Webinar: ValidSign4Accountancy
3 oktober 2023, 11:00- 11:30 uur
Webinar: ValidSign en authenticatie/identiteitsbepaling
10 oktober 2023, 10:00-10:30 uur
Webinar: Maak kennis met de digitale handtekening van ValidSign
24 oktober 2023 10:00 – 10:30 uur
SPIE versnelt doorlooptijd processen door het inzetten van ValidSign
De SPIE Groep is ontstaan in Frankrijk in 1839. Het bedrijf is opgericht door Joseph Louis François Chéseaux onder de naam Chéseaux & Cie en richtte zich in eerste instantie op het installeren van verlichting in gebouwen en op straat. In de loop der tijd is het bedrijf uitgegroeid tot een wereldwijd opererende technische dienstverlener.
SPIE Nederland, een dochteronderneming van de SPIE Groep, helpt haar klanten bij het ontwerp, de aanleg, de exploitatie en het onderhoud van energienetwerken en -voorzieningen, infrastructuur en (industriële) gebouwen. De oplossingen van SPIE helpen gebouwen optimaal te presteren, maken steden slimmer, faciliteren de energietransitie en verduurzamen industriële en gebouwgebonden activiteiten. Dankzij de overname in januari 2022 van Strukton Worksphere, gespecialiseerd in het beheer, onderhoud, ontwerp en bouw van technische installaties in gebouwen, is SPIE Nederland inmiddels de grootste multi-technische dienstverlener van Nederland met meer dan 6.000 medewerkers verspreid over 41 locaties.
Strukton Worksphere was voorloper in de markt als het gaat om datagedreven onderhoud en het digitaliseren van bedrijfsprocessen. Het was daardoor doorlopend op zoek naar nieuwe manieren om processen slimmer in te richten en tegelijkertijd papiergebruik te verminderen. In 2020 realiseerde Sandra Bakker, programmamanager digitalisering, zich dat er een grote efficiëntieslag gemaakt kon worden in het ondertekenen van documenten binnen de organisatie. Er is destijds gekozen voor de digitale handtekening van ValidSign om haar gebruiksvriendelijkheid. De digitale handtekening van ValidSign werd na een leveranciersselectie gekozen en ingeregeld om in eerste instantie het ondertekenproces van offertebrieven en inkoopovereenkomsten digitaal te laten verlopen.
In 2022 is Strukton Worksphere opgegaan in de divisie Building Solutions van SPIE Nederland. Het gehele applicatielandschap van Worksphere werd bij deze samenvoeging overgenomen en daarmee dus ook de oplossing van ValidSign. Sandra Bakker: “Voorheen werd een offertebrief digitaal opgesteld, waarbij de kwaliteit sterk verminderende wanneer het document geprint, getekend, gescand (soms scheef) en vervolgens per mail verstuurd werd. Bovendien was het ondertekenen van overeenkomsten door meerdere partijen vaak een tijdrovend proces, waarbij overeenkomsten soms ook zoek raakten in de post.. Sinds we ValidSign gebruiken is een offertebrief bij wijze van spreken binnen 1 minuut ondertekend.”
Overzicht
SPIE heeft ValidSign een jaar lang getest voor het digitaal ondertekenen van offertebrieven en inkoopovereenkomsten. Kort na de succesvolle testfase werd de digitale handtekening geïntroduceerd bij andere afdelingen voor externe ondertekeningen, waaronder arbeidsovereenkomsten. “ValidSign werkt eenvoudig en zorgt voor een betere beheersing van de documentenstromen. In het dashboard van ValidSign zijn alle uitstaande ondertekenverzoeken inclusief de status terug te vinden. We hoeven daardoor minder acties uit te zetten om na te gaan bij wie het te ondertekenen document zich bevindt. Contracten of overeenkomsten die per post naar klanten werden verstuurd raakten in het verleden wel eens kwijt waardoor het gehele pakket opnieuw moest worden opgesteld, ondertekend en verstuurd. Als een ondertekening tegenwoordig uitblijft, kun je na een aantal dagen eenvoudig een reminder sturen met nogmaals het verzoek om het document te ondertekenen”, aldus Bakker.
Plaats- en tijdonafhankelijk
Naast het overzicht in documentstromen biedt ValidSign de mogelijkheid om plaats- en tijdonafhankelijk te ondertekenen. “Het komt regelmatig voor dat bijvoorbeeld offertes op het laatste moment nog aangepast en getekend moeten worden. Wanneer dit na werktijd gebeurt, of als een ondertekenaar niet op kantoor is, is dat geen probleem meer. In dat geval kan een ondertekenaar de documenten indien nodig gewoon thuis of vanaf een andere locatie ondertekenen, ook via hun telefoon”, zegt Bakker.
De ondertekenoplossing heeft er dus voor gezorgd dat overeenkomsten sneller worden getekend omdat ondertekenaars waar zij zich ook bevinden, documenten kunnen ondertekenen. Hierdoor zijn weken veranderd in dagen of zelfs uren.
Een toekomst met ValidSign
Digitaal ondertekenen met ValidSign is voor de toekomst niet weg te denken binnen SPIE. Jaarlijks worden er zo’n 16 duizend documenten digitaal ondertekend met ValidSign en dat aantal neemt alleen maar toe. “ValidSign wordt langzamerhand uitgebreid binnen de organisatie. Op dit moment wordt onderzocht binnen welke andere divisies of stafafdelingen van SPIE Nederland de digitale handtekening nog meer kan worden uitgerold. Daarnaast zal SPIE Nederland in de toekomst naar verwachting de integratie tussen ValidSign en SharePoint Online afnemen om zo ook het laatste stapje in het ondertekenproces automatisch te laten verlopen”, aldus Bakker. De integratie met SharePoint Online is een belangrijke Add-On voor elke organisatie die daadwerkelijk een digitale werkomgeving in wil richten.
Meer weten over het implementeren van digitaal ondertekenen met ValidSign in uw organisatie?
Vraag nu hier een gratis demo aan!
Documentbeveiliging: essentiële tips voor uw bedrijf
6 manieren om uw documentbeveiliging te verbeteren
De digitaliserering van de afgelopen jaren heeft de productiviteit en efficiëntie bij allerlei organisaties drastisch verhoogd. En dankzij het hybride werken is ook de flexibiliteit in de manier van werken toegenomen. De wijze waarop informatie wordt gedeeld en gecommuniceerd heeft zich verplaatst naar het digitale landschap. Dagelijks krijgen medewerkers te maken met digitale documenten. Het is dan ook van enorm belang dat iedereen bewustzijn creëert op het gebied van documentbeveiliging.
We geven 6 tips waarmee u documentbeveiliging binnen uw organisatie kunt verhogen:
1. Bewaar documenten digitaal
Dit ligt misschien voor de hand, maar als u uw documenten digitaal bewaart levert dat veel veiligheidsvoordelen op. U kunt bijvoorbeeld wachtwoorden en machtigingen instellen zodat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot die documenten. Digitale documenten kunnen altijd gemakkelijk worden getraceerd. Zo is er onder andere informatie over wie de documenten heeft geraadpleegd en wanneer. Dit kan handig zijn voor compliance- en auditdoeleinden.
2. Maak geregeld back-ups
Maak altijd en op regelmatige basis back-ups van alle documenten. Zodoende is uw organisatie beschermd tegen gegevensverlies door hardware- en/of softwarecrashes of verlies van data als gevolg van brand. Gegevens kunnen hierdoor snel worden hersteld en tevens zal de uitvaltijd minimaal zijn. Sommige bedrijfstakken hebben zelfs voorschriften die bedrijven verplichten om back-ups van bepaalde gegevens bij te houden.
3. Houd data binnen de grenzen
Sinds de invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) krijgen mensen meer privacyrechten. Daarom is het belangrijk om te weten waar uw gegevens worden opgeslagen. Er zijn namelijk verschillen in wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming tussen verschillende landen. Door uw gegevens binnen uw eigen land of staat op te slaan, zorgt u ervoor dat voldoen wordt aan de geldende wet- en regelgeving van uw rechtsgebied. Dit kan extra veiligheid en bescherming bieden tegen datalekken of onbevoegde toegang.
4. Train uw medewerkers
Veel beveiligingsincidenten worden veroorzaakt door menselijke fouten. Medewerkers kunnen in phishing-praktijken trappen, wachtwoorden delen of per ongeluk gevoelige informatie vrijgeven. Dit betekent dat uw medewerkers de eerste verdedigingslinie zijn als het gaat om het beschermen van de gegevens van uw organisatie. Door uw werknemers te trainen in het herkennen en vermijden van dit soort fouten, kunt u het risico op een beveiligingslek verkleinen.
5. Inventariseer alle apparaten
Het bijhouden van wat u aan technologische apparatuur in huis heeft is een noodzakelijke stap in het borgen van de beveiliging van uw bedrijfsgegevens. Vastleggen waar apparatuur zich bevindt en de conditie en softwareversies daarvan, zorgen ervoor dat u risico’s kunt herkennen en beoordelen, zodat u de juiste maatregelen kunt nemen om die risico’s te minimaliseren. In het geval van een inbraak kunt u snel vaststellen welke apparaten mogelijk zijn getroffen zodat daar vervolgens passende maatregelen voor genomen kunnen worden. Op het gebied van compliance is dit ook erg nuttig, want u kunt namelijk bijhouden wie toegang heeft tot de apparaten en wanneer.
6. Bescherming tegen fraude met elektronische handtekeningen
Het gebruik van een digitale handtekening verlaagt het risico dat er wordt geknoeid met documenten. Er wordt namelijk gebruik gemaakt van cryptografische certificaten die aangeven of het document integer is en dus niet afwijkt van het origineel. Bij gebruik van een digitale ondertekenoplossing bent u ervan verzekerd dat het document dat is verstuurd niet meer aangepast kan worden na ondertekening. Met een los document dat wordt gestuurd via de post of per mail kan natuurlijk gemakkelijk worden gefraudeerd.
Digitaliseer het ondertekenproces met de digitale handtekening van ValidSign
Dagelijkse taken zoals het verwerken van papieren documenten, het wachten op handtekeningen en het invullen van formulieren zijn niet alleen tijdrovend maar ook frustrerend. Door de standaardkoppelingen van ValidSign kan digitaal ondertekenen eenvoudig worden geïntegreerd met uw huidige applicaties en kunnen processen zoals contractbeheer worden gedigitaliseerd. In combinatie met de mobiele app kan er overal en altijd worden ingelogd en ondertekend!
De gebruiksvriendelijke, volledig cloudgebaseerde oplossing van ValidSign biedt voor elke organisatie de mogelijkheid om laagdrempelig te digitaliseren. ValidSign wordt gehost in de betrouwbare en uiterst veilige datacenters van KPN, waardoor wordt voldaan aan huidige en nieuwe Europese regelgeving inzake gegevensbescherming en privacy.
Wilt u meer weten over hoe de digitale ondertekenoplossing van ValidSign kan worden opgenomen in uw bedrijfsprocessen?
Vul het formulier in of neem contact op met onze salesafdeling via email: sales@validsign.eu of telefoonnummer: 085 – 303 3676 en vraag om een vrijblijvende demonstratie of een kennismakingsgesprek!
