door admin | nov 2, 2022 | Succesverhalen
Yes We Can Clinics
Yes We Can Clinics is een jeugdkliniek voor jongeren van 13 t/m 23 jaar met psychische problemen, verslavingen en/of gedragsproblemen. De professionals die werkzaam zijn voor YWCC helpen jongeren en hun ouders om hun leven weer op de rit te krijgen. Yes We Can Clinics heeft zowel een nationale als internationale kliniek. De internationale kliniek bestaat nu ongeveer vijf jaar en is na de opstart vrij snel begonnen met het digitaal (laten) ondertekenen van documenten met ValidSign. Veiligheid staat hoog in het vaandel bij Yes We Can Clinics. ValidSign biedt deze zekerheid: documenten kunnen veilig digitaal ter ondertekening worden aangeboden.
“Voor Yes We Can Clinics is er de noodzaak voor de toepassing van ValidSign om plaats- en tijdsonafhankelijk te ondertekenen”
Plaats- en tijdsonafhankelijkheid ondertekenen
Het digitaal ondertekenen van documenten is voor de internationale kliniek van YWCC een noodzaak. Het gaat hier namelijk om jongeren vanuit verschillende landen en zelfs werelddelen. Brigitte de Jager, Senior Beleidsadviseur bij Yes We Can Clinics, vertelt: “In de internationale kliniek is er de noodzaak voor de toepassing van ValidSign, omdat we dan niet kunnen vragen of mensen “even” langs komen om een handtekening te zetten. We hebben internationale patiënten uit Afrika, Europa, Azië en Zuid-Amerika, noem maar op. Daarvoor is die plaats- en onafhankelijkheid heel belangrijk.” Het digitaal ondertekenen van documenten gebeurt in de intakefase, dus voordat het behandelplan/de behandelovereenkomst wordt opgesteld. Daarnaast bij de evaluatiefase, voor het ondertekenen van evaluatieformulieren. Het is niet meer nodig om alle personen dan bij elkaar te laten komen om te ondertekenen.
“Het is in de zorg heel erg belangrijk dat je heel goed afspreekt wat er gaat gebeuren en met welk doel. Je hebt ook veel toestemmingsverklaringen nodig. Toestemming om verklaringen te delen met een andere zorgverlener. Dat proces is in de zorg heel erg belangrijk én privacygevoelig. De documenten worden ondertekend door de behandelaar en de patiënt en/of de ouders. Ook dat is natuurlijk een reden om te kiezen voor ValidSign. Er zijn meerdere partijen die goedkeuringen moeten geven en daarvoor hoeven ze niet op één moment ter plekke te zijn”, aldus Brigitte. “Dat kan dan via ValidSign netjes achter elkaar worden ondertekend.”
Veilig digitaal ondertekenen
Naast de plaats- en tijdsonafhankelijkheid is veiligheid een belangrijke factor voor Yes We Can Clinics. “Onze doelgroep is heel gevoelig voor privacy en daarom kiezen ze ook voor een kliniek die privacy hoog in het vaandel heeft staan,” aldus Brigitte. Het gaat daarbij om de veiligheid op het terrein waar ze verblijven, maar ook om de veiligheid van de patiënt informatie. “Patiënten informatie is hypergevoelige informatie. Het hele levensverhaal van patiënten staat in die documenten en bijvoorbeeld welke Medicatie ze gebruiken. Met ValidSign kunnen de documenten niet alleen rechtsgeldig, maar ook veilig digitaal ondertekend worden.”
Daarnaast speelt overzicht ook een belangrijke rol. “Op het moment dat wij de documenten digitaal verstuurd hebben is het makkelijk om te verwijzen naar die digitale documenten. We hebben ook een elektronisch patiënten dossier, het liefst met zo min mogelijk scans van papieren documenten.”
Nationaal en internationaal
De medewerkers die met ValidSign werken waren na de introductie gelijk enthousiast. “We zagen echt de mogelijkheden voor andere fronten binnen Yes We Can Clinics.”
Naast de internationale tak van de organisatie, werkt de afdeling HR en het secretariaat van Yes We Can Clinics nationaal nu al voornamelijk met ValidSign om de formulierenstroom klaar te zetten. Zij maken de documenten op en beheren dat. Brigitte: “Dat is ook onze inzet, dat behandelaren zo min mogelijk te maken hebben met paperassen. Dat is namelijk niet hun werk. Het secretariaat bereidt het voor en de behandelaar ondertekent. Het is cruciaal in zo’n systeem dat het voor iemand die moet ondertekenen er niet over na hoeft te denken.”
Toekomst
Het gebruik van ValidSign loont vanaf dag één. Daarnaast wordt er ook nagedacht over eventuele vervolgstappen met betrekking tot een nóg efficiëntere manier van werken. “Het mooiste zou zijn als het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) en ValidSign aan elkaar gekoppeld zijn. We hebben het er toen wel over gehad, dat documenten automatisch in het systeem komen, nu moet het allemaal handmatig opgeslagen worden. En koppeling van adresgegevens is ook wel handig,” aldus Brigitte.
Meer weten over het implementeren van digitaal ondertekenen met ValidSign in uw organisatie?
door admin | feb 2, 2021 | Blogartikel, Nieuwsitems
We hebben leuk nieuws! Onze developers hebben de laatste tijd hard gewerkt aan de nieuwe batchsiging mogelijkheid van ValidSign. Deze standalone oplossing heeft niet alleen een nieuwe user interface gekregen, maar ook een heleboel nieuwe features. Wij vertellen je meer over het nieuwe ValidSign Batchsigning.
Wat is Batchsigning?
De naam zegt het eigenlijk al… Je kunt een hele ‘batch’ documenten in één keer ‘signen’. Dat wil zeggen dat je dus in één keer de hashes van meerdere documenten kunt uploaden en daarmee direct ondertekent. Batchsigning doet als het ware hetzelfde als ‘regulier’ digitaal ondertekenen met ValidSign, maar werkt net even anders. Je kiest een document en doordat je de hash van dat document upload in jouw persoonlijke Batchsigning account wordt dit document gekoppeld aan jou als persoon of organisatie.
Nu weet je natuurlijk dat met het ‘regulier’ digitaal ondertekenen een document wordt ‘verzegeld’ met een hash. Die hash is een code waarin staat wie het document heeft ondertekend, op welk moment en vanaf welk ip-adres. Ook checkt de hash of het document nog hetzelfde is als voorheen. Wanneer de hash aangeeft dat het goed is, weet je dus dan er niets alarmerends met het document is gebeurd. Dit is hetzelfde bij Batchsigning. Jij upload de hashes van een aantal documenten, waarmee je die ondertekent. De Batchsigningoplossing plaatst in het document zo’n zelfde hash met informatie over jou als ondertekenaar, een timestamp, ip-adres en een check dat het document nog intact is. Wanneer het document opent in een pdf-reader zie je dat deze informatie als extra informatie aan het document is toegevoegd.
Met de Batchsigningoplossing kun je niet aangeven naar wie je document ter ondertekening wilt sturen, daar hebben we onze ondertekenoplossing voor. Maar waar gebruik je Batchsigning dan wel voor? We zien dat er veel vraag is bij verzekeringen, overheidsinstanties en andere organisaties om een document te verzegelen met een hash bij uitgaande stukken en vooral ook te timestampen. Met Batchsiging heb je geen uploadlimiet, want je upload de documenten immers niet, maar alleen de hashes. De ondertekening is dan in een handomdraai gedaan.
Wat is er nieuw?
De nieuwe User interface is strakker en moderner dan voorheen, waardoor het niet alleen overzichtelijker eruit ziet, maar ook helemaal klaar voor 2021. Je kunt grote hoeveelheden document-hashes uploaden, die in een overzichtelijke lijst komen te staan. Achter elke documentsnaam komt een groene vink te staan wanneer de handtekening is geplaatst. Wanneer het misgaat met uploaden zie je een rood kruis en kun je je document nogmaals checken. Heel overzichtelijk dus!
We zijn vooral heel erg blij met de nieuwe look and feel van deze tool en het werkt fantastisch. Maar naast de UI- update hebben onze developers niet stilgezeten. PDf wordt nu al documentstype onderteund, de handtekening heeft een ingesloten timestamp, LTV support en ingesloten signer informatie. Op de korte termijn zullen onze developers zich bezig houden om andere functionaliteiten zoals de mogelijkheid om te kiezen voor een groep API-key waarmee je kunt kiezen voor een signer uit die groep, het zichtbaar maken van de handtekening in het document en de handtekening zichtbaar maken met een krabbel. En ze zijn ook al aan het dromen over andere bestandstypes toe te voegen zoals AutoCAD en WAV. Hoe mooi zou dat zijn? Wil jij meer weten over deze oplossing? Neem dan snel contact op met onze sales-afdeling!
door admin | jan 27, 2021 | Blogartikel, Nieuwsitems
Onze digitale ondertekenoplossing is altijd in ontwikkeling en dit keer was het de beurt om de koppeling tussen ValidSign en SharePoint Online te updaten. De connector was tot voorkort nog redelijk basic; het ondertekenproces kon in Sharepoint Online starten en eindigen en contracten konden al automatisch gearchiveerd worden op de juiste locatie. Deze functionaliteiten zorgden al voor een flinke efficiëntieslag bij de organisaties die de koppeling gebruiken. Een aantal van de functionaliteiten die de stand-alone ValidSign oplossing al wel een tijd heeft, waren nog niet beschikbaar in de Sharepoint koppeling. Denk daarbij aan ondersteuning van Tekst-tags en het gebruikmaken van templates. Tot nu.
Wat is er nieuw?
De ValidSign- Sharepoint koppeling is verder uitgebreid zodat gebruikers nòg prettiger en efficiënter digitaal kunnen ondertekenen.
Hieronder zie je de nieuwste functionaliteiten:
- ValidSign tekst-tags ondersteuning;
- Ondersteuning voor het gebruik van templates;
- Ondersteuning van meerdere externe authenticatiemethodieken zoals iDIN en gekwalificeerd ondertekenen
Met de ondersteuning van Tekst-tags kun je dus eenvoudig gebruikmaken van templates. Je hoeft dus niet elke keer opnieuw te bepalen waar een handtekening gezet moet worden. Wanneer je in een document een nieuwe alinea toevoegt of verwijderd gaat deze tag daar gewoon in mee. De tekst-tag is namelijk gewoon een getypt stukje code die de ondertekenoplossing herkent en ziet dat daar een handtekening van bijvoorbeeld de eerste ondertekenaar gezet moet worden. Dat in combinatie met de nieuwe functie om gebruik te maken van templates zal het opstellen van contracten en overeenkomsten flink versnellen.
Daarnaast zijn er ook nieuwe externe authenticatiemethoden toegevoegd. Je kunt nu voor iDIN kiezen als authenticatiemethode. Ook is het mogelijk om gekwalificeerd te ondertekenen. De gekwalificeerde digitale handtekening is een elektronische ondertekening met een gekwalificeerd certificaat, een zogeheten Public Key Infrastructure (PKI)- overheid certificaat. Hierbij moet een ondertekenaar een gekwalificeerd certificaat hebben dat zijn of haar identiteit en authenticiteit van de handtekening verifieerd via een vertrouwde server op de EU Trusted List (ETL). Hiervoor is face-to-face identificatie nodig om een certificaat te ontvangen. Deze vorm van elektronisch ondertekenen is enkel noodzakelijk voor personen die documenten met een zware bewijslast moeten ondertekenen. Denk aan accountants, advocaten, burgermeesters en artsen. Je kunt deze hardware certificaten (waarbij je een hardware key nodig hebt) en digitale cloudcertificaten via ValidSign aanvragen. Meer informatie over de PKIo-certificatie vind je hier.
Heb je nog vragen over de nieuwe functionaliteiten van de SharePoint connector? Neem dan contact op via Support@ValidSign.nl.
door admin | dec 2, 2020 | Blogartikel, Nieuwsitems
ValidSign integreert nu naadloos met de CRM oplossing van Radar. Sinds afgelopen week is ValidSign partner van Radar Software. Radar is een zeer uitgebreide CRM oplossing waarbij je niet alleen al je relaties kunt managen, maar ook documenten, budgetten en nog veel meer. Gebruikers die in de Radar Cloud werken en de koppeling met Sharepoint gebruiken kunnen gebruik maken van de digitale handtekening van ValidSign binnen de module Digitaal tekenen.
Radar Software is een mooie toevoeging aan onze al lange lijst met connectoren en partners. Bekijk alle partners hier.
door admin | sep 7, 2020 | Artikelen over digitaal ondertekenen, Nieuwsitems
Gemeente Rotterdam heeft voor ValidSign gekozen als Enterprise eSigning oplossing. Na een marktverkenningsfase en uitvoerig onderzoek is de gemeente Rotterdam een Europese aanbesteding gestart. Uit de vele inschrijvingen is ValidSign als beste uit de bus gekomen.
De gemeente Rotterdam ondertekent jaarlijks enorm veel documenten. Het is dan ook van groot belang dat de documentenstroom zo efficiënt mogelijk verloopt. Met de digitale handtekeningoplossing van ValidSign kan de gemeente de doorloopsnelheid van zowel het interne als het externe ondertekenproces versnellen, fouten verminderen en duurzamer werken.
We wensen verheugd samen met de gemeente Rotterdam de implementatie te begeleiden zodat in het najaar de eerste documenten met ValidSign ondertekend kunnen worden.
