+31853033676 info@validsign.eu
SPIE versnelt doorlooptijd processen door het inzetten van ValidSign

SPIE versnelt doorlooptijd processen door het inzetten van ValidSign

De SPIE Groep is ontstaan in Frankrijk in 1839. Het bedrijf is opgericht door Joseph Louis François Chéseaux onder de naam Chéseaux & Cie en richtte zich in eerste instantie op het installeren van verlichting in gebouwen en op straat. In de loop der tijd is het bedrijf uitgegroeid tot een wereldwijd opererende technische dienstverlener.

SPIE Nederland, een dochteronderneming van de SPIE Groep, helpt haar klanten bij het ontwerp, de aanleg, de exploitatie en het onderhoud van energienetwerken en -voorzieningen, infrastructuur en (industriële) gebouwen. De oplossingen van SPIE helpen gebouwen optimaal te presteren, maken steden slimmer, faciliteren de energietransitie en verduurzamen industriële en gebouwgebonden activiteiten. Dankzij de overname in januari 2022 van Strukton Worksphere, gespecialiseerd in het beheer, onderhoud, ontwerp en bouw van technische installaties in gebouwen, is SPIE Nederland inmiddels de grootste multi-technische dienstverlener van Nederland met meer dan 6.000 medewerkers verspreid over 41 locaties.

Strukton Worksphere was voorloper in de markt als het gaat om datagedreven onderhoud en het digitaliseren van bedrijfsprocessen. Het was daardoor doorlopend op zoek naar nieuwe manieren om processen slimmer in te richten en tegelijkertijd papiergebruik te verminderen. In 2020 realiseerde Sandra Bakker, programmamanager digitalisering, zich dat er een grote efficiëntieslag gemaakt kon worden in het ondertekenen van documenten binnen de organisatie. Er is destijds gekozen voor de digitale handtekening van ValidSign om haar gebruiksvriendelijkheid. De digitale handtekening van ValidSign werd na een leveranciersselectie gekozen en ingeregeld om in eerste instantie het ondertekenproces van offertebrieven en inkoopovereenkomsten digitaal te laten verlopen.

In 2022 is Strukton Worksphere opgegaan in de divisie Building Solutions van SPIE Nederland. Het gehele applicatielandschap van Worksphere werd bij deze samenvoeging overgenomen en daarmee dus ook de oplossing van ValidSign. Sandra Bakker: “Voorheen werd een offertebrief digitaal opgesteld, waarbij de kwaliteit sterk verminderende wanneer het document geprint, getekend, gescand (soms scheef) en vervolgens per mail verstuurd werd. Bovendien was het ondertekenen van overeenkomsten door meerdere partijen vaak een tijdrovend proces, waarbij overeenkomsten soms ook zoek raakten in de post.. Sinds we ValidSign gebruiken is een offertebrief bij wijze van spreken binnen 1 minuut ondertekend.”

Overzicht

SPIE heeft ValidSign een jaar lang getest voor het digitaal ondertekenen van offertebrieven en inkoopovereenkomsten. Kort na de succesvolle testfase werd de digitale handtekening geïntroduceerd bij andere afdelingen voor externe ondertekeningen, waaronder arbeidsovereenkomsten. “ValidSign werkt eenvoudig en zorgt voor een betere beheersing van de documentenstromen. In het dashboard van ValidSign zijn alle uitstaande ondertekenverzoeken inclusief de status terug te vinden. We hoeven daardoor minder acties uit te zetten om na te gaan bij wie het te ondertekenen document zich bevindt. Contracten of overeenkomsten die per post naar klanten werden verstuurd raakten in het verleden wel eens kwijt waardoor het gehele pakket opnieuw moest worden opgesteld, ondertekend en verstuurd. Als een ondertekening tegenwoordig uitblijft, kun je na een aantal dagen eenvoudig een reminder sturen met nogmaals het verzoek om het document te ondertekenen”, aldus Bakker.

Plaats- en tijdonafhankelijk

Naast het overzicht in documentstromen biedt ValidSign de mogelijkheid om plaats- en tijdonafhankelijk te ondertekenen. “Het komt regelmatig voor dat bijvoorbeeld offertes op het laatste moment nog aangepast en getekend moeten worden. Wanneer dit na werktijd gebeurt, of als een ondertekenaar niet op kantoor is, is dat geen probleem meer. In dat geval kan een ondertekenaar de documenten indien nodig gewoon thuis of vanaf een andere locatie ondertekenen, ook via hun telefoon”, zegt Bakker.

De ondertekenoplossing heeft er dus voor gezorgd dat overeenkomsten sneller worden getekend omdat ondertekenaars waar zij zich ook bevinden, documenten kunnen ondertekenen. Hierdoor zijn weken veranderd in dagen of zelfs uren.

Een toekomst met ValidSign

Digitaal ondertekenen met ValidSign is voor de toekomst niet weg te denken binnen SPIE. Jaarlijks worden er zo’n 16 duizend documenten digitaal ondertekend met ValidSign en dat aantal neemt alleen maar toe. “ValidSign wordt langzamerhand uitgebreid binnen de organisatie. Op dit moment wordt onderzocht binnen welke andere divisies of stafafdelingen van SPIE Nederland de digitale handtekening nog meer kan worden uitgerold.  Daarnaast zal SPIE Nederland in de toekomst naar verwachting de integratie tussen ValidSign en SharePoint Online afnemen om zo ook het laatste stapje in het ondertekenproces automatisch te laten verlopen”, aldus Bakker. De integratie met SharePoint Online is een belangrijke Add-On voor elke organisatie die daadwerkelijk een digitale werkomgeving in wil richten.

 

Meer weten over het implementeren van digitaal ondertekenen met ValidSign in uw organisatie?

Vraag nu hier een gratis demo aan!

Veilig digitaal ondertekenen? Yes We Can!

Veilig digitaal ondertekenen? Yes We Can!

Yes We Can Clinics

Yes We Can Clinics is een jeugdkliniek voor jongeren van 13 t/m 23 jaar met psychische problemen, verslavingen en/of gedragsproblemen. De professionals die werkzaam zijn voor YWCC helpen jongeren en hun ouders om hun leven weer op de rit te krijgen. Yes We Can Clinics heeft zowel een nationale als internationale kliniek. De internationale kliniek bestaat nu ongeveer vijf jaar en is na de opstart vrij snel begonnen met het digitaal (laten) ondertekenen van documenten met ValidSign. Veiligheid staat hoog in het vaandel bij Yes We Can Clinics. ValidSign biedt deze zekerheid: documenten kunnen veilig digitaal ter ondertekening worden aangeboden.

“Voor Yes We Can Clinics is er de noodzaak voor de toepassing van ValidSign om plaats- en tijdsonafhankelijk te ondertekenen”

Plaats- en tijdsonafhankelijkheid ondertekenen

Het digitaal ondertekenen van documenten is voor de internationale kliniek van YWCC een noodzaak. Het gaat hier namelijk om jongeren vanuit verschillende landen en zelfs werelddelen. Brigitte de Jager, Senior Beleidsadviseur bij Yes We Can Clinics, vertelt: “In de internationale kliniek is er de noodzaak voor de toepassing van ValidSign, omdat we dan niet kunnen vragen of mensen “even” langs komen om een handtekening te zetten. We hebben internationale patiënten uit Afrika, Europa, Azië en Zuid-Amerika, noem maar op. Daarvoor is die plaats- en onafhankelijkheid heel belangrijk.” Het digitaal ondertekenen van documenten gebeurt in de intakefase, dus voordat het behandelplan/de behandelovereenkomst wordt opgesteld. Daarnaast bij de evaluatiefase, voor het ondertekenen van evaluatieformulieren. Het is niet meer nodig om alle personen dan bij elkaar te laten komen om te ondertekenen.
“Het is in de zorg heel erg belangrijk dat je heel goed afspreekt wat er gaat gebeuren en met welk doel. Je hebt ook veel toestemmingsverklaringen nodig. Toestemming om verklaringen te delen met een andere zorgverlener. Dat proces is in de zorg heel erg belangrijk én privacygevoelig. De documenten worden ondertekend door de behandelaar en de patiënt en/of de ouders. Ook dat is natuurlijk een reden om te kiezen voor ValidSign. Er zijn meerdere partijen die goedkeuringen moeten geven en daarvoor hoeven ze niet op één moment ter plekke te zijn”, aldus Brigitte. “Dat kan dan via ValidSign netjes achter elkaar worden ondertekend.”

Veilig digitaal ondertekenen

Naast de plaats- en tijdsonafhankelijkheid is veiligheid een belangrijke factor voor Yes We Can Clinics. “Onze doelgroep is heel gevoelig voor privacy en daarom kiezen ze ook voor een kliniek die privacy hoog in het vaandel heeft staan,” aldus Brigitte. Het gaat daarbij om de veiligheid op het terrein waar ze verblijven, maar ook om de veiligheid van de patiënt informatie. “Patiënten informatie is hypergevoelige informatie. Het hele levensverhaal van patiënten staat in die documenten en bijvoorbeeld welke Medicatie ze gebruiken. Met ValidSign kunnen de documenten niet alleen rechtsgeldig, maar ook veilig digitaal ondertekend worden.”
Daarnaast speelt overzicht ook een belangrijke rol. “Op het moment dat wij de documenten digitaal verstuurd hebben is het makkelijk om te verwijzen naar die digitale documenten. We hebben ook een elektronisch patiënten dossier, het liefst met zo min mogelijk scans van papieren documenten.”

Nationaal en internationaal

De medewerkers die met ValidSign werken waren na de introductie gelijk enthousiast. “We zagen echt de mogelijkheden voor andere fronten binnen Yes We Can Clinics.”
Naast de internationale tak van de organisatie, werkt de afdeling HR en het secretariaat van Yes We Can Clinics nationaal nu al voornamelijk met ValidSign om de formulierenstroom klaar te zetten. Zij maken de documenten op en beheren dat. Brigitte: “Dat is ook onze inzet, dat behandelaren zo min mogelijk te maken hebben met paperassen. Dat is namelijk niet hun werk. Het secretariaat bereidt het voor en de behandelaar ondertekent. Het is cruciaal in zo’n systeem dat het voor iemand die moet ondertekenen er niet over na hoeft te denken.”

Toekomst

Het gebruik van ValidSign loont vanaf dag één. Daarnaast wordt er ook nagedacht over eventuele vervolgstappen met betrekking tot een nóg efficiëntere manier van werken. “Het mooiste zou zijn als het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) en ValidSign aan elkaar gekoppeld zijn. We hebben het er toen wel over gehad, dat documenten automatisch in het systeem komen, nu moet het allemaal handmatig opgeslagen worden. En koppeling van adresgegevens is ook wel handig,” aldus Brigitte.

Meer weten over het implementeren van digitaal ondertekenen met ValidSign in uw organisatie?

Vraag nu hier een gratis demo aan!

Tilburg University ondertekent digitaal met ValidSign vanuit SAP SuccessFactors

Tilburg University ondertekent digitaal met ValidSign vanuit SAP SuccessFactors

Tilburg University heeft een grote stap gezet in het digitaliseren van haar documenten met behulp van Validsign. Validsign is een cloudgebaseerde oplossing waarmee documenten eenvoudig elektronisch kunnen worden ondertekend, wat de verwerking en acceptatie van de documenten eenvoudiger maakt. Dankzij deze samenwerking kunnen studenten en medewerkers van Tilburg University veilig digitale documenten ondertekenen vanuit SAP SuccessFactors. In deze blogpost bespreken we hoe deze samenwerking werkt en wat de voordelen zijn voor Tilburg University.

De maatschappij dienen en die beter maken voor de burgers. Dat is wat Tilburg University drijft. De oprichter van de universiteit, Martinus Cobbenhagen, vond dat wie de samenleving wil begrijpen, er actief en bewust bij betrokken moet zijn. Dit gedachtegoed vormt nog altijd de basis voor de organisatie.

Tilburg University is een van oorsprong katholieke universiteit gevestigd in Tilburg. Als een van de oudste universiteiten van Nederland vierde zij in 2022 alweer haar 95-jarig bestaan.

Met 20.254 studenten in 2021 en meer dan 1.500 medewerkers worden er enorm veel interne en externe documenten ondertekend. Een groot aantal van deze documenten wordt sinds begin 2019 door het inzetten van ValidSign voorzien van een digitale handtekening.

Procesefficiency

Tilburg University is bij ValidSign terecht gekomen via DMS leverancier HuRis. Vanwege haar partnership met ValidSign biedt HuRis de ondertekenoplossing geïntegreerd in SAP SuccessFactors aan aan haar klanten. Op deze manier digitaliseert Tilburg University het volledige proces van generatie van een document, het digitaal ondertekenen van dit document tot opslag in het HR-portaal.

De aanleiding om over te gaan tot de digitale handtekening was het verhogen van de efficiency van bepaalde HR-processen. Maurice Driessen, Project & Information Manager bij Tilburg University: “Voorheen kon het ondertekenen van een arbeidscontract of ouderschapsverlofbrief dagen in beslag nemen. Vrijwel alle HR-documenten moeten namelijk rechtsgeldig ondertekend worden door onze directeuren en/of (toekomstig) medewerkers. Deze ondertekenaars zijn vaak niet op hetzelfde moment op dezelfde plek aanwezig. De documenten werden om die reden vaak per post of koerier van ondertekenaar naar ondertekenaar verplaatst. Met ValidSign onderteken je plaats- en tijdonafhankelijk waardoor dit nu binnen enkele minuten geregeld is.”

Veiligheid

AVG technisch biedt de digitale handtekening ook uitkomst. Met ValidSign wordt de veiligheid rondom het ondertekenen en de vertrouwelijkheid van het omgaan met persoonsgegevens perfect gewaarborgd. Driessen zegt: “Door een multi-factor authenticatie toe te voegen aan het ondertekenverzoek wordt de identiteit van de ondertekenaar extra gecontroleerd en weten we zeker wie er ondertekent. Ook is de volledige audit-trail (controlespoor) terug te zien in het bewijsdocument, dat direct nadat het ondertekenen is voltooid, beschikbaar wordt gesteld in ValidSign”.

Op dit moment worden alle HR-documenten waar een rechtsgeldige handtekening voor nodig is digitaal ondertekend met de oplossing van ValidSign. Dit zijn ongeveer 7.000 documenten op jaarbasis.

Overzicht

“ValidSign zorgt daarnaast ook voor een betere beheersing van de documentenstromen. In het dashboard van het platform zijn alle uitstaande ondertekenverzoeken inclusief de status terug te vinden. We hoeven daardoor minder acties uit te zetten om na te gaan waar het te ondertekenen document zich bevindt. Als iemand vergeet te ondertekenen, wordt er middels het herinneringsschema na een aantal dagen een reminder uitgestuurd met nogmaals een verzoek om het document te ondertekenen”, aldus Driessen.

Gebruiksvriendelijk

Digitaal ondertekenen is voor de toekomst niet meer weg te denken binnen Tilburg University. Eindgebruikers zijn erg tevreden over de oplossing van ValidSign. Volgens Driessen “ervaren collega’s het platform als gebruiksvriendelijk. De integratie met SAP SuccessFactors zorgt voor een volledig gestroomlijnd proces, van generatie van een document, tot (meervoudige) ondertekening en geautomatiseerde opslag in het dossier.”

 

Meer weten over het implementeren van digitaal ondertekenen met ValidSign in uw organisatie?

Vraag nu hier een gratis demo aan!

Accon avm ondertekent per jaar circa 12 duizend documenten digitaal met ValidSign

Accon avm ondertekent per jaar circa 12 duizend documenten digitaal met ValidSign

 “Zowel onze werknemers als klanten zijn erg enthousiast over de digitale handtekening. Per jaar worden er dan ook meer dan 12.000 documenten digitaal ondertekend met ValidSign binnen Accon avm”.

Accon avm is van oorsprong een agrarische coöperatie. Het accountantskantoor is in 1917 opgericht door het moederbedrijf uit Leeuwarden en groeide al snel uit tot een landelijke, fullservice advies- en accountancyorganisatie voor het mkb. In 2017 vierde Accon avm haar 100-jarig bestaan.

Met ca. 1000 werknemers en ruim 40 vestigingen is Accon AVM een accountantskantoor van omvang. De organisatie beschikt over een groot kennisnetwerk waarin locatie-onafhankelijk werken centraal staat. Dit betekent dat adviseurs altijd en overal dichtbij zijn. Zij komen graag naar de ondernemer toe,  digitaal maar zeker ook op locatie.

Duurzaamheid

Duurzaamheid en innovatie staan hoog in het vaandel en bepalen het succes van Accon avm en haar klanten. Mede hierdoor koos de organisatie in 2016, als het eerste accountantskantoor voor de digitale handtekening van ValidSign. Documenten hoeven dan namelijk niet meer geprint en per post of koerier vervoerd te worden. Door het printen sterk te verminderen daalde het papierverbruik tot 2020 ieder jaar met ongeveer 20%.

Gemakkelijk en snel

ValidSign is direct na de uitlevering breed uitgezet binnen de organisatie om verschillende ondertekenprocessen digitaal te versnellen. Accon avm is destijds begonnen met het digitaal ondertekenen van documenten die door de klant ondertekend moeten worden, omdat voornamelijk deze processen veel tijd in beslag namen. Anita van Gelder, Directeur ICT en Facilitair bij Accon avm zegt: “Regelmatig moeten meerdere partijen ondertekenen, denk bijvoorbeeld aan een maatschap waar verschillende aandeelhouders zijn die niet allemaal tegelijkertijd op dezelfde locatie aanwezig zijn. Het kon weken duren voordat documenten als aangiftes, akkoordverklaringen en jaarrekeningen ondertekend retour kwamen. Met de gebruiksvriendelijke oplossing van ValidSign is het document bij wijze van, binnen een kwartier rond”.

Hoogwaardige dienstverlening

Naast het verduurzamen van de organisatie en het versnellen van verschillende bedrijfsprocessen, draagt de digitale handtekening ook bij aan de hoogwaardige dienstverlening die de organisatie uitdraagt. “Klanten geven regelmatig aan dat het digitaal ondertekenen zoveel makkelijker is dan op papier. De klant hoeft niet meer naar de brievenbus te lopen of te wachten tot de overige ondertekenaars hebben ondertekend. Zij ontvangt nu alle documenten in een gebundelde mail en de documenten zijn direct na ondertekening beschikbaar voor inzage en te downloaden via dezelfde link”, aldus van Gelder.

AFAS Connector

Voor meer dan 90% van de processen waar ondertekening plaatsvindt wordt ValidSign gebruikt. Per jaar worden er dan ook meer dan 12.000 documenten digitaal ondertekend met ValidSign binnen Accon avm. Om het ondertekenproces nog gestroomlijnder te laten verlopen werkt Accon avm sinds april 2021 met de AFAS connector van ValidSign. De koppeling stelt gebruikers in staat om documenten ter ondertekening aan te bieden in AFAS. Ieder proces waarvoor ondertekening vereist is, is van A tot Z te monitoren in het systeem. Van Gelder zegt: “Door ValidSign te gebruiken vanuit AFAS CRM zetten wij de laatste stap in ons digitaliseringsproces. Het feit dat ik contacten in AFAS kan selecteren voor iedere ondertekening en getekende documenten direct op de juiste plek in AFAS worden gearchiveerd, is erg handig”. Alleen eenzijdige ondertekeningen worden af en toe nog op de ouderwetse manier gedaan. De organisatie streeft ernaar om ook deze documenten digitaal te ondertekenen in de nabije toekomst en de laatste collega’s mee over de streep te trekken, om digitaal te ondertekenen.

Woningcorporatie Stadgenoot rolt digitale handtekening volledig uit

Woningcorporatie Stadgenoot rolt digitale handtekening volledig uit

Stadgenoot is een woningcorporatie in Amsterdam en verhuurt dertigduizend sociale huurwoningen met een gemiddelde huurprijs van 500 euro per maand. De woningcorporatie is in juli 2008 ontstaan uit een fusie tussen twee Amsterdamse woningcorporaties, de Algemene Woningbouw Vereniging (AWV, opgericht in 1910) en Het Oosten (uit 1911).

Met ruim 300 werknemers, verdeeld over vier bedrijfseenheden van Stadgenoot kunnen we stellen dat het een organisatie van omvang betreft. Twee bedrijfseenheden zorgen voor de financiële en volkshuisvestelijke sturing: Financiën & Bedrijfsvoering en Strategie & Portefeuille. Het klantgerichte werk is ondergebracht bij de bedrijfseenheid Klant & Woning. De vastgoedgerichte projecten zitten bij Vastgoed & Ontwikkeling.

Veiligheid

Sinds begin 2020 ondertekent een groot deel van de organisatie digitaal met de oplossing van ValidSign. De aanleiding voor het inregelen van de digitale handtekening was de wens om de veiligheid rondom het ondertekenproces en persoonsgegevens perfect te kunnen waarborgen. De natte variant heeft de organisatie die garantie niet ten alle tijden kunnen bieden. Stadgenoot is bij ValidSign terecht gekomen via hun ERP systeem leverancier Aareon. Al vrij snel na de aanbeveling is er een gesprek met ValidSign ingepland voor een demonstratie van het ondertekenplatform en het bespreken van de mogelijkheden voor Stadgenoot. Ibrahim Hassan, functioneel beheerder bij Stadgenoot: “Het vinden van een digitale handtekening leverancier is vrij eenvoudig, maar een leverancier die zich eveneens als een partner opstelt en altijd meedenkt met de klant vind je zelden. Wij hebben dit in ValidSign gevonden.”

Op twee afdelingen na is de digitale handtekening van ValidSign nu binnen de gehele organisatie uitgerold. Deze twee afdelingen nemen momenteel de dienst van de digitale handtekening bij een andere leverancier af. Deze afdelingen gebruiken deze functionaliteit dus al wat langer. Op deze manier hanteert iedere afdeling een waterdichte beveiliging voor ondertekende documenten en hebben het ondertekenproces van A tot Z inzichtelijk. De organisatie heeft ervoor gekozen om ondertekenaars te identificeren middels een tweede-factor authenticatie. Deze SMS authenticatie zorgt ervoor dat naast e-mail verificatie, ook het telefoonnummer van de ondertekenaar wordt geverifieerd om er zeker van te zijn dat het om de juiste persoon gaat.
Daarnaast gaat men gebruik maken van de IDIN authenticatie. Deze manier van identificeren gaat vooral gebruikt worden door onze huurders. Bijvoorbeeld bij het ondertekenen van de huurcontracten.

Een aantal afdelingen gebruiken ValidSign voornamelijk voor het (laten) ondertekenen van formulieren, opdrachten en/of contracten door externen, waar de afdeling financiën interne (uit)betaalopdrachten ondertekent.

Plaats- en tijd onafhankelijk

De huidige manier van werken door de corona crisis heeft ervoor gezorgd dat de er meer en meer behoefte is aan de digitale manier van ondertekening. Ibrahim zegt: “Zoals de rest van Nederland begin 2020 en op een abrupte manier mochten we enkel thuiswerken. Even een handtekening halen bij je manager of directeur was een bijzondere opgave. We waren gedwongen om processen anders in te richten. De ondertekenaars waren bijvoorbeeld niet op locatie aanwezig of beschikten niet over een eigen printer. Met ValidSign kunnen wij plaats- tijd en device onafhankelijk ondertekenen”.

Proces versnellend

Naast het feit dat de oplossing de veiligheid van documenten waarborgt is het ook proces versnellend. “De doorlooptijd van een ondertekening in het algemeen is flink ingekort omdat een aantal handelingen niet meer uitgevoerd hoeft te worden. De papierenrompslomp is minder en werknemers hebben meer tijd voor andere zaken.. De ValidSign gebruikers binnen Stadgenoot zijn tevreden over de oplossing en konden na een eerste begeleiding, wat ook weer medegeorganiseerd is door ValidSign zonder slag of stoot ermee aan de slag.

Toekomst

Binnen nu en een aantal weken verwachten we dat de twee afdelingen die momenteel de ValidSign functionaliteit nog niet gebruikende oplossing in gebruik nemen en zullen er veel meer documenten per maand digitaal ondertekend worden met ValidSign. Daarnaast zijn ValidSign en Aareon bezig met de ontwikkeling van de integratie tussen het ERP systeem Tobias AX en ValidSign zodat Stadgenoot en andere bedrijven vanuit het vertrouwde ERP systeem kunnen gaan ondertekenen. Zodra de integratie is gerealiseerd zullen meerdere afdelingen er gebruik van maken. Ibrahim zegt: “De digitale handtekening is niet meer weg te denken uit onze processen en het gebruik zal de komende jaren alleen maar toenemen. Dat is ook de reden waarom we graag met ValidSign en Aareon de samenwerking aangaan om de integratie nog meer toekomstbestendig te maken. Daar investeren we graag tijd en moeite in, omdat we geloven dat we daar veel voor terug krijgen”.

Meer weten over het implementeren van digitaal ondertekenen met ValidSign in uw organisatie?

Vraag nu hier een gratis demo aan!

Duurzame zorg met de digitale handtekening van ValidSign

Duurzame zorg met de digitale handtekening van ValidSign

Het Radboud universitair medisch centrum is een academisch ziekenhuis in Nijmegen dat deel uitmaakt van de Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra. Meer dan drieduizend studenten van de Radboud Universiteit worden hier opgeleid binnen onder andere Geneeskunde, Verpleegkunde en Biomedische Wetenschappen. Daarnaast had Radboudumc in 2019 1065 bedden en meer dan 10.000 medewerkers. Als gevolg van de corona crisis is het aantal bedden en medewerkers vors gestegen dit jaar. Om patiënten zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn heeft er een duidelijke digitalisatie plaatsgevonden binnen de organisatie. Het universitair medisch centrum in Nijmegen werkt nu meer digitaal dan ooit.

Verkorte doorlooptijd van contracten

Na het uitvoeren van een marktonderzoek deed Radboudumc een aanbesteding om uiteindelijk het juiste platform voor digitaal ondertekenen te kunnen kiezen. ValidSign sleepte de aanbesteding eind januari 2020 binnen. De primaire reden om digitaal te ondertekenen was het verkorten van de doorlooptijd van (arbeids) contracten. Het ondertekenproces zag er voorheen als volgt uit: het opgestelde contract werd geprint, ter ondertekening op het bureau gelegd van de interne ondertekenaars, na ondertekening werd het document per post verzonden naar de externe ondertekenaar en werd na ondertekening weer per post retour ontvangen. Met ValidSign wordt zowel het printen als het per post verzenden geëlimineerd.

Marty van Asperen, projectleider bij Radboudumc: “De afdeling inkoop ondertekent zo’n 250 documenten per maand. Het kon wel een aantal weken duren tot het ondertekenproces was afgerond. Wanneer een accountmanager een deal sluit, lukt het hem of haar bijvoorbeeld niet om de overeenkomst direct rond te krijgen omdat hij of zij niet volledig tekenbevoegd is en managers eerst hun handtekening moeten zetten ter goedkeuring. ValidSign biedt de mogelijkheid om meerdere ondertekenaars te selecteren en een ondertekenvolgorde in te stellen zodat de benodigde handtekeningen in een paar muisclicks binnen kunnen zijn”.

Sparringpartner

Radboudumc heeft de oplossing van ValidSign in huis gehaald om uiteindelijk organisatie breed in te zetten. Korte lijnen en een nauwe samenwerking tussen de twee organisaties is daarom cruciaal. “Wij waren niet alleen opzoek naar een digitaal ondertekenplatform maar ook naar een partner, en die hebben wij in ValidSign gevonden. ValidSign is erg betrokken bij ons uitrolproces en ondersteunt ons met consultancy op maat”, aldus van Asperen. De organisatie heeft meer dan 6 maanden uitgetrokken voor het uitrolproces zodat de digitale handtekening geleidelijk landt binnen de organisatie. Zij zet de digitale handtekening als eerste in om het gehele aanstellingsproces te digitaliseren. Meer dan 1000 medewerkers ontvangen hun arbeidscontract ter ondertekening via ValidSign. Deze actie werkt zowel als test voor de eindgebruikers als voor de ondertekenaars binnen de organisatie. beide partijen zijn enthousiast over de gebruiksvriendelijke oplossing waarmee zij direct na de uitlevering al uit de voeten konden.

ValidSign in de toekomst

De organisatie zit dus nog in de beginfase wat betreft digitaal ondertekenen. Van Asperen: “Op dit moment worden er meer dan 350 contracten per maand digitaal ondertekend. De medewerkers van HR ondertekenen maandelijks iets meer dan 150 contracten. Dit zal alleen maar toenemen aangezien de digitale handtekening oplossing van ValidSign voor het welbekende sneeuwbaleffect zorgt. Zeker nu thuiswerken het nieuwe normaal is geworden. ”

Meer weten over het implementeren van digitaal ondertekenen met ValidSign in uw organisatie?

Vraag nu hier een gratis demo aan!