De toekomst van HR: hoe digitale oplossingen het speelveld veranderen 

De toekomst van HR: hoe digitale oplossingen het speelveld veranderen 

5 redenen waarom je vandaag je HR-processen zou moeten digitaliseren 

De komst van hybride werkplekken, een combinatie van het fysieke kantoor en de thuiswerkplek, en de toenemende behoefte om efficiënter te werken, hebben de ontwikkelingen binnen HR-afdelingen de laatste jaren in een stroomversnelling gebracht. Het digitaliseren van interne processen en workflows is tijdens en na de COVID-pandemie enorm toegenomen. 

De druk op en de verwachtingen van een HR-afdeling zijn nog nooit zo hoog geweest als vandaag de dag. Digitale transformatie is dan ook een ​​must voor elke organisatie. Divers processen kunnen worden gestroomlijnd waardoor er efficiënter kan worden gewerkt. Er komt dan kostbare tijd vrij, tijd die kan worden gebruikt voor het oppakken van meer strategische taken, tijd die kan worden aangewend voor het investeren in het welzijn en de ontwikkeling van medewerkers.

Het belang van digitale transformatie binnen de HR-afdeling

De HR-afdeling is het hart van vrijwel elke organisatie. Deze afdeling is indirect verantwoordelijk voor het realiseren van de doelstellingen. De behoeften van de organisatie moeten in balans worden gebracht met die van de werknemers. Gemotiveerde en gewaardeerde medewerkers zorgen voor betere resultaten, maar trekken ook gelijkgestemde talenten van buiten aan.

Er is behoefte om meer tijd te besteden aan de uitvoering van de strategie, het doen van werving en selectie, maar ook aan het ontwikkelen en tevreden houden van huidige medewerkers. Door saaie taken en papierwerk te digitaliseren, komt er belangrijke tijd vrij om werkelijk te investeren in die medewerkers.

Uitgaande van een groeiend personeelsbestand met jongere medewerkers die technologiegedreven zijn en behoefte hebben aan vrijheid en flexibiliteit, is het voor elke organisatie inmiddels een must om digitaal te transformeren. Juist om dit jongere talent aan te trekken en te behouden. Tegelijkertijd ontstaat een schaalbare organisatie, waar interne werkprocessen moeten worden aangepast aan de continu veranderende en de steeds maar zich ontwikkelende interne behoefte.

Digitaliseer uw HR-processen daarom vandaag nog! Dit zijn de 5 redenen waarom:

 

1. Verbetert de efficiëntie en maakt een hybride werkomgeving mogelijk 

De grootste winst bij het digitaliseren van grotendeels inefficiënte handmatige processen bij documentverwerking zit hem in tijd en flexibiliteit. Tijd die besteed kan worden aan belangrijkere taken en prioriteiten. Flexibiliteit omdat er geen locatie-afhankelijkheid meer is. Digitalisering zorgt er voor dat het niet meer uit maakt of er op kantoor gewerkt wordt, vanuit huis of welke locatie dan ook.

Medewerkers kunnen gemakkelijk en veilig documenten inzien en indienen, formulieren invullen en goedkeuringen aftekenen. Studies hebben aangetoond dat het integreren van bijvoorbeeld een digitale ondertekeningsoplossing de doorlooptijd van documenten met wel 80% kan verminderen!

2. Vermindert menselijke fouten en vertragingen 

We zijn allemaal maar mensen, toch? Dit betekent dat we fouten (mogen) maken. Met de groeiende hoeveelheid werk en deadlines die iedereen ervaart, lopen we het risico fouten te maken of een bepaald aspect van het werk over het hoofd te zien.

Handmatig papierwerk en documenteren kunnen ook leiden tot vertragingen in reguliere processen. Zo kan het laten ondertekenen van bijvoorbeeld een contract weken duren, afhankelijk van de beschikbaarheid van de betrokken personen. Door processen te digitaliseren kunnen herinneringsboodschappen, follow-ups en andere tijdbesparende initiatieven geautomatiseerd worden. Vertragingen zijn min of meer verleden tijd en menselijke fouten worden voorkomen.

3. Bespaart geld 

Door analoge papieren processen te digitaliseren, wordt geld bespaard op zaken die normaal gesproken verband houden met dat papierwerk, zoals papier, printers, inkt en andere algemene kantoorbenodigdheden. Daarnaast is er geen ruimte en capaciteit meer nodig voor het fysiek archiveren van documenten.

En vergeet niet dat tijd geld is! Door processen te digitaliseren wordt tijd bespaard, tijd die besteed kan worden aan de groei en ontwikkeling van de organisatie.

4. Verhoogt veiligheid van documenten en voldoen aan wet- en regelgeving (compliancy) 

Door de stroom aan HR-documenten te laten verlopen via een betrouwbaar en beveiligd digitaal platform – in plaats van dat fysieke documenten op kantoor of op andere plekken rondslingeren – wordt de naleving van privacy wet- en regelgeving over de hele linie verbeterd. Naast de mogelijkheid van het oplopen van reputatie- of imagoschade, is bewezen dat niet-naleving het risico op bedreigingen zoals cyberaanvallen en datalekken vergroot. Het digitaliseren van het documentproces middels een cloudgebaseerde oplossing is van cruciaal belang voor het veilig bewaren van gevoelige en vertrouwelijke informatie. Het zorgt tevens voor continuïteit van de organisatie.

5. Stimuleert de motivatie en ontwikkeling van medewerkers 

Door processen te digitaliseren, krijgt de HR-afdeling meer tijd om zich te concentreren op wat belangrijk is voor de groei van de organisatie. Daartoe behoort ook het welzijn van de medewerkers! Er zal meer tijd zijn voor het opzetten van persoonlijke ontwikkelplannen, het organiseren van trainingen en het werven van nieuw personeel, wat dan weer essentieel is voor het toekomstige succes van de organisatie.

Als medewerkers hun stem mogen laten horen en zich kunnen ontwikkelen op de manier die zij nodig achten, zal hun tevredenheid en motivatie toenemen, wat vervolgens nieuw talent zal aantrekken.

Digitaliseer het ondertekenproces met de digitale handtekening van ValidSign

Dagelijkse taken zoals het verwerken van papieren documenten, het wachten op handtekeningen en het invullen van formulieren zijn niet alleen tijdrovend maar ook frustrerend. Door de standaardkoppelingen van ValidSign kan digitaal ondertekenen eenvoudig worden geïntegreerd met uw huidige HRM-systeem en kunnen HR-processen zoals onboarding en contractbeheer worden gedigitaliseerd. In combinatie met de mobiele app kan er overal en altijd worden ingelogd en ondertekend!

De gebruiksvriendelijke, volledig cloudgebaseerde oplossing van ValidSign biedt voor elke organisatie de mogelijkheid om verder te digitaliseren. ValidSign wordt gehost in de betrouwbare en uiterst veilige datacenters van KPN, waardoor wordt voldaan aan huidige en nieuwe Europese regelgeving inzake gegevensbescherming en privacy.

 

Wilt u meer weten over hoe de digitale ondertekenoplossing van ValidSign kan worden opgenomen in de HR-processen?

Vul het onderstaande formulier in of neem contact op met onze salesafdeling via email: sales@validsign.eu of telefoonnummer: 085 – 303 3676 en vraag om een vrijblijvende demonstratie of een kennismakingsgesprek!  

De eDienst Aangifte geboorte is live!

De eDienst Aangifte geboorte is live!

Sinds de versteviging van het partnerschip tussen ValidSign en Centric dat in april 2021 plaatsvond, is er veel gewerkt aan de integraties tussen ValidSign en de kernapplicaties van Centric.

Sinds 1 januari 2022 is het bijvoorbeeld mogelijk om de geboorteaangifte digitaal te ondertekenen met ValidSign in Centric Burgerzaken. Kersverse ouders kunnen dan samen, vanuit het ziekenhuis of gewoon vanuit huis hun pasgeboren baby, digitaal aangeven met de eDienst Aangifte geboorte. Beide ouders worden op deze manier betrokken bij de aangifte van hun kindje, wat vaak onmogelijk was vanwege de driedagentermijn.

Hoe het werkt? Ze gaan op hun telefoon, tablet of laptop naar de website van de gemeente en loggen met DigiD in bij de eDienst Aangifte geboorte. Hier vullen ze de geboortegegevens in van hun kind en selecteren de arts of verloskundige die aanwezig was bij de geboorte. Hierna ontvangt de desbetreffende verloskundige of arts een digitaal geboortedossier te samen met een digitale artsenverklaring en ondertekent het gemakkelijk digitaal met ValidSign.

Het ondertekende geboortedossier komt digitaal bij de ambtenaar burgerlijke stand terecht. Na het controleren van de gegevens drukt hij of zij op akkoord en wordt het kindje automatisch opgenomen in de Basisregistratie Personen.

Andere integraties tussen ValidSign en kernapplicaties van Centric volgen. Binnenkort zullen ook de eDiensten Aanvragen volmacht stempas en Doorgeven verhuizing worden gelanceerd. 

De Haagse Hogeschool ondertekent vanaf heden haar documenten digitaal met ValidSign

De Haagse Hogeschool ondertekent vanaf heden haar documenten digitaal met ValidSign

De Haagse Hogeschool heeft na een uitgebreid onderzoek van diverse digitale ondertekenoplossingen gekozen voor ValidSign. Zij heeft voor ValidSign gekozen om de passende technische mogelijkheden. Met ongeveer 26.000 studenten en 2000 medewerkers is de Haagse Hogeschool een onderwijsinstelling van grote omvang, waar enorm veel documenten ondertekend worden.

De oplossing zal direct worden ingezet binnen de afdeling Bedrijfsvoering & Control (B&C) en Human Resource Management (HRM) voor het ondertekenen van nieuwe en verlengde contracten (nieuwe medewerkers en de inhuur van externen). De afdeling Inkoop zal in een later stadium volgen.

Contracten die voorheen van bureau naar bureau werden gebracht om ondertekend te worden, worden nu in een paar muisclicks ondertekend en direct na ondertekening naar de juiste persoon gestuurd.

Documenten zullen vanuit het ValidSign platform worden ondertekend totdat de koppeling tussen het recentelijk gekozen DMS/RMS systeem Corsa van BCT is gerealiseerd. Vanaf dat moment zal het ondertekenproces volledig in het DMS/RMS verlopen.

ValidSign heet de PLUS Retail-organisatie van harte welkom!

ValidSign heet de PLUS Retail-organisatie van harte welkom!

De meest verantwoorde supermarkt van Nederland, Plus Supermarkten, heeft gekozen voor de digitale handtekening van ValidSign.

De digitale handtekening zal in eerste instantie worden ingezet om interne goedkeuringsprocessen en afspraken met externe partijen te optimaliseren.

De PLUS Retail-organisatie heeft voor ValidSign gekozen omdat de oplossing goed aansluit op de wensen vanuit de organisatie als het gaat om digitaal ondertekenen. De gebruiksvriendelijkheid van de applicatie en de mate waarin je de applicatie kunt inrichten sprak ook erg aan.

Contracten, offertes en afspraakbrieven die voorheen van bureau naar bureau werden gebracht om ondertekend te worden, worden nu in een paar muisclicks ondertekend en direct na ondertekening naar de juiste persoon gestuurd.

ValidSign is Great Place To Work gecertificeerd!

ValidSign is Great Place To Work gecertificeerd!

Dat ValidSign een geweldige plek is om te werken wisten wij zelf natuurlijk al lang, maar vanaf heden mogen wij met jullie delen dat ValidSign ook officieel Great Place To Work gecertificeerd is!

Wat is Great Place To Work?

Great Place To Work Nederland onderzoekt de mate van vertrouwen, trots en plezier binnen organisaties. Op basis van de resultaten van het medewerkers onderzoek wordt gekeken of de organisatie voldoet aan de criteria voor goed werkgeverschap. Alleen organisaties die de vereiste score behalen mogen direct de titel Great Place To Work Certified dragen.

Al 35 jaar helpt Great Place To Work organisaties met het vergroten van vertrouwen op de werkvloer: het meest fundamentele element van een succesvolle organisatie. Het onderzoek van Great Place To Work geeft inzicht in de beleving van medewerkers, de manier van samenwerken en het leiderschap binnen een organisatie. Great Place To Work geeft op basis hiervan verbeterpunten voor een sterke organisatiecultuur en begeleidt in de opvolging hiervan. De internationale organisatie werkt met bedrijven, non-profitorganisaties en overheidsinstanties in 60 landen op alle continenten.

 René Brouwers, directeur bij Great Place To Work Nederland: “Goed werkgeverschap is de weg naar organisatiesucces – dat is de overtuiging van Great Place To Work Nederland. Brouwers over het onderzoek: “Wij vragen de mening van medewerkers over vijf waarden: geloofwaardigheid, respect, eerlijkheid, trots en kameraadschap. Die waarden zijn gekoppeld aan prestaties. Deze aanpak hanteren wij wereldwijd in 60 landen bij jaarlijks ruim 7.000 organisaties.”

Actieve referent

Elke klant is een actieve referent, dat is ons motto. Dat motto geldt natuurlijk niet alleen voor klanten maar ook voor onze medewerkers! Bovendien werkt het toch het lekkerst als je je op je plek voelt? Daar zorgt ons gezellige team wel voor! Vanaf het begin van je carrière bij ValidSign word je nauw betrokken bij alles wat we doen. Je eerste ervaring zal dan natuurlijk ook het digitaal ondertekenen van je contract zijn met het ValidSign platform. Staat er tussen de tijd van tekenen en starten een borrel op de planning? Doe lekker mee! Je kunt ook alvast gaan nadenken of je eventueel een e-bike wilt leasen om mee naar het werk te fietsen! Extra tip: Ga alvast oefenen met tafeltennissen want je wordt gegarandeerd een keer uitgedaagd voor een duel.

Als je eerste werkdag op maandag is dan mag je meteen de maandagochtend meeting (digitaal) bijwonen zodat het hele team (inclusief degene buiten Nederland) je welkom kan heten. Gedurende de eerste week heb je kennismakingsgesprekken met werknemers van verschillende afdelingen waar je mee te maken gaat hebben om vragen te stellen en elkaar te leren kennen. Natuurlijk krijg je ook je eigen laptop en mag je een plekje ergens in het kantoor uitzoeken waar je mee kan lopen met een collega. Je krijgt zo snel mogelijk toegang tot alle kanalen waar jij je kunt inlezen over ValidSign, onze klanten en alles wat we doen. In de eerste week krijg je een hoop informatie over je heen maar geen zorgen, je mag altijd bij iedereen aankloppen voor vragen.

Werken bij ValidSign? Bekijk onze openstaande vacatures hier!

 

Zorg & ICT een succes

Zorg & ICT een succes

2 t/m 4 november 2021 stond ValidSign voor het eerst op Zorg & ICT in de Jaarbeurs in Utrecht. Tientallen zorginstellingen ondertekenen op dit moment contracten digitaal met ValidSign en we zien dat de digitale handtekening bij steeds meer organisaties in de zorg sector hoog op de agenda staat.

We kijken dan ook terug op een succesvolle beurs. Het waren drie drukke dagen vol met interessante gesprekken met nieuwe klanten en partners. Bezoekers konden op onze stand terecht voor een karikatuur tekening gemaakt door onze karikaturist Wil Studio WLT, de nieuwste features van het ValidSign platform en leuke gadgets. Namens deze weg willen we een ieder bedanken die onze stand heeft bezocht!