6 manieren om uw documentbeveiliging te verbeteren

De digitaliserering van de afgelopen jaren heeft de productiviteit en efficiëntie bij allerlei organisaties drastisch verhoogd. En dankzij het hybride werken is ook de flexibiliteit in de manier van werken toegenomen. De wijze waarop informatie wordt gedeeld en gecommuniceerd heeft zich verplaatst naar het digitale landschap. Dagelijks krijgen medewerkers te maken met digitale documenten. Het is dan ook van enorm belang dat iedereen bewustzijn creëert op het gebied van documentbeveiliging.

We geven 6 tips waarmee u documentbeveiliging binnen uw organisatie kunt verhogen:

1. Bewaar documenten digitaal

Dit ligt misschien voor de hand, maar als u uw documenten digitaal bewaart levert dat veel veiligheidsvoordelen op. U kunt bijvoorbeeld wachtwoorden en machtigingen instellen zodat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot die documenten. Digitale documenten kunnen altijd gemakkelijk worden getraceerd. Zo is er onder andere informatie over wie de documenten heeft geraadpleegd en wanneer. Dit kan handig zijn voor compliance- en auditdoeleinden.

2. Maak geregeld back-ups

Maak altijd en op regelmatige basis back-ups van alle documenten. Zodoende is uw organisatie beschermd tegen gegevensverlies door hardware- en/of softwarecrashes of verlies van data als gevolg van brand. Gegevens kunnen hierdoor snel worden hersteld en tevens zal de uitvaltijd minimaal zijn. Sommige bedrijfstakken hebben zelfs voorschriften die bedrijven verplichten om back-ups van bepaalde gegevens bij te houden.

3. Houd data binnen de grenzen

Sinds de invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) krijgen mensen meer privacyrechten. Daarom is het belangrijk om te weten waar uw gegevens worden opgeslagen. Er zijn namelijk verschillen in wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming tussen verschillende landen. Door uw gegevens binnen uw eigen land of staat op te slaan, zorgt u ervoor dat voldoen wordt aan de geldende wet- en regelgeving van uw rechtsgebied. Dit kan extra veiligheid en bescherming bieden tegen datalekken of onbevoegde toegang.

4. Train uw medewerkers

Veel beveiligingsincidenten worden veroorzaakt door menselijke fouten. Medewerkers kunnen in phishing-praktijken trappen, wachtwoorden delen of per ongeluk gevoelige informatie vrijgeven. Dit betekent dat uw medewerkers de eerste verdedigingslinie zijn als het gaat om het beschermen van de gegevens van uw organisatie. Door uw werknemers te trainen in het herkennen en vermijden van dit soort fouten, kunt u het risico op een beveiligingslek verkleinen.

5. Inventariseer alle apparaten

Het bijhouden van wat u aan technologische apparatuur in huis heeft is een noodzakelijke stap in het borgen van de beveiliging van uw bedrijfsgegevens. Vastleggen waar apparatuur zich bevindt en de conditie en softwareversies daarvan, zorgen ervoor dat u risico’s kunt herkennen en beoordelen, zodat u de juiste maatregelen kunt nemen om die risico’s te minimaliseren. In het geval van een inbraak kunt u snel vaststellen welke apparaten mogelijk zijn getroffen zodat daar vervolgens passende maatregelen voor genomen kunnen worden. Op het gebied van compliance is dit ook erg nuttig, want u kunt namelijk bijhouden wie toegang heeft tot de apparaten en wanneer.

6. Bescherming tegen fraude met elektronische handtekeningen

Het gebruik van een digitale handtekening verlaagt het risico dat er wordt geknoeid met documenten. Er wordt namelijk gebruik gemaakt van cryptografische certificaten die aangeven of het document integer is en dus niet afwijkt van het origineel. Bij gebruik van een digitale ondertekenoplossing bent u ervan verzekerd dat het document dat is verstuurd niet meer aangepast kan worden na ondertekening. Met een los document dat wordt gestuurd via de post of per mail kan natuurlijk gemakkelijk worden gefraudeerd.

Digitaliseer het ondertekenproces met de digitale handtekening van ValidSign

Dagelijkse taken zoals het verwerken van papieren documenten, het wachten op handtekeningen en het invullen van formulieren zijn niet alleen tijdrovend maar ook frustrerend. Door de standaardkoppelingen van ValidSign kan digitaal ondertekenen eenvoudig worden geïntegreerd met uw huidige applicaties en kunnen processen zoals contractbeheer worden gedigitaliseerd. In combinatie met de mobiele app kan er overal en altijd worden ingelogd en ondertekend!

De gebruiksvriendelijke, volledig cloudgebaseerde oplossing van ValidSign biedt voor elke organisatie de mogelijkheid om laagdrempelig te digitaliseren. ValidSign wordt gehost in de betrouwbare en uiterst veilige datacenters van KPN, waardoor wordt voldaan aan huidige en nieuwe Europese regelgeving inzake gegevensbescherming en privacy.

Wilt u meer weten over hoe de digitale ondertekenoplossing van ValidSign kan worden opgenomen in uw bedrijfsprocessen?

Vul het formulier in of neem contact op met onze salesafdeling via email: sales@validsign.eu of telefoonnummer: 085 – 303 3676 en vraag om een vrijblijvende demonstratie of een kennismakingsgesprek!  

5 redenen waarom je vandaag je HR-processen zou moeten digitaliseren 

De komst van hybride werkplekken, een combinatie van het fysieke kantoor en de thuiswerkplek, en de toenemende behoefte om efficiënter te werken, hebben de ontwikkelingen binnen HR-afdelingen de laatste jaren in een stroomversnelling gebracht. Het digitaliseren van interne processen en workflows is tijdens en na de COVID-pandemie enorm toegenomen. 

De druk op en de verwachtingen van een HR-afdeling zijn nog nooit zo hoog geweest als vandaag de dag. Digitale transformatie is dan ook een ​​must voor elke organisatie. Divers processen kunnen worden gestroomlijnd waardoor er efficiënter kan worden gewerkt. Er komt dan kostbare tijd vrij, tijd die kan worden gebruikt voor het oppakken van meer strategische taken, tijd die kan worden aangewend voor het investeren in het welzijn en de ontwikkeling van medewerkers.

Het belang van digitale transformatie binnen de HR-afdeling

De HR-afdeling is het hart van vrijwel elke organisatie. Deze afdeling is indirect verantwoordelijk voor het realiseren van de doelstellingen. De behoeften van de organisatie moeten in balans worden gebracht met die van de werknemers. Gemotiveerde en gewaardeerde medewerkers zorgen voor betere resultaten, maar trekken ook gelijkgestemde talenten van buiten aan.

Er is behoefte om meer tijd te besteden aan de uitvoering van de strategie, het doen van werving en selectie, maar ook aan het ontwikkelen en tevreden houden van huidige medewerkers. Door saaie taken en papierwerk te digitaliseren, komt er belangrijke tijd vrij om werkelijk te investeren in die medewerkers.

Uitgaande van een groeiend personeelsbestand met jongere medewerkers die technologiegedreven zijn en behoefte hebben aan vrijheid en flexibiliteit, is het voor elke organisatie inmiddels een must om digitaal te transformeren. Juist om dit jongere talent aan te trekken en te behouden. Tegelijkertijd ontstaat een schaalbare organisatie, waar interne werkprocessen moeten worden aangepast aan de continu veranderende en de steeds maar zich ontwikkelende interne behoefte.

Digitaliseer uw HR-processen daarom vandaag nog! Dit zijn de 5 redenen waarom:

1. Verbetert de efficiëntie en maakt een hybride werkomgeving mogelijk 

De grootste winst bij het digitaliseren van grotendeels inefficiënte handmatige processen bij documentverwerking zit hem in tijd en flexibiliteit. Tijd die besteed kan worden aan belangrijkere taken en prioriteiten. Flexibiliteit omdat er geen locatie-afhankelijkheid meer is. Digitalisering zorgt er voor dat het niet meer uit maakt of er op kantoor gewerkt wordt, vanuit huis of welke locatie dan ook.

Medewerkers kunnen gemakkelijk en veilig documenten inzien en indienen, formulieren invullen en goedkeuringen aftekenen. Studies hebben aangetoond dat het integreren van bijvoorbeeld een digitale ondertekeningsoplossing de doorlooptijd van documenten met wel 80% kan verminderen!

2. Vermindert menselijke fouten en vertragingen 

We zijn allemaal maar mensen, toch? Dit betekent dat we fouten (mogen) maken. Met de groeiende hoeveelheid werk en deadlines die iedereen ervaart, lopen we het risico fouten te maken of een bepaald aspect van het werk over het hoofd te zien.

Handmatig papierwerk en documenteren kunnen ook leiden tot vertragingen in reguliere processen. Zo kan het laten ondertekenen van bijvoorbeeld een contract weken duren, afhankelijk van de beschikbaarheid van de betrokken personen. Door processen te digitaliseren kunnen herinneringsboodschappen, follow-ups en andere tijdbesparende initiatieven geautomatiseerd worden. Vertragingen zijn min of meer verleden tijd en menselijke fouten worden voorkomen.

3. Bespaart geld 

Door analoge papieren processen te digitaliseren, wordt geld bespaard op zaken die normaal gesproken verband houden met dat papierwerk, zoals papier, printers, inkt en andere algemene kantoorbenodigdheden. Daarnaast is er geen ruimte en capaciteit meer nodig voor het fysiek archiveren van documenten.

En vergeet niet dat tijd geld is! Door processen te digitaliseren wordt tijd bespaard, tijd die besteed kan worden aan de groei en ontwikkeling van de organisatie.

4. Verhoogt veiligheid van documenten en voldoen aan wet- en regelgeving (compliancy) 

Door de stroom aan HR-documenten te laten verlopen via een betrouwbaar en beveiligd digitaal platform – in plaats van dat fysieke documenten op kantoor of op andere plekken rondslingeren – wordt de naleving van privacy wet- en regelgeving over de hele linie verbeterd. Naast de mogelijkheid van het oplopen van reputatie- of imagoschade, is bewezen dat niet-naleving het risico op bedreigingen zoals cyberaanvallen en datalekken vergroot. Het digitaliseren van het documentproces middels een cloudgebaseerde oplossing is van cruciaal belang voor het veilig bewaren van gevoelige en vertrouwelijke informatie. Het zorgt tevens voor continuïteit van de organisatie.

5. Stimuleert de motivatie en ontwikkeling van medewerkers 

Door processen te digitaliseren, krijgt de HR-afdeling meer tijd om zich te concentreren op wat belangrijk is voor de groei van de organisatie. Daartoe behoort ook het welzijn van de medewerkers! Er zal meer tijd zijn voor het opzetten van persoonlijke ontwikkelplannen, het organiseren van trainingen en het werven van nieuw personeel, wat dan weer essentieel is voor het toekomstige succes van de organisatie.

Als medewerkers hun stem mogen laten horen en zich kunnen ontwikkelen op de manier die zij nodig achten, zal hun tevredenheid en motivatie toenemen, wat vervolgens nieuw talent zal aantrekken.

Digitaliseer het ondertekenproces met de digitale handtekening van ValidSign

Dagelijkse taken zoals het verwerken van papieren documenten, het wachten op handtekeningen en het invullen van formulieren zijn niet alleen tijdrovend maar ook frustrerend. Door de standaardkoppelingen van ValidSign kan digitaal ondertekenen eenvoudig worden geïntegreerd met uw huidige HRM-systeem en kunnen HR-processen zoals onboarding en contractbeheer worden gedigitaliseerd. In combinatie met de mobiele app kan er overal en altijd worden ingelogd en ondertekend!

De gebruiksvriendelijke, volledig cloudgebaseerde oplossing van ValidSign biedt voor elke organisatie de mogelijkheid om verder te digitaliseren. ValidSign wordt gehost in de betrouwbare en uiterst veilige datacenters van KPN, waardoor wordt voldaan aan huidige en nieuwe Europese regelgeving inzake gegevensbescherming en privacy.

Wilt u meer weten over hoe de digitale ondertekenoplossing van ValidSign kan worden opgenomen in de HR-processen?

Vul het formulier in of neem contact op met onze salesafdeling via email: sales@validsign.eu of telefoonnummer: 085 – 303 3676 en vraag om een vrijblijvende demonstratie of een kennismakingsgesprek!