De organisatie
ORCA is een internationaal opererend bedrijf dat in september 2017 is opgericht door ervaren maritiem professionals gespecialiseerd in zowel de maritieme- als offshore industrie. De organisatie heeft meerdere vestigingen waaronder een in Nederland, Roemenië en Litouwen. Zij opereert grotendeels in Europa, maar ook op het Afrikaans, Zuid-Amerikaans en Aziatische continent. De organisatie werkt voor een vast klantennetwerk en weet exact waar hun klanten naar opzoek zijn. Zij behouden hun reputatie dan ook door langdurige relaties op te bouwen waar integriteit en vertrouwen ten grondslag liggen.
ORCA: “Dankzij ValidSign is de respons van de terugontvangen contracten met 85 procent gestegen”.
Research
De organisatie is destijds bij ValidSign terechtgekomen middels eigen uitgevoerde research naar leveranciers van de digitale handtekening, waar ValidSign samen met een andere internationale leverancier het beste uitkwam. Daarnaast bleek hun accountant een actieve referent van ValidSign te zijn. Na een ValidSign demo en een heldere uitleg van het digitale ondertekenplatform te hebben gehad, wist Orca dat dit de organisatie was waarmee zij in zee wilden gaan.
Een efficiënt ondertekenproces
Orca Crew is eind 2018 gestart met het digitaal ondertekenen van documenten via ValidSign. De aanleiding hiervoor was dat het ondertekenproces van arbeidscontracten van zeevarenden erg omslachtig verliep. Ernst-Jan Kouveld, Manager Netherlands bij Orca Crew vertelt hierover: “Er was een lagere respons dan gewenst. Arbeidscontracten kwamen niet of onvolledig retour. Zeevarenden moesten het door ons verstuurde document zelf printen, ondertekenen en terugsturen, wat niet haalbaar bleek te zijn. Dankzij ValidSign lukt het om de documenten in een paar korte handelingen te ondertekenen, wat heeft geleid tot een enorme daling in de responstijd”.
Verbeterde klantervaring
Orca vindt het daarnaast belangrijk dat zij haar klanten en medewerkers kan ontlasten door documenten digitaal aan te bieden. Opdrachtbevestigingen worden nu digitaal ter ondertekening aangeboden aan klanten. “Het voorbereiden van een transactie om onze werknemers of klanten in staat te stellen documenten te ondertekenen is simpel. Wij voegen de opdrachtbevestiging, de (externe) ondertekenaars en de verificatiemethode toe en starten de transactie. Zodra het document is verstuurd ontvangt de klant een ondertekenverzoek per mail en kan hij of zij meteen ondertekenen. Daarnaast voorkomen wij op deze manier ondertekenfouten en hebben wij juridisch gezien onze zaken op orde. Alle medewerkers binnen de organisatie werken naar tevredenheid met het onderteken platform en konden direct na de uitlevering op locatie aan de slag met de gebruiksvriendelijke oplossing, aldus Kouveld.”
Milieuvriendelijk
Een andere belangrijke reden voor de organisatie om voor digitaal ondertekenen te kiezen is dat het een milieuvriendelijke oplossing is. “Als internationaal opererend bedrijf in de maritieme en offshore industrie werken wij altijd met het milieu in ons achterhoofd. De digitale handtekening zorgt voor het terugdringen van papierverspilling en verminderd indirect de boskap omdat documenten niet meer geprint hoeven te worden. Wij staan hierachter en het past bij onze identiteit.” zegt Kouveld.
Meer ValidSign in de toekomst
Voor Orca is digitaal ondertekenen een onvermijdelijke stap gebleken. Het is dan ook niet meer weg te denken uit de processen binnen de organisatie. Als het aan Kouveld ligt zal de oplossing, niet alleen voor externe arbeidscontracten en opdrachtbevestigingen worden ingezet maar binnenkort ook worden toegepast op de gehele HR afdeling voor onder andere de ondertekening van interne documenten. Op dit moment maakt de Nederlandse vestiging optimaal gebruik van ValidSign. Kouveld hoopt dat ook de buitenlandse collega’s het platform meer zullen gaan inzetten om nog meer bedrijfsprocessen te versnellen.
