Documentbeveiliging: essentiële tips voor uw bedrijf

Documentbeveiliging: essentiële tips voor uw bedrijf

door | mrt 7, 2023 | Article

6 manieren om uw documentbeveiliging te verbeteren

De digitaliserering van de afgelopen jaren heeft de productiviteit en efficiëntie bij allerlei organisaties drastisch verhoogd. En dankzij het hybride werken is ook de flexibiliteit in de manier van werken toegenomen. De wijze waarop informatie wordt gedeeld en gecommuniceerd heeft zich verplaatst naar het digitale landschap. Dagelijks krijgen medewerkers te maken met digitale documenten. Het is dan ook van enorm belang dat iedereen bewustzijn creëert op het gebied van documentbeveiliging.

We geven 6 tips waarmee u documentbeveiliging binnen uw organisatie kunt verhogen:

1. Bewaar documenten digitaal

Dit ligt misschien voor de hand, maar als u uw documenten digitaal bewaart levert dat veel veiligheidsvoordelen op. U kunt bijvoorbeeld wachtwoorden en machtigingen instellen zodat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot die documenten. Digitale documenten kunnen altijd gemakkelijk worden getraceerd. Zo is er onder andere informatie over wie de documenten heeft geraadpleegd en wanneer. Dit kan handig zijn voor compliance- en auditdoeleinden.

2. Maak geregeld back-ups

Maak altijd en op regelmatige basis back-ups van alle documenten. Zodoende is uw organisatie beschermd tegen gegevensverlies door hardware- en/of softwarecrashes of verlies van data als gevolg van brand. Gegevens kunnen hierdoor snel worden hersteld en tevens zal de uitvaltijd minimaal zijn. Sommige bedrijfstakken hebben zelfs voorschriften die bedrijven verplichten om back-ups van bepaalde gegevens bij te houden.

3. Houd data binnen de grenzen

Sinds de invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) krijgen mensen meer privacyrechten. Daarom is het belangrijk om te weten waar uw gegevens worden opgeslagen. Er zijn namelijk verschillen in wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming tussen verschillende landen. Door uw gegevens binnen uw eigen land of staat op te slaan, zorgt u ervoor dat voldoen wordt aan de geldende wet- en regelgeving van uw rechtsgebied. Dit kan extra veiligheid en bescherming bieden tegen datalekken of onbevoegde toegang.

4. Train uw medewerkers

Veel beveiligingsincidenten worden veroorzaakt door menselijke fouten. Medewerkers kunnen in phishing-praktijken trappen, wachtwoorden delen of per ongeluk gevoelige informatie vrijgeven. Dit betekent dat uw medewerkers de eerste verdedigingslinie zijn als het gaat om het beschermen van de gegevens van uw organisatie. Door uw werknemers te trainen in het herkennen en vermijden van dit soort fouten, kunt u het risico op een beveiligingslek verkleinen.

5. Inventariseer alle apparaten

Het bijhouden van wat u aan technologische apparatuur in huis heeft is een noodzakelijke stap in het borgen van de beveiliging van uw bedrijfsgegevens. Vastleggen waar apparatuur zich bevindt en de conditie en softwareversies daarvan, zorgen ervoor dat u risico’s kunt herkennen en beoordelen, zodat u de juiste maatregelen kunt nemen om die risico’s te minimaliseren. In het geval van een inbraak kunt u snel vaststellen welke apparaten mogelijk zijn getroffen zodat daar vervolgens passende maatregelen voor genomen kunnen worden. Op het gebied van compliance is dit ook erg nuttig, want u kunt namelijk bijhouden wie toegang heeft tot de apparaten en wanneer.

6. Bescherming tegen fraude met elektronische handtekeningen

Het gebruik van een digitale handtekening verlaagt het risico dat er wordt geknoeid met documenten. Er wordt namelijk gebruik gemaakt van cryptografische certificaten die aangeven of het document integer is en dus niet afwijkt van het origineel. Bij gebruik van een digitale ondertekenoplossing bent u ervan verzekerd dat het document dat is verstuurd niet meer aangepast kan worden na ondertekening. Met een los document dat wordt gestuurd via de post of per mail kan natuurlijk gemakkelijk worden gefraudeerd.

Digitaliseer het ondertekenproces met de digitale handtekening van ValidSign

Dagelijkse taken zoals het verwerken van papieren documenten, het wachten op handtekeningen en het invullen van formulieren zijn niet alleen tijdrovend maar ook frustrerend. Door de standaardkoppelingen van ValidSign kan digitaal ondertekenen eenvoudig worden geïntegreerd met uw huidige applicaties en kunnen processen zoals contractbeheer worden gedigitaliseerd. In combinatie met de mobiele app kan er overal en altijd worden ingelogd en ondertekend!

De gebruiksvriendelijke, volledig cloudgebaseerde oplossing van ValidSign biedt voor elke organisatie de mogelijkheid om laagdrempelig te digitaliseren. ValidSign wordt gehost in de betrouwbare en uiterst veilige datacenters van KPN, waardoor wordt voldaan aan huidige en nieuwe Europese regelgeving inzake gegevensbescherming en privacy.

Wilt u meer weten over hoe de digitale ondertekenoplossing van ValidSign kan worden opgenomen in uw bedrijfsprocessen?

Vul het formulier in of neem contact op met onze salesafdeling via email: sales@validsign.eu of telefoonnummer: 085 – 303 3676 en vraag om een vrijblijvende demonstratie of een kennismakingsgesprek!  

De toekomst van HR: hoe digitale oplossingen het speelveld veranderen 

De toekomst van HR: hoe digitale oplossingen het speelveld veranderen 

door | jan 18, 2023 | Article

5 redenen waarom je vandaag je HR-processen zou moeten digitaliseren 

De komst van hybride werkplekken, een combinatie van het fysieke kantoor en de thuiswerkplek, en de toenemende behoefte om efficiënter te werken, hebben de ontwikkelingen binnen HR-afdelingen de laatste jaren in een stroomversnelling gebracht. Het digitaliseren van interne processen en workflows is tijdens en na de COVID-pandemie enorm toegenomen. 

De druk op en de verwachtingen van een HR-afdeling zijn nog nooit zo hoog geweest als vandaag de dag. Digitale transformatie is dan ook een ​​must voor elke organisatie. Divers processen kunnen worden gestroomlijnd waardoor er efficiënter kan worden gewerkt. Er komt dan kostbare tijd vrij, tijd die kan worden gebruikt voor het oppakken van meer strategische taken, tijd die kan worden aangewend voor het investeren in het welzijn en de ontwikkeling van medewerkers.

Het belang van digitale transformatie binnen de HR-afdeling

De HR-afdeling is het hart van vrijwel elke organisatie. Deze afdeling is indirect verantwoordelijk voor het realiseren van de doelstellingen. De behoeften van de organisatie moeten in balans worden gebracht met die van de werknemers. Gemotiveerde en gewaardeerde medewerkers zorgen voor betere resultaten, maar trekken ook gelijkgestemde talenten van buiten aan.

Er is behoefte om meer tijd te besteden aan de uitvoering van de strategie, het doen van werving en selectie, maar ook aan het ontwikkelen en tevreden houden van huidige medewerkers. Door saaie taken en papierwerk te digitaliseren, komt er belangrijke tijd vrij om werkelijk te investeren in die medewerkers.

Uitgaande van een groeiend personeelsbestand met jongere medewerkers die technologiegedreven zijn en behoefte hebben aan vrijheid en flexibiliteit, is het voor elke organisatie inmiddels een must om digitaal te transformeren. Juist om dit jongere talent aan te trekken en te behouden. Tegelijkertijd ontstaat een schaalbare organisatie, waar interne werkprocessen moeten worden aangepast aan de continu veranderende en de steeds maar zich ontwikkelende interne behoefte.

Digitaliseer uw HR-processen daarom vandaag nog! Dit zijn de 5 redenen waarom:

 

1. Verbetert de efficiëntie en maakt een hybride werkomgeving mogelijk 

De grootste winst bij het digitaliseren van grotendeels inefficiënte handmatige processen bij documentverwerking zit hem in tijd en flexibiliteit. Tijd die besteed kan worden aan belangrijkere taken en prioriteiten. Flexibiliteit omdat er geen locatie-afhankelijkheid meer is. Digitalisering zorgt er voor dat het niet meer uit maakt of er op kantoor gewerkt wordt, vanuit huis of welke locatie dan ook.

Medewerkers kunnen gemakkelijk en veilig documenten inzien en indienen, formulieren invullen en goedkeuringen aftekenen. Studies hebben aangetoond dat het integreren van bijvoorbeeld een digitale ondertekeningsoplossing de doorlooptijd van documenten met wel 80% kan verminderen!

2. Vermindert menselijke fouten en vertragingen 

We zijn allemaal maar mensen, toch? Dit betekent dat we fouten (mogen) maken. Met de groeiende hoeveelheid werk en deadlines die iedereen ervaart, lopen we het risico fouten te maken of een bepaald aspect van het werk over het hoofd te zien.

Handmatig papierwerk en documenteren kunnen ook leiden tot vertragingen in reguliere processen. Zo kan het laten ondertekenen van bijvoorbeeld een contract weken duren, afhankelijk van de beschikbaarheid van de betrokken personen. Door processen te digitaliseren kunnen herinneringsboodschappen, follow-ups en andere tijdbesparende initiatieven geautomatiseerd worden. Vertragingen zijn min of meer verleden tijd en menselijke fouten worden voorkomen.

3. Bespaart geld 

Door analoge papieren processen te digitaliseren, wordt geld bespaard op zaken die normaal gesproken verband houden met dat papierwerk, zoals papier, printers, inkt en andere algemene kantoorbenodigdheden. Daarnaast is er geen ruimte en capaciteit meer nodig voor het fysiek archiveren van documenten.

En vergeet niet dat tijd geld is! Door processen te digitaliseren wordt tijd bespaard, tijd die besteed kan worden aan de groei en ontwikkeling van de organisatie.

4. Verhoogt veiligheid van documenten en voldoen aan wet- en regelgeving (compliancy) 

Door de stroom aan HR-documenten te laten verlopen via een betrouwbaar en beveiligd digitaal platform – in plaats van dat fysieke documenten op kantoor of op andere plekken rondslingeren – wordt de naleving van privacy wet- en regelgeving over de hele linie verbeterd. Naast de mogelijkheid van het oplopen van reputatie- of imagoschade, is bewezen dat niet-naleving het risico op bedreigingen zoals cyberaanvallen en datalekken vergroot. Het digitaliseren van het documentproces middels een cloudgebaseerde oplossing is van cruciaal belang voor het veilig bewaren van gevoelige en vertrouwelijke informatie. Het zorgt tevens voor continuïteit van de organisatie.

5. Stimuleert de motivatie en ontwikkeling van medewerkers 

Door processen te digitaliseren, krijgt de HR-afdeling meer tijd om zich te concentreren op wat belangrijk is voor de groei van de organisatie. Daartoe behoort ook het welzijn van de medewerkers! Er zal meer tijd zijn voor het opzetten van persoonlijke ontwikkelplannen, het organiseren van trainingen en het werven van nieuw personeel, wat dan weer essentieel is voor het toekomstige succes van de organisatie.

Als medewerkers hun stem mogen laten horen en zich kunnen ontwikkelen op de manier die zij nodig achten, zal hun tevredenheid en motivatie toenemen, wat vervolgens nieuw talent zal aantrekken.

Digitaliseer het ondertekenproces met de digitale handtekening van ValidSign

Dagelijkse taken zoals het verwerken van papieren documenten, het wachten op handtekeningen en het invullen van formulieren zijn niet alleen tijdrovend maar ook frustrerend. Door de standaardkoppelingen van ValidSign kan digitaal ondertekenen eenvoudig worden geïntegreerd met uw huidige HRM-systeem en kunnen HR-processen zoals onboarding en contractbeheer worden gedigitaliseerd. In combinatie met de mobiele app kan er overal en altijd worden ingelogd en ondertekend!

De gebruiksvriendelijke, volledig cloudgebaseerde oplossing van ValidSign biedt voor elke organisatie de mogelijkheid om verder te digitaliseren. ValidSign wordt gehost in de betrouwbare en uiterst veilige datacenters van KPN, waardoor wordt voldaan aan huidige en nieuwe Europese regelgeving inzake gegevensbescherming en privacy.

 

Wilt u meer weten over hoe de digitale ondertekenoplossing van ValidSign kan worden opgenomen in de HR-processen?

Vul het formulier in of neem contact op met onze salesafdeling via email: sales@validsign.eu of telefoonnummer: 085 – 303 3676 en vraag om een vrijblijvende demonstratie of een kennismakingsgesprek!  

De drie meest voorkomende redenen waarom organisaties overstappen op ValidSign.

De drie meest voorkomende redenen waarom organisaties overstappen op ValidSign.

door | sep 7, 2021 | Artikelen over digitaal ondertekenen, Blogartikel

We horen het steeds vaker, organisaties die de overstap maken van een andere digitale handtekeningleverancier naar ValidSign. Toonaangevende organisaties kiezen ervoor om het volledig ingerichte ondertekenplatform waar zij al jaren mee werken  in te ruilen voor een voor de organisatie vaak nieuwe handtekeningoplossing.

Maar waarom stappen organisaties groot, middel en klein over op ValidSign? Wij hebben de drie meest voorkomende redenen voor je op een rij gezet.

Nederlands datacenter

Het is vaker voorgekomen dat onder andere Amerikaanse organisaties privacy gevoelige data (bewust en onbewust) hebben gedeeld zonder toestemming, waardoor Europese organisaties toch argwanend zijn geworden richting Amerikaanse datacenters. Het feit dat informatie veilig in het meest betrouwbare en beveiligde datacenter van KPN wordt ondergebracht is geruststellend. De informatie blijft binnen de landsgrenzen.

Professionele support

Wanneer je een vraag hebt over de applicatie of tegen een probleem aanloopt dan neem je contact op met de desbetreffende leverancier. Digitale handtekening leveranciers maken veelal gebruik van een helpdesk of een klantenservice. Dit zorgt niet alleen voor een minder persoonlijke benadering van de klant, de oplossingstijd van een supportvraag is ook hoog, omdat meerdere medewerkers aan dezelfde supportvraag werken. Overgestapte klanten geven aan dat zij voorheen regelmatig van het kastje naar de muur zijn gestuurd omdat klantenservice medewerkers niet op hoogte waren van elkaars uitstaande acties. Dit is dus precies wat ValidSign wil voorkomen.

ValidSign werkt namelijk met een supportteam dat enkel bestaat uit consultants die klanten vanaf het moment van de uitlevering begeleiden. Wij proberen supportvragen snel en uitgebreid te beantwoorden. Daarnaast hecht ValidSign veel waarde aan een persoonlijke benadering. Techinsche supportvragen die niet direct opgelost kunnen worden komen veelal terecht bij de vaste consultant van de klant zodat communicatielijnen kort blijven. 

Met een Nederlandstalige support afdeling voor Nederlandse- en Belgische klanten wordt miscommunicatie 9 van de 10 keer voorkomen. Consultants switchen overigens direct naar het Engels mocht dit nodig zijn, maar we houden onze supportafdeling in house.

Gebruiksvriendelijke interface

De oplossing werkt zeer gebruiksvriendelijk. Zowel de user- als sender interface van ValidSign is zodanig gebouwd dat een ieder het direct na de uitlevering moet kunnen gebruiken. Uiteindelijk zijn er een aantal punten die een omgeving altijd gebruiksvriendelijk maken, namelijk: ergonomisch, aantrekkelijk, efficiënt, overzichtelijk. ValidSign is dan ook continue bezig om de interface te verbeteren aan de hand van bovengenoemde punten.

Denk jij er ook aan om over te stappen naar ValidSign om een van deze redenen of heb je misschien wel een andere reden hiervoor? Neem dan vrijblijvend contact op met info@validsign.nl en kom in contact met een van onze accountmanagers om ons platform te leren kennen.

Drie manieren om de veiligheid, en daarbij het gebruikersgemak van uw elektronische ondertekening naar het hoogste niveau te tillen

Drie manieren om de veiligheid, en daarbij het gebruikersgemak van uw elektronische ondertekening naar het hoogste niveau te tillen

door | mei 31, 2021 | Artikelen over digitaal ondertekenen, Blogartikel, Nieuwsitems

Elektronisch ondertekenen is voor de meeste accountantskantoren in de Benelux bekend terrein of het staat als een belangrijk punt op de agenda. Met de elektronische handtekening kunnen accountants en belastingspecialisten sneller dan ooit noodzakelijke handtekeningen verkrijgen, terwijl ze nog steeds aan strikte wettelijke vereisten voldoen. Een dergelijke oplossing kan gebruikt worden voor zowel het deponeren van jaarrekeningen als het ondertekend krijgen van opdrachtbevestigingen, belastingaangiftes, HR-documenten en geheimhoudingsverklaringen.  

Accountants ondertekenen hun documenten digitaal met de geavanceerde- en de gekwalificeerde handtekening. Tijdens het zetten van de handtekening wordt middels elektronische gegevens zowel de naam en het mailadres van de ondertekenaar als de tijd en datum van ondertekening vastgelegd. Daarnaast wordt een document verzegeld wanneer alle benodigde handtekeningen zijn gezet. 

Hierdoor blijft ook de elektronische variant onveranderd en verkrijg je de benodigde handtekeningen binnen een aantal minuten in plaats van dagen of weken. Toch zijn er nog een aantal andere manieren om de veiligheid en daarbij het gebruikersgemak van elektronische ondertekening naar het hoogste niveau te tillen. In deze blog licht ik de drie belangrijkste manieren toe. 

Van accordering naar digitale ondertekening 

De twee bovengenoemde elektronische handtekeningen zijn zoals gezegd rechtsgeldig en net zo veilig of in sommige situaties veiliger dan de natte handtekening. Toch zijn er nog accountants die ondanks het feit dat zij al digitaal ondertekenen, een aantal type documenten nog steeds (laten) accorderen. Een accountant kan allereerst de accordering van zijn of haar documenten elimineren om de veiligheid en daarbij het gebruikersgemak van de elektronische ondertekening te versterken. 

Bij het accorderen van een document, ben je voor de bewijslast afhankelijk van een logbestand in een derde applicatie. Je hebt hier te maken met een zogeheten vendor lock-in. Een vendor lock-in maakt in dit geval, de accountant en zijn klant afhankelijk van het portaal waarin wordt geaccordeerd. Dit is vooral voor de klant erg omslachtig omdat hij of zij niet onafhankelijk van dit platform het geaccordeerde document na afloop kan inzien. 

Door ieder te ondertekenen document via jouw digitaal ondertekenplatform te laten verlopen, kun je aan de hand van een laagdrempelig ondertekenverzoek via e-mail , ieder document (laten) ondertekenen zonder klanten te moeten voorzien van inloggegevens. Daarnaast wordt het ondertekende document als PDF met het bewijsdocument aangeleverd  en kun je onafhankelijk van het ondertekenplatform, de documenten laten valideren. Dit is dus niet alleen laagdrempeliger dan accorderen, het zorgt ook voor een veilig gewaarborgd rechtsgeldig document. 

Identificatie en authenticatie 

Een belangrijk onderdeel van het elektronische ondertekenproces is de verificatie van de identiteit van de ondertekenaars, die voorafgaand aan de ondertekening plaatsvindt. Als het gaat om interne ondertekenaars kan dit natuurlijk snel en veilig geregeld worden, maar hoe verifieer je de identiteit van klanten voor een ondertekening? Dit kan een accountant doen door face-to-face de verificatie van identiteit op locatie te doen, zodat hij of zij bij een mogelijk ondertekenmoment kan steunen op enkel het e-mail adres en telefoonnummer van de klant om zijn of haar identiteit te controleren. Je zult je klanten dus bij jou op kantoor moeten uitnodigen. Zeker in een tijd als deze, waarin de 1,5 meter maatregel en het dragen van een mondkapje verplicht zijn, is dit niet de meest efficiënte manier om de identiteit van jouw klant te verifiëren. Daarom is de tweede manier om de veiligheid en daarbij het gebruikersgemak van elektronische ondertekening naar het hoogste niveau te tillen “verifieer de identiteit van jouw externe ondertekenaars middels een extra authenticatiemethode”. 

Een extra authenticatiemethode biedt jou als accountant de mogelijkheid om de identiteit van klanten en andere externe ondertekenaars, op basis van bepaalde factoren te verifiëren. De meeste accountantskantoren maken gebruik van e-mail- en SMS authenticatie, zoals eerder is genoemd, maar de extra authenticatiemethode die nog net een tandje dieper gaat is iDIN bankauthenticatie. iDIN bankauthenticatie stelt de gebruiker in staat om de identiteit van de ondertekenaars te controleren op basis van zijn of haar bankgegevens.  

Na het ontvangen van een ondertekenverzoek wordt de klant gevraagd om in te loggen in zijn of haar online bankrekening, de bankgegevens worden gecontroleerd en direct na het goedkeuringsmoment, wordt de klant doorgeleid naar het ondertekenplatform om de te ondertekenen documenten digitaal te ondertekenen. iDIN bankauthenticatie is te integreren met het digitale ondertekenplatform van ValidSign zodat de ondertekenaar automatisch doorgestuurd vanuit het ondertekenplatform naar iDIN, zonder extra handelingen te hoeven verrichten. Het verificatieproces wordt op deze manier op een gebruiksvriendelijke manier enorm versterkt. 

Gestroomlijnde integratie 

We zijn aangekomen bij de derde, en direct de laatste manier om de veiligheid en daarbij het gebruikersgemak van elektronische ondertekening naar het hoogste niveau te tillen. Deze manier is er voornamelijk om het gebruikersgemak te bevorderen, maar het zorgt zeker voor een stukje extra veiligheid binnen het ondertekenproces. Door het ondertekenplatform bijvoorbeeld te integreren met jouw vertrouwde CRM-systeem, kun je het document inladen, ter ondertekening uitsturen en automatisch archiveren op de juiste plek in het CRM-systeem. Met meer dan 150 integraties is de ondertekenoplossing van ValidSign naadloos in te passen in jouw vertrouwde applicatie. Op deze manier kunnen documenten digitaal worden ondertekend, zonder het vertrouwde platform te hoeven verlaten. Daarnaast heeft jouw organisatie vanaf dat moment altijd een compliant dossier, aangezien de documenten geautomatiseerd worden teruggeplaatst op de juiste plek binnen het CRM-systeem. 

Nu je weet hoe je als accountant de veiligheid en het gebruikersgemak van jouw elektronische ondertekening naar het hoogste niveau tilt, begin je daar natuurlijk vandaag nog mee! 

Wil je meer informatie over ValidSign, iDIN bankauthenticatie of een integratie, neem dan contact met ons op via de mail naar info@validsign.nl 

De dubbele waarborg van de elektronische handtekening

De dubbele waarborg van de elektronische handtekening

door | mei 17, 2021 | Artikelen over digitaal ondertekenen, Nieuwsitems

Handtekeningen op papier of elektronisch ondertekenen? John Lageman, directeur van ValidSign, is ervan overtuigd dat de houdbaarheid van de fysieke handtekening is verstreken. Het is inefficiënt in een tijd waarin alle informatie digitaal wordt verwerkt en opgeslagen. Meer dan 1200 organisaties maken gebruiken van zijn platform ValidSign om elektronisch te ondertekenen. Veilig en betrouwbaar. 

Veel organisaties digitaliseren hun processen, maar vergeten de laatste stap te zetten, is de ervaring van John Lageman van ValidSign. “Ze maken hun contracten digitaal op, waarbij de tussenstappen vaak geautomatiseerd zijn aangestuurd. Maar waar het hele proces is gedigitaliseerd, blijft het bij de laatste stap vaak steken.” Het document wordt geprint, ondertekend, weer gescand en vervolgens per e-mail naar de leverancier of klant verstuurd. “Het proces is veel te omslachtig en je maakt van een digitaal origineel een papieren document.”  

Behalve onpraktisch, is het proces waarbij de pdf wordt geprint en na ondertekening gescand niet veilig. “Een pdf is makkelijk aan te passen, waarbij de oorspronkelijke handtekening van de afzender eronder blijft staan.Zonder dat je het doorhebt krijg je een ander document retour, met twee handtekeningen, waarbij de integriteit van de overeenkomst op een aantal cruciale onderdelen is aangetast.” Hij waarschuwt: “De aanpassingen komen pas boven tafel, als er een conflict optreedt en je terugvalt op het ondertekend contract.” De boodschap die Lageman meegeeft: “Zorg dat het digitale contract digitaal blijft en elektronisch ondertekend wordt.” 

Extra verzekering 

ValidSign is gespecialiseerd in het volledig managen van het ondertekenproces. Elektronische ondertekening vindt plaats met certificaattechnologie, waarbij de verzender/contractopsteller de verschillende interne en externe ondertekenaars toevoegt aan het contract. Dat kan zichtbaar of onzichtbaar, met certificaattechnologie. “Of één of twintig handtekeningen nodig zijn, maakt niet uit. De verzender, de contractopsteller, bepaalt wie mag ondertekenen.” Met controle van de identiteit is daarbij een belangrijke extra verzekering dat de ondertekenaar ook degene is die je veronderstelt. Hij vervolgt: “Als je ook nog eens ervoor zorgt dat de overeenkomst voldoet aan de open standaarden, kun je het document digitaal archiveren en over tien of vijftig jaar openen.” 

Identificatie, authenticatie en autorisatie worden vaak door elkaar heen gebruikt, vertelt John Lageman. “Als je je identificeert gaat het om de vraag wie je bent. Bij authenticatie gaat het om de controle of je ook echt degene bent die je zegt dat je bent. En daaropvolgend kun je een autorisatiecheck uitvoeren. Daarbij kijk je naar de bevoegdheid vanuit jouw rol of functie om te handelen. Wat wij gebruiken zijn de authenticatiemethoden om te verifiëren of de persoon aan de andere kant is wie hij of zij zegt te zijn.” ValidSign gaat er bij het ondertekenen vanuit dat de identificatie al heeft plaatsgevonden. “Wij checken of dat ook daadwerkelijk waar is, door middel van authenticatie.” 

ValidSign maakt hierbij gebruik van verschillende veilige identificatiemiddelen, waarvan SMS, DigiD, eHerkenning en iDin de belangrijkste zijn. “Die nemen we mee als onderdeel van de transactie.” Voor bepaalde beroepsgroepen zijn authenticatie en controle extra belangrijk. Bijvoorbeeld bij de jaarrekening en accountantsverklaring. “Die documenten moeten naar elkaar verwijzen. Wij zorgen voor een elektronische handtekening waarvan we zeker weten dat die door een accountant is getekend. Dat doen we door gebruik te maken van een zogeheten beroepscertificaat.”  

Faciliteren 

ValidSign is een provider die er voor zorgt dat de wilsovereenstemming tussen twee of meer partijen wordt vastgelegd. “We zorgen ervoor dat het document integer is en dat de identiteit van de ondertekenaars wordt vastgesteld. Wij faciliteren transacties.” Als voorbeeld noemt hij woningcorporatie Ymere, waarbij de ondertekening van huurovereenkomsten met ValidSign verloopt. De verhuurder en huurder kunnen eenvoudig ondertekenen en het contract wordt digitaal ondertekend gearchiveerd. 

Elektronisch paspoort 

In een eerdere functie was Lageman betrokken bij de modernisering van de gemeentelijke basisadministratie, waarbij de gedachte is dat gemeenten bij een verhuizing de persoonsgegevens met één klik kunnen omzetten. “Sterker nog, dat hoeft niet eens, je hebt een administratie voor iedereen.” Het inspireert hem om te dromen van een elektronisch paspoort waarmee je je kunt identificeren en persoonsgegevens deelt, waardoor je bij Bol.com, Coolblue en al die andere webshops en organisaties geen profiel meer hoeft aan te maken. “Ik wil eigenlijk helemaal niet dat organisaties mijn persoonsgegevens opslaan. Ik geef ze veel liever de mogelijkheid om een deel van mijn persoonsgegevens gebruiken, zoals de adresgegevens, zonder dat ze worden bewaard.” 

Elektronische ondertekening biedt een dubbele waarborg: je stelt de identiteit van de ondertekenaar vast én het zorgt voor de documentintegriteit.  

Eigenaarschap  

Lageman waakt over de zuiverheid van de rol van Validsign als procesbewaker. Hij is er een uitgesproken tegenstander van dat commerciële partijen ook een rol willen krijgen als ‘trustpartner’. “ValidSign is er voor het faciliteren van de transactie. Niet voor het commercialiseren van de data. Contracten die voltooid zijn, worden na 90 dagen verwijderd uit onze omgeving. “Ik wil niets te maken hebben met de inhoud waarover de transactie gaat. Het eigenaarschap daarvan hoort thuis bij de klant zelf.” 

“Wij zijn er ten tijde van het transactieproces. We faciliteren met alles wat er is om de transactie goed tot stand te komen en daarna laten wij het weer los. We zorgen voor een eenduidige wijze voor het ondertekening of verzegelen van informatie. Daar willen we een leidende rol in spelen. ValidSign is er ten tijde van het ondertekenproces, gedurende de totstandkoming en afronding van de transactie, en daarna niet meer. De bewijslast leggen we terug bij de eigenaar van de transactie.” 

Woningcorporatie Stadgenoot rolt digitale handtekening volledig uit

Woningcorporatie Stadgenoot rolt digitale handtekening volledig uit

door | apr 29, 2021 | Artikelen over digitaal ondertekenen, Nieuwsitems, Succesverhalen

Stadgenoot is een woningcorporatie in Amsterdam en verhuurt dertigduizend sociale huurwoningen met een gemiddelde huurprijs van 500 euro per maand. De woningcorporatie is in juli 2008 ontstaan uit een fusie tussen twee Amsterdamse woningcorporaties, de Algemene Woningbouw Vereniging (AWV, opgericht in 1910) en Het Oosten (uit 1911).

Met ruim 300 werknemers, verdeeld over vier bedrijfseenheden van Stadgenoot kunnen we stellen dat het een organisatie van omvang betreft. Twee bedrijfseenheden zorgen voor de financiële en volkshuisvestelijke sturing: Financiën & Bedrijfsvoering en Strategie & Portefeuille. Het klantgerichte werk is ondergebracht bij de bedrijfseenheid Klant & Woning. De vastgoedgerichte projecten zitten bij Vastgoed & Ontwikkeling.

Veiligheid

Sinds begin 2020 ondertekent een groot deel van de organisatie digitaal met de oplossing van ValidSign. De aanleiding voor het inregelen van de digitale handtekening was de wens om de veiligheid rondom het ondertekenproces en persoonsgegevens perfect te kunnen waarborgen. De natte variant heeft de organisatie die garantie niet ten alle tijden kunnen bieden. Stadgenoot is bij ValidSign terecht gekomen via hun ERP systeem leverancier Aareon. Al vrij snel na de aanbeveling is er een gesprek met ValidSign ingepland voor een demonstratie van het ondertekenplatform en het bespreken van de mogelijkheden voor Stadgenoot. Ibrahim Hassan, functioneel beheerder bij Stadgenoot: “Het vinden van een digitale handtekening leverancier is vrij eenvoudig, maar een leverancier die zich eveneens als een partner opstelt en altijd meedenkt met de klant vind je zelden. Wij hebben dit in ValidSign gevonden.”

Op twee afdelingen na is de digitale handtekening van ValidSign nu binnen de gehele organisatie uitgerold. Deze twee afdelingen nemen momenteel de dienst van de digitale handtekening bij een andere leverancier af. Deze afdelingen gebruiken deze functionaliteit dus al wat langer. Op deze manier hanteert iedere afdeling een waterdichte beveiliging voor ondertekende documenten en hebben het ondertekenproces van A tot Z inzichtelijk. De organisatie heeft ervoor gekozen om ondertekenaars te identificeren middels een tweede-factor authenticatie. Deze SMS authenticatie zorgt ervoor dat naast e-mail verificatie, ook het telefoonnummer van de ondertekenaar wordt geverifieerd om er zeker van te zijn dat het om de juiste persoon gaat.
Daarnaast gaat men gebruik maken van de IDIN authenticatie. Deze manier van identificeren gaat vooral gebruikt worden door onze huurders. Bijvoorbeeld bij het ondertekenen van de huurcontracten.

Een aantal afdelingen gebruiken ValidSign voornamelijk voor het (laten) ondertekenen van formulieren, opdrachten en/of contracten door externen, waar de afdeling financiën interne (uit)betaalopdrachten ondertekent.

Plaats- en tijd onafhankelijk

De huidige manier van werken door de corona crisis heeft ervoor gezorgd dat de er meer en meer behoefte is aan de digitale manier van ondertekening. Ibrahim zegt: “Zoals de rest van Nederland begin 2020 en op een abrupte manier mochten we enkel thuiswerken. Even een handtekening halen bij je manager of directeur was een bijzondere opgave. We waren gedwongen om processen anders in te richten. De ondertekenaars waren bijvoorbeeld niet op locatie aanwezig of beschikten niet over een eigen printer. Met ValidSign kunnen wij plaats- tijd en device onafhankelijk ondertekenen”.

Proces versnellend

Naast het feit dat de oplossing de veiligheid van documenten waarborgt is het ook proces versnellend. “De doorlooptijd van een ondertekening in het algemeen is flink ingekort omdat een aantal handelingen niet meer uitgevoerd hoeft te worden. De papierenrompslomp is minder en werknemers hebben meer tijd voor andere zaken.. De ValidSign gebruikers binnen Stadgenoot zijn tevreden over de oplossing en konden na een eerste begeleiding, wat ook weer medegeorganiseerd is door ValidSign zonder slag of stoot ermee aan de slag.

Toekomst

Binnen nu en een aantal weken verwachten we dat de twee afdelingen die momenteel de ValidSign functionaliteit nog niet gebruikende oplossing in gebruik nemen en zullen er veel meer documenten per maand digitaal ondertekend worden met ValidSign. Daarnaast zijn ValidSign en Aareon bezig met de ontwikkeling van de integratie tussen het ERP systeem Tobias AX en ValidSign zodat Stadgenoot en andere bedrijven vanuit het vertrouwde ERP systeem kunnen gaan ondertekenen. Zodra de integratie is gerealiseerd zullen meerdere afdelingen er gebruik van maken. Ibrahim zegt: “De digitale handtekening is niet meer weg te denken uit onze processen en het gebruik zal de komende jaren alleen maar toenemen. Dat is ook de reden waarom we graag met ValidSign en Aareon de samenwerking aangaan om de integratie nog meer toekomstbestendig te maken. Daar investeren we graag tijd en moeite in, omdat we geloven dat we daar veel voor terug krijgen”.

Meer weten over het implementeren van digitaal ondertekenen met ValidSign in uw organisatie?

Vraag nu hier een gratis demo aan!