Primera kiest voor ValidSign!

Primera kiest voor ValidSign!

De Nederlandse winkelketen Primera, gespecialiseerd in tijdschriften en kranten, wens- en cadeaubonnen, briefpapier en loterijen, heeft gekozen voor de digitale handtekening van ValidSign.

Hielco Spruijt, Store Automation Manager bij Primera: “Na een uitgebreide voorselectie hebben we gekozen voor ValidSign inclusief de SharePoint integratie. De gebruikersvriendelijkheid en de uitgebreide functionaliteiten van het platform maakten het verschil.
De digitale handtekening wordt gebruikt op alle afdelingen waar (rechtsgeldige) handtekeningen vereist zijn. De digitale handtekening zal worden ingezet om alle afdelingen waar (rechtsgeldige) handtekeningen vereist zijn te faciliteren in het ondertekenen van onder andere Inkoop en Ondernemersovereenkomsten en HR gerelateerde overeenkomsten. Het secretariaat is enthousiast en de eerste ervaringen zijn zeer positief. Dit zal Primera veel efficiëntievoordeel opleveren.”

We zijn verheugd om Primera te ondersteunen in hun digitale ondertekeningstraject.

Het ValidSign verhaal van Erik

Het ValidSign verhaal van Erik

Als Delivery manager bij ValidSign is Erik Daggert verantwoordelijk voor de afdeling “Delivery”. De afdeling Delivery verzorgt de onboarding van nieuwe klanten, evenals het ondersteunen van bestaande klanten bij vragen met betrekking tot het gebruik of verdere uitbreiding van de dienstverlening.  Een rol die hem op het lijf is geschreven en goed past bij zijn sociale en behulpzame karakter.

Erik is in 2016 als Consultant gestart bij ValidSign en heeft er inmiddels meer dan 5,5 jaar opzitten. “Kort nadat ik mijn Bachelor diploma Bedrijfseconomie heb gehaald ben ik als Consultant bij wat toen nog Delivery Excellence heette, aan de slag gegaan. De kans om een startup met enorme potentie van de grond te krijgen, samen met een handje vol collega’s, heb ik met twee handen aangegrepen. Dit betekende lange werkdagen en korte nachten voor het team, maar het was het zeker waard. Een groot deel van ons succes vandaag hebben we aan die periode te danken.

Ik heb de meeste mijlpalen van de organisatie mee mogen maken. Van het winnen van de eerste aanbestedingen tot de overgang van de on-premise oplossing naar het ValidSign platform. Een moment dat mij hoe dan ook is bijgebleven is de afspraak op mijn tweede officiële werkdag. Het was een afspraak waarin ik door mijn collega werd meegenomen naar een overleg met Martinair, in een kantoor op Schiphol. Om op deze locatie te komen zijn we met de auto over de landingsbaan gereden. Dat was zeer indrukwekkend!

Het mooie aan ValidSign als organisatie is dat we met een relatief klein team, veel impact kunnen maken voor zeer diverse organisaties, van multinationals tot kleine administratiekantoren en van grote bouwbedrijven tot voetbalclubs. Iedere klant is anders en het is ontzettend gaaf om bij al deze organisaties mee te kunnen kijken naar de verschillende processen.

Ik ben destijds begonnen met het uitleveren van onze oplossingen en het ondersteunen van implementatie processen bij klanten. De verantwoordelijkheden breidden zich uit en ik houd nu als het ware een helicopterview over hetgeen waar ik een paar jaar geleden dag in dag uit mee bezig was. Het aansturen van het Delivery team doe ik met veel plezier.

Daarnaast ben ik verantwoordelijk voor de technische informatiebeveiliging van zowel onze ValidSign omgeving als de gegevens van onze klanten. Dit combineer ik met mijn rol als productmanager voor de ValidSign applicaties en af en toe ben ik betrokken bij het sales traject in de rol van pre sales, waarin de consultants voornamelijk functionele en technische vragen van potentiële klanten beantwoorden.

Ondanks de groei van de organisatie is de vertrouwde platte organisatiestructuur weinig veranderd. De mensen die een leidinggevende rol hebben staan ook zelf met hun schoenen in de klei en werken gewoon mee aan dezelfde projecten. Dit spreekt mij erg aan omdat ik het uitvoerende werk te leuk vind en ik ook als Delivery manager weer leer van mijn team. De lijnen tussen de 25 collega’s zijn nog steeds kort en iedereen is erg betrokken bij de ontwikkelingen en successen van de organisatie. We doen het per slot van rekening samen!

Bij ValidSign heerst een positieve sfeer waarin medewerkers de ruimte krijgen om zich te ontplooien. Op basis van de resultaten van het medewerker onderzoek van 2021 is dan ook gebleken dat ValidSign voldoet aan de criteria voor goed werkgeverschap. ValidSign is sinds juli 2021 Great Place To Work gecertificeerd.

Verder kijkend naar de huidige ontwikkelingen ligt onze focus voor een groot gedeelte op customer succes. Ervoor zorgen dat de duizenden klanten die wij op dit moment bedienen met tevredenheid over ons spreken en bij ons blijven gaat ons gelukkig erg goed af. Wel moet ik zeggen dat het een stuk uitdagender is geworden sinds we door de coronacrisis klanten alleen nog online spreken. Tijdens een Face-to-face afspraak is het gemakkelijker om een band met een klant op te bouwen en beter in te spelen op de behoefte van de klanten. Wij streven ernaar om de klanttevredenheidsscore van 94 procent op dit moment naar de 100 procent te krijgen. Ik ben ervan overtuigd dat dit ons lukt.

Ik hoop nog een hele tijd onderdeel te mogen zijn van deze mooie organisatie samen met het ValidSign team!”

ValidSign Official eSigning Partner van PSV 

ValidSign Official eSigning Partner van PSV 

Eindhoven, 14 oktober 2021 – PSV  heet ValidSign  welkom als Official eSigning Partner bij PSV. Beide partijen hebben op 11 oktober een overeenkomst getekend met een looptijd tot en met minimaal het seizoen 2023-2024. De digitale handtekeningleverancier is per heden Official Signing Supplier van de club en voegt zich in die hoedanigheid bij de Sponsor- en Partnerpiramide van PSV. 

Digitaal ondertekenen  
Het ValidSign-platform is een Enterprise-oplossing die integreert met meer dan 150 applicaties zodat contracten direct worden geïnitieerd en automatisch na ondertekening worden opgeslagen in bestaande applicaties. Door ValidSign in te zetten wordt het ondertekenproces sterk versneld en vereenvoudigd, worden ondertekenfouten verminderd en de juridische- en nalevingspositie versterkt. Met de oplossing kunnen documenten vanaf ieder (mobiel) device door meerdere personen digitaal worden ondertekend.  

Oplossing spreekt aan 
“We zijn ontzettend blij om een nieuwe innovatieve supplier aan ons bestand toe te voegen”, zegt Frans Janssen, Commercieel Directeur van PSV. “Het biedt ons niet alleen meer mogelijkheden rondom contractondertekeningen, maar het is ook een duurzaam alternatief dat papierverspilling tegengaat. Dat spreekt ons enorm aan.” 

Bekroning  
John Lageman, Oprichter ValidSign: “Het is voor ons fantastisch om Official Signing Supplier van PSV te zijn. PSV is al een aantal jaren een tevreden klant van ValidSign. Zij gebruikt ValidSign vooral om contracten te ondertekenen en te versturen vanuit Microsoft Dynamics. Deze intensivering zien wij als een bekroning van de samenwerking tot nu toe. We kijken erg uit naar de komende jaren.” 

Meer informatie is te vinden op validsign.eu

De drie meest voorkomende redenen waarom organisaties overstappen op ValidSign.

De drie meest voorkomende redenen waarom organisaties overstappen op ValidSign.

We horen het steeds vaker, organisaties die de overstap maken van een andere digitale handtekeningleverancier naar ValidSign. Toonaangevende organisaties kiezen ervoor om het volledig ingerichte ondertekenplatform waar zij al jaren mee werken  in te ruilen voor een voor de organisatie vaak nieuwe handtekeningoplossing.

Maar waarom stappen organisaties groot, middel en klein over op ValidSign? Wij hebben de drie meest voorkomende redenen voor je op een rij gezet.

Nederlands datacenter

Het is vaker voorgekomen dat onder andere Amerikaanse organisaties privacy gevoelige data (bewust en onbewust) hebben gedeeld zonder toestemming, waardoor Europese organisaties toch argwanend zijn geworden richting Amerikaanse datacenters. Het feit dat informatie veilig in het meest betrouwbare en beveiligde datacenter van KPN wordt ondergebracht is geruststellend. De informatie blijft binnen de landsgrenzen.

Professionele support

Wanneer je een vraag hebt over de applicatie of tegen een probleem aanloopt dan neem je contact op met de desbetreffende leverancier. Digitale handtekening leveranciers maken veelal gebruik van een helpdesk of een klantenservice. Dit zorgt niet alleen voor een minder persoonlijke benadering van de klant, de oplossingstijd van een supportvraag is ook hoog, omdat meerdere medewerkers aan dezelfde supportvraag werken. Overgestapte klanten geven aan dat zij voorheen regelmatig van het kastje naar de muur zijn gestuurd omdat klantenservice medewerkers niet op hoogte waren van elkaars uitstaande acties. Dit is dus precies wat ValidSign wil voorkomen.

ValidSign werkt namelijk met een supportteam dat enkel bestaat uit consultants die klanten vanaf het moment van de uitlevering begeleiden. Wij proberen supportvragen snel en uitgebreid te beantwoorden. Daarnaast hecht ValidSign veel waarde aan een persoonlijke benadering. Techinsche supportvragen die niet direct opgelost kunnen worden komen veelal terecht bij de vaste consultant van de klant zodat communicatielijnen kort blijven. 

Met een Nederlandstalige support afdeling voor Nederlandse- en Belgische klanten wordt miscommunicatie 9 van de 10 keer voorkomen. Consultants switchen overigens direct naar het Engels mocht dit nodig zijn, maar we houden onze supportafdeling in house.

Gebruiksvriendelijke interface

De oplossing werkt zeer gebruiksvriendelijk. Zowel de user- als sender interface van ValidSign is zodanig gebouwd dat een ieder het direct na de uitlevering moet kunnen gebruiken. Uiteindelijk zijn er een aantal punten die een omgeving altijd gebruiksvriendelijk maken, namelijk: ergonomisch, aantrekkelijk, efficiënt, overzichtelijk. ValidSign is dan ook continue bezig om de interface te verbeteren aan de hand van bovengenoemde punten.

Denk jij er ook aan om over te stappen naar ValidSign om een van deze redenen of heb je misschien wel een andere reden hiervoor? Neem dan vrijblijvend contact op met info@validsign.nl en kom in contact met een van onze accountmanagers om ons platform te leren kennen.

Drie manieren om de veiligheid, en daarbij het gebruikersgemak van uw elektronische ondertekening naar het hoogste niveau te tillen

Drie manieren om de veiligheid, en daarbij het gebruikersgemak van uw elektronische ondertekening naar het hoogste niveau te tillen

Elektronisch ondertekenen is voor de meeste accountantskantoren in de Benelux bekend terrein of het staat als een belangrijk punt op de agenda. Met de elektronische handtekening kunnen accountants en belastingspecialisten sneller dan ooit noodzakelijke handtekeningen verkrijgen, terwijl ze nog steeds aan strikte wettelijke vereisten voldoen. Een dergelijke oplossing kan gebruikt worden voor zowel het deponeren van jaarrekeningen als het ondertekend krijgen van opdrachtbevestigingen, belastingaangiftes, HR-documenten en geheimhoudingsverklaringen.  

Accountants ondertekenen hun documenten digitaal met de geavanceerde- en de gekwalificeerde handtekening. Tijdens het zetten van de handtekening wordt middels elektronische gegevens zowel de naam en het mailadres van de ondertekenaar als de tijd en datum van ondertekening vastgelegd. Daarnaast wordt een document verzegeld wanneer alle benodigde handtekeningen zijn gezet. 

Hierdoor blijft ook de elektronische variant onveranderd en verkrijg je de benodigde handtekeningen binnen een aantal minuten in plaats van dagen of weken. Toch zijn er nog een aantal andere manieren om de veiligheid en daarbij het gebruikersgemak van elektronische ondertekening naar het hoogste niveau te tillen. In deze blog licht ik de drie belangrijkste manieren toe. 

Van accordering naar digitale ondertekening 

De twee bovengenoemde elektronische handtekeningen zijn zoals gezegd rechtsgeldig en net zo veilig of in sommige situaties veiliger dan de natte handtekening. Toch zijn er nog accountants die ondanks het feit dat zij al digitaal ondertekenen, een aantal type documenten nog steeds (laten) accorderen. Een accountant kan allereerst de accordering van zijn of haar documenten elimineren om de veiligheid en daarbij het gebruikersgemak van de elektronische ondertekening te versterken. 

Bij het accorderen van een document, ben je voor de bewijslast afhankelijk van een logbestand in een derde applicatie. Je hebt hier te maken met een zogeheten vendor lock-in. Een vendor lock-in maakt in dit geval, de accountant en zijn klant afhankelijk van het portaal waarin wordt geaccordeerd. Dit is vooral voor de klant erg omslachtig omdat hij of zij niet onafhankelijk van dit platform het geaccordeerde document na afloop kan inzien. 

Door ieder te ondertekenen document via jouw digitaal ondertekenplatform te laten verlopen, kun je aan de hand van een laagdrempelig ondertekenverzoek via e-mail , ieder document (laten) ondertekenen zonder klanten te moeten voorzien van inloggegevens. Daarnaast wordt het ondertekende document als PDF met het bewijsdocument aangeleverd  en kun je onafhankelijk van het ondertekenplatform, de documenten laten valideren. Dit is dus niet alleen laagdrempeliger dan accorderen, het zorgt ook voor een veilig gewaarborgd rechtsgeldig document. 

Identificatie en authenticatie 

Een belangrijk onderdeel van het elektronische ondertekenproces is de verificatie van de identiteit van de ondertekenaars, die voorafgaand aan de ondertekening plaatsvindt. Als het gaat om interne ondertekenaars kan dit natuurlijk snel en veilig geregeld worden, maar hoe verifieer je de identiteit van klanten voor een ondertekening? Dit kan een accountant doen door face-to-face de verificatie van identiteit op locatie te doen, zodat hij of zij bij een mogelijk ondertekenmoment kan steunen op enkel het e-mail adres en telefoonnummer van de klant om zijn of haar identiteit te controleren. Je zult je klanten dus bij jou op kantoor moeten uitnodigen. Zeker in een tijd als deze, waarin de 1,5 meter maatregel en het dragen van een mondkapje verplicht zijn, is dit niet de meest efficiënte manier om de identiteit van jouw klant te verifiëren. Daarom is de tweede manier om de veiligheid en daarbij het gebruikersgemak van elektronische ondertekening naar het hoogste niveau te tillen “verifieer de identiteit van jouw externe ondertekenaars middels een extra authenticatiemethode”. 

Een extra authenticatiemethode biedt jou als accountant de mogelijkheid om de identiteit van klanten en andere externe ondertekenaars, op basis van bepaalde factoren te verifiëren. De meeste accountantskantoren maken gebruik van e-mail- en SMS authenticatie, zoals eerder is genoemd, maar de extra authenticatiemethode die nog net een tandje dieper gaat is iDIN bankauthenticatie. iDIN bankauthenticatie stelt de gebruiker in staat om de identiteit van de ondertekenaars te controleren op basis van zijn of haar bankgegevens.  

Na het ontvangen van een ondertekenverzoek wordt de klant gevraagd om in te loggen in zijn of haar online bankrekening, de bankgegevens worden gecontroleerd en direct na het goedkeuringsmoment, wordt de klant doorgeleid naar het ondertekenplatform om de te ondertekenen documenten digitaal te ondertekenen. iDIN bankauthenticatie is te integreren met het digitale ondertekenplatform van ValidSign zodat de ondertekenaar automatisch doorgestuurd vanuit het ondertekenplatform naar iDIN, zonder extra handelingen te hoeven verrichten. Het verificatieproces wordt op deze manier op een gebruiksvriendelijke manier enorm versterkt. 

Gestroomlijnde integratie 

We zijn aangekomen bij de derde, en direct de laatste manier om de veiligheid en daarbij het gebruikersgemak van elektronische ondertekening naar het hoogste niveau te tillen. Deze manier is er voornamelijk om het gebruikersgemak te bevorderen, maar het zorgt zeker voor een stukje extra veiligheid binnen het ondertekenproces. Door het ondertekenplatform bijvoorbeeld te integreren met jouw vertrouwde CRM-systeem, kun je het document inladen, ter ondertekening uitsturen en automatisch archiveren op de juiste plek in het CRM-systeem. Met meer dan 150 integraties is de ondertekenoplossing van ValidSign naadloos in te passen in jouw vertrouwde applicatie. Op deze manier kunnen documenten digitaal worden ondertekend, zonder het vertrouwde platform te hoeven verlaten. Daarnaast heeft jouw organisatie vanaf dat moment altijd een compliant dossier, aangezien de documenten geautomatiseerd worden teruggeplaatst op de juiste plek binnen het CRM-systeem. 

Nu je weet hoe je als accountant de veiligheid en het gebruikersgemak van jouw elektronische ondertekening naar het hoogste niveau tilt, begin je daar natuurlijk vandaag nog mee! 

Wil je meer informatie over ValidSign, iDIN bankauthenticatie of een integratie, neem dan contact met ons op via de mail naar info@validsign.nl 

De dubbele waarborg van de elektronische handtekening

De dubbele waarborg van de elektronische handtekening

Handtekeningen op papier of elektronisch ondertekenen? John Lageman, directeur van ValidSign, is ervan overtuigd dat de houdbaarheid van de fysieke handtekening is verstreken. Het is inefficiënt in een tijd waarin alle informatie digitaal wordt verwerkt en opgeslagen. Meer dan 1200 organisaties maken gebruiken van zijn platform ValidSign om elektronisch te ondertekenen. Veilig en betrouwbaar. 

Veel organisaties digitaliseren hun processen, maar vergeten de laatste stap te zetten, is de ervaring van John Lageman van ValidSign. “Ze maken hun contracten digitaal op, waarbij de tussenstappen vaak geautomatiseerd zijn aangestuurd. Maar waar het hele proces is gedigitaliseerd, blijft het bij de laatste stap vaak steken.” Het document wordt geprint, ondertekend, weer gescand en vervolgens per e-mail naar de leverancier of klant verstuurd. “Het proces is veel te omslachtig en je maakt van een digitaal origineel een papieren document.”  

Behalve onpraktisch, is het proces waarbij de pdf wordt geprint en na ondertekening gescand niet veilig. “Een pdf is makkelijk aan te passen, waarbij de oorspronkelijke handtekening van de afzender eronder blijft staan.Zonder dat je het doorhebt krijg je een ander document retour, met twee handtekeningen, waarbij de integriteit van de overeenkomst op een aantal cruciale onderdelen is aangetast.” Hij waarschuwt: “De aanpassingen komen pas boven tafel, als er een conflict optreedt en je terugvalt op het ondertekend contract.” De boodschap die Lageman meegeeft: “Zorg dat het digitale contract digitaal blijft en elektronisch ondertekend wordt.” 

Extra verzekering 

ValidSign is gespecialiseerd in het volledig managen van het ondertekenproces. Elektronische ondertekening vindt plaats met certificaattechnologie, waarbij de verzender/contractopsteller de verschillende interne en externe ondertekenaars toevoegt aan het contract. Dat kan zichtbaar of onzichtbaar, met certificaattechnologie. “Of één of twintig handtekeningen nodig zijn, maakt niet uit. De verzender, de contractopsteller, bepaalt wie mag ondertekenen.” Met controle van de identiteit is daarbij een belangrijke extra verzekering dat de ondertekenaar ook degene is die je veronderstelt. Hij vervolgt: “Als je ook nog eens ervoor zorgt dat de overeenkomst voldoet aan de open standaarden, kun je het document digitaal archiveren en over tien of vijftig jaar openen.” 

Identificatie, authenticatie en autorisatie worden vaak door elkaar heen gebruikt, vertelt John Lageman. “Als je je identificeert gaat het om de vraag wie je bent. Bij authenticatie gaat het om de controle of je ook echt degene bent die je zegt dat je bent. En daaropvolgend kun je een autorisatiecheck uitvoeren. Daarbij kijk je naar de bevoegdheid vanuit jouw rol of functie om te handelen. Wat wij gebruiken zijn de authenticatiemethoden om te verifiëren of de persoon aan de andere kant is wie hij of zij zegt te zijn.” ValidSign gaat er bij het ondertekenen vanuit dat de identificatie al heeft plaatsgevonden. “Wij checken of dat ook daadwerkelijk waar is, door middel van authenticatie.” 

ValidSign maakt hierbij gebruik van verschillende veilige identificatiemiddelen, waarvan SMS, DigiD, eHerkenning en iDin de belangrijkste zijn. “Die nemen we mee als onderdeel van de transactie.” Voor bepaalde beroepsgroepen zijn authenticatie en controle extra belangrijk. Bijvoorbeeld bij de jaarrekening en accountantsverklaring. “Die documenten moeten naar elkaar verwijzen. Wij zorgen voor een elektronische handtekening waarvan we zeker weten dat die door een accountant is getekend. Dat doen we door gebruik te maken van een zogeheten beroepscertificaat.”  

Faciliteren 

ValidSign is een provider die er voor zorgt dat de wilsovereenstemming tussen twee of meer partijen wordt vastgelegd. “We zorgen ervoor dat het document integer is en dat de identiteit van de ondertekenaars wordt vastgesteld. Wij faciliteren transacties.” Als voorbeeld noemt hij woningcorporatie Ymere, waarbij de ondertekening van huurovereenkomsten met ValidSign verloopt. De verhuurder en huurder kunnen eenvoudig ondertekenen en het contract wordt digitaal ondertekend gearchiveerd. 

Elektronisch paspoort 

In een eerdere functie was Lageman betrokken bij de modernisering van de gemeentelijke basisadministratie, waarbij de gedachte is dat gemeenten bij een verhuizing de persoonsgegevens met één klik kunnen omzetten. “Sterker nog, dat hoeft niet eens, je hebt een administratie voor iedereen.” Het inspireert hem om te dromen van een elektronisch paspoort waarmee je je kunt identificeren en persoonsgegevens deelt, waardoor je bij Bol.com, Coolblue en al die andere webshops en organisaties geen profiel meer hoeft aan te maken. “Ik wil eigenlijk helemaal niet dat organisaties mijn persoonsgegevens opslaan. Ik geef ze veel liever de mogelijkheid om een deel van mijn persoonsgegevens gebruiken, zoals de adresgegevens, zonder dat ze worden bewaard.” 

Elektronische ondertekening biedt een dubbele waarborg: je stelt de identiteit van de ondertekenaar vast én het zorgt voor de documentintegriteit.  

Eigenaarschap  

Lageman waakt over de zuiverheid van de rol van Validsign als procesbewaker. Hij is er een uitgesproken tegenstander van dat commerciële partijen ook een rol willen krijgen als ‘trustpartner’. “ValidSign is er voor het faciliteren van de transactie. Niet voor het commercialiseren van de data. Contracten die voltooid zijn, worden na 90 dagen verwijderd uit onze omgeving. “Ik wil niets te maken hebben met de inhoud waarover de transactie gaat. Het eigenaarschap daarvan hoort thuis bij de klant zelf.” 

“Wij zijn er ten tijde van het transactieproces. We faciliteren met alles wat er is om de transactie goed tot stand te komen en daarna laten wij het weer los. We zorgen voor een eenduidige wijze voor het ondertekening of verzegelen van informatie. Daar willen we een leidende rol in spelen. ValidSign is er ten tijde van het ondertekenproces, gedurende de totstandkoming en afronding van de transactie, en daarna niet meer. De bewijslast leggen we terug bij de eigenaar van de transactie.”