overgenomen en daarmee dus ook de oplossing van ValidSign. Sandra Bakker: “Voorheen werd een offertebrief digitaal opgesteld, waarbij de kwaliteit sterk verminderende wanneer het document geprint, getekend, gescand (soms scheef) en vervolgens per mail verstuurd werd. Bovendien was het ondertekenen van overeenkomsten door meerdere partijen vaak een tijdrovend proces, waarbij overeenkomsten soms ook zoek raakten in de post.. Sinds we ValidSign gebruiken is een offertebrief bij wijze van spreken binnen 1 minuut ondertekend.”

Overzicht

SPIE heeft ValidSign een jaar lang getest voor het digitaal ondertekenen van offertebrieven en inkoopovereenkomsten. Kort na de succesvolle testfase werd de digitale handtekening geïntroduceerd bij andere afdelingen voor externe ondertekeningen, waaronder arbeidsovereenkomsten. “ValidSign werkt eenvoudig en zorgt voor een betere beheersing van de documentenstromen. In het dashboard van ValidSign zijn alle uitstaande ondertekenverzoeken inclusief de status terug te vinden. We hoeven daardoor minder acties uit te zetten om na te gaan bij wie het te ondertekenen document zich bevindt. Contracten of overeenkomsten die per post naar klanten werden verstuurd raakten in het verleden wel eens kwijt waardoor het gehele pakket opnieuw moest worden opgesteld, ondertekend en verstuurd. Als een ondertekening tegenwoordig uitblijft, kun je na een aantal dagen eenvoudig een reminder sturen met nogmaals het verzoek om het document te ondertekenen”, aldus Bakker.

Plaats- en tijdonafhankelijk

Naast het overzicht in documentstromen biedt ValidSign de mogelijkheid om plaats- en tijdonafhankelijk te ondertekenen. “Het komt regelmatig voor dat bijvoorbeeld offertes op het laatste moment nog aangepast en getekend moeten worden. Wanneer dit na werktijd gebeurt, of als een ondertekenaar niet op kantoor is, is dat geen probleem meer. In dat geval kan een ondertekenaar de documenten indien nodig gewoon thuis of vanaf een andere locatie ondertekenen, ook via hun telefoon”, zegt Bakker.

De ondertekenoplossing heeft er dus voor gezorgd dat overeenkomsten sneller worden getekend omdat ondertekenaars waar zij zich ook bevinden, documenten kunnen ondertekenen. Hierdoor zijn weken veranderd in dagen of zelfs uren.

Een toekomst met ValidSign

Digitaal ondertekenen met ValidSign is voor de toekomst niet weg te denken binnen SPIE. Jaarlijks worden er zo’n 16 duizend documenten digitaal ondertekend met ValidSign en dat aantal neemt alleen maar toe. “ValidSign wordt langzamerhand uitgebreid binnen de organisatie. Op dit moment wordt onderzocht binnen welke andere divisies of stafafdelingen van SPIE Nederland de digitale handtekening nog meer kan worden uitgerold.  Daarnaast zal SPIE Nederland in de toekomst naar verwachting de integratie tussen ValidSign en SharePoint Online afnemen om zo ook het laatste stapje in het ondertekenproces automatisch te laten verlopen”, aldus Bakker. De integratie met SharePoint Online is een belangrijke Add-On voor elke organisatie die daadwerkelijk een digitale werkomgeving in wil richten.

Meer weten over het implementeren van digitaal ondertekenen met ValidSign in uw organisatie?

Vraag nu hier een gratis demo aan!

Yes We Can Clinics

Yes We Can Clinics is een jeugdkliniek voor jongeren van 13 t/m 23 jaar met psychische problemen, verslavingen en/of gedragsproblemen. De professionals die werkzaam zijn voor YWCC helpen jongeren en hun ouders om hun leven weer op de rit te krijgen. Yes We Can Clinics heeft zowel een nationale als internationale kliniek. De internationale kliniek bestaat nu ongeveer vijf jaar en is na de opstart vrij snel begonnen met het digitaal (laten) ondertekenen van documenten met ValidSign. Veiligheid staat hoog in het vaandel bij Yes We Can Clinics. ValidSign biedt deze zekerheid: documenten kunnen veilig digitaal ter ondertekening worden aangeboden.

“Voor Yes We Can Clinics is er de noodzaak voor de toepassing van ValidSign om plaats- en tijdsonafhankelijk te ondertekenen”

Plaats- en tijdsonafhankelijkheid ondertekenen

Het digitaal ondertekenen van documenten is voor de internationale kliniek van YWCC een noodzaak. Het gaat hier namelijk om jongeren vanuit verschillende landen en zelfs werelddelen. Brigitte de Jager, Senior Beleidsadviseur bij Yes We Can Clinics, vertelt: “In de internationale kliniek is er de noodzaak voor de toepassing van ValidSign, omdat we dan niet kunnen vragen of mensen “even” langs komen om een handtekening te zetten. We hebben internationale patiënten uit Afrika, Europa, Azië en Zuid-Amerika, noem maar op. Daarvoor is die plaats- en onafhankelijkheid heel belangrijk.” Het digitaal ondertekenen van documenten gebeurt in de intakefase, dus voordat het behandelplan/de behandelovereenkomst wordt opgesteld. Daarnaast bij de evaluatiefase, voor het ondertekenen van evaluatieformulieren. Het is niet meer nodig om alle personen dan bij elkaar te laten komen om te ondertekenen.
“Het is in de zorg heel erg belangrijk dat je heel goed afspreekt wat er gaat gebeuren en met welk doel. Je hebt ook veel toestemmingsverklaringen nodig. Toestemming om verklaringen te delen met een andere zorgverlener. Dat proces is in de zorg heel erg belangrijk én privacygevoelig. De documenten worden ondertekend door de behandelaar en de patiënt en/of de ouders. Ook dat is natuurlijk een reden om te kiezen voor ValidSign. Er zijn meerdere partijen die goedkeuringen moeten geven en daarvoor hoeven ze niet op één moment ter plekke te zijn”, aldus Brigitte. “Dat kan dan via ValidSign netjes achter elkaar worden ondertekend.”

Veilig digitaal ondertekenen

Naast de plaats- en tijdsonafhankelijkheid is veiligheid een belangrijke factor voor Yes We Can Clinics. “Onze doelgroep is heel gevoelig voor privacy en daarom kiezen ze ook voor een kliniek die privacy hoog in het vaandel heeft staan,” aldus Brigitte. Het gaat daarbij om de veiligheid op het terrein waar ze verblijven, maar ook om de veiligheid van de patiënt informatie. “Patiënten informatie is hypergevoelige informatie. Het hele levensverhaal van patiënten staat in die documenten en bijvoorbeeld welke Medicatie ze gebruiken. Met ValidSign kunnen de documenten niet alleen rechtsgeldig, maar ook veilig digitaal ondertekend worden.”
Daarnaast speelt overzicht ook een belangrijke rol. “Op het moment dat wij de documenten digitaal verstuurd hebben is het makkelijk om te verwijzen naar die digitale documenten. We hebben ook een elektronisch patiënten dossier, het liefst met zo min mogelijk scans van papieren documenten.”

Nationaal en internationaal

De medewerkers die met ValidSign werken waren na de introductie gelijk enthousiast. “We zagen echt de mogelijkheden voor andere fronten binnen Yes We Can Clinics.”
Naast de internationale tak van de organisatie, werkt de afdeling HR en het secretariaat van Yes We Can Clinics nationaal nu al voornamelijk met ValidSign om de formulierenstroom klaar te zetten. Zij maken de documenten op en beheren dat. Brigitte: “Dat is ook onze inzet, dat behandelaren zo min mogelijk te maken hebben met paperassen. Dat is namelijk niet hun werk. Het secretariaat bereidt het voor en de behandelaar ondertekent. Het is cruciaal in zo’n systeem dat het voor iemand die moet ondertekenen er niet over na hoeft te denken.”

Toekomst

Het gebruik van ValidSign loont vanaf dag één. Daarnaast wordt er ook nagedacht over eventuele vervolgstappen met betrekking tot een nóg efficiëntere manier van werken. “Het mooiste zou zijn als het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) en ValidSign aan elkaar gekoppeld zijn. We hebben het er toen wel over gehad, dat documenten automatisch in het systeem komen, nu moet het allemaal handmatig opgeslagen worden. En koppeling van adresgegevens is ook wel handig,” aldus Brigitte.

Meer weten over het implementeren van digitaal ondertekenen met ValidSign in uw organisatie?

Vraag nu hier een gratis demo aan!

Tilburg University heeft een grote stap gezet in het digitaliseren van haar documenten met behulp van Validsign. Validsign is een cloudgebaseerde oplossing waarmee documenten eenvoudig elektronisch kunnen worden ondertekend, wat de verwerking en acceptatie van de documenten eenvoudiger maakt. Dankzij deze samenwerking kunnen studenten en medewerkers van Tilburg University veilig digitale documenten ondertekenen vanuit SAP SuccessFactors. In deze blogpost bespreken we hoe deze samenwerking werkt en wat de voordelen zijn voor Tilburg University.

De maatschappij dienen en die beter maken voor de burgers. Dat is wat Tilburg University drijft. De oprichter van de universiteit, Martinus Cobbenhagen, vond dat wie de samenleving wil begrijpen, er actief en bewust bij betrokken moet zijn. Dit gedachtegoed vormt nog altijd de basis voor de organisatie.

Tilburg University is een van oorsprong katholieke universiteit gevestigd in Tilburg. Als een van de oudste universiteiten van Nederland vierde zij in 2022 alweer haar 95-jarig bestaan.

Met 20.254 studenten in 2021 en meer dan 1.500 medewerkers worden er enorm veel interne en externe documenten ondertekend. Een groot aantal van deze documenten wordt sinds begin 2019 door het inzetten van ValidSign voorzien van een digitale handtekening.

Procesefficiency

Tilburg University is bij ValidSign terecht gekomen via DMS leverancier HuRis. Vanwege haar partnership met ValidSign biedt HuRis de ondertekenoplossing geïntegreerd in SAP SuccessFactors aan aan haar klanten. Op deze manier digitaliseert Tilburg University het volledige proces van generatie van een document, het digitaal ondertekenen van dit document tot opslag in het HR-portaal.

De aanleiding om over te gaan tot de digitale handtekening was het verhogen van de efficiency van bepaalde HR-processen. Maurice Driessen, Project & Information Manager bij Tilburg University: “Voorheen kon het ondertekenen van een arbeidscontract of ouderschapsverlofbrief dagen in beslag nemen. Vrijwel alle HR-documenten moeten namelijk rechtsgeldig ondertekend worden door onze directeuren en/of (toekomstig) medewerkers. Deze ondertekenaars zijn vaak niet op hetzelfde moment op dezelfde plek aanwezig. De documenten werden om die reden vaak per post of koerier van ondertekenaar naar ondertekenaar verplaatst. Met ValidSign onderteken je plaats- en tijdonafhankelijk waardoor dit nu binnen enkele minuten geregeld is.”

Veiligheid

AVG technisch biedt de digitale handtekening ook uitkomst. Met ValidSign wordt de veiligheid rondom het ondertekenen en de vertrouwelijkheid van het omgaan met persoonsgegevens perfect gewaarborgd. Driessen zegt: “Door een multi-factor authenticatie toe te voegen aan het ondertekenverzoek wordt de identiteit van de ondertekenaar extra gecontroleerd en weten we zeker wie er ondertekent. Ook is de volledige audit-trail (controlespoor) terug te zien in het bewijsdocument, dat direct nadat het ondertekenen is voltooid, beschikbaar wordt gesteld in ValidSign”.

Op dit moment worden alle HR-documenten waar een rechtsgeldige handtekening voor nodig is digitaal ondertekend met de oplossing van ValidSign. Dit zijn ongeveer 7.000 documenten op jaarbasis.

Overzicht

“ValidSign zorgt daarnaast ook voor een betere beheersing van de documentenstromen. In het dashboard van het platform zijn alle uitstaande ondertekenverzoeken inclusief de status terug te vinden. We hoeven daardoor minder acties uit te zetten om na te gaan waar het te ondertekenen document zich bevindt. Als iemand vergeet te ondertekenen, wordt er middels het herinneringsschema na een aantal dagen een reminder uitgestuurd met nogmaals een verzoek om het document te ondertekenen”, aldus Driessen.

Gebruiksvriendelijk

Digitaal ondertekenen is voor de toekomst niet meer weg te denken binnen Tilburg University. Eindgebruikers zijn erg tevreden over de oplossing van ValidSign. Volgens Driessen “ervaren collega’s het platform als gebruiksvriendelijk. De integratie met SAP SuccessFactors zorgt voor een volledig gestroomlijnd proces, van generatie van een document, tot (meervoudige) ondertekening en geautomatiseerde opslag in het dossier.”

Meer weten over het implementeren van digitaal ondertekenen met ValidSign in uw organisatie?

Vraag nu hier een gratis demo aan!