“Zowel onze werknemers als klanten zijn erg enthousiast over de digitale handtekening. Per jaar worden er dan ook meer dan 12.000 documenten digitaal ondertekend met ValidSign binnen Accon avm”.
Accon avm is van oorsprong een agrarische coöperatie. Het accountantskantoor is in 1917 opgericht door het moederbedrijf uit Leeuwarden en groeide al snel uit tot een landelijke, fullservice advies- en accountancyorganisatie voor het mkb. In 2017 vierde Accon avm haar 100-jarig bestaan.
Met ca. 1000 werknemers en ruim 40 vestigingen is Accon AVM een accountantskantoor van omvang. De organisatie beschikt over een groot kennisnetwerk waarin locatie-onafhankelijk werken centraal staat. Dit betekent dat adviseurs altijd en overal dichtbij zijn. Zij komen graag naar de ondernemer toe, digitaal maar zeker ook op locatie.
Duurzaamheid
Duurzaamheid en innovatie staan hoog in het vaandel en bepalen het succes van Accon avm en haar klanten. Mede hierdoor koos de organisatie in 2016, als het eerste accountantskantoor voor de digitale handtekening van ValidSign. Documenten hoeven dan namelijk niet meer geprint en per post of koerier vervoerd te worden. Door het printen sterk te verminderen daalde het papierverbruik tot 2020 ieder jaar met ongeveer 20%.
Gemakkelijk en snel
ValidSign is direct na de uitlevering breed uitgezet binnen de organisatie om verschillende ondertekenprocessen digitaal te versnellen. Accon avm is destijds begonnen met het digitaal ondertekenen van documenten die door de klant ondertekend moeten worden, omdat voornamelijk deze processen veel tijd in beslag namen. Anita van Gelder, Directeur ICT en Facilitair bij Accon avm zegt: “Regelmatig moeten meerdere partijen ondertekenen, denk bijvoorbeeld aan een maatschap waar verschillende aandeelhouders zijn die niet allemaal tegelijkertijd op dezelfde locatie aanwezig zijn. Het kon weken duren voordat documenten als aangiftes, akkoordverklaringen en jaarrekeningen ondertekend retour kwamen. Met de gebruiksvriendelijke oplossing van ValidSign is het document bij wijze van, binnen een kwartier rond”.
Hoogwaardige dienstverlening
Naast het verduurzamen van de organisatie en het versnellen van verschillende bedrijfsprocessen, draagt de digitale handtekening ook bij aan de hoogwaardige dienstverlening die de organisatie uitdraagt. “Klanten geven regelmatig aan dat het digitaal ondertekenen zoveel makkelijker is dan op papier. De klant hoeft niet meer naar de brievenbus te lopen of te wachten tot de overige ondertekenaars hebben ondertekend. Zij ontvangt nu alle documenten in een gebundelde mail en de documenten zijn direct na ondertekening beschikbaar voor inzage en te downloaden via dezelfde link”, aldus van Gelder.
AFAS Connector
Voor meer dan 90% van de processen waar ondertekening plaatsvindt wordt ValidSign gebruikt. Per jaar worden er dan ook meer dan 12.000 documenten digitaal ondertekend met ValidSign binnen Accon avm. Om het ondertekenproces nog gestroomlijnder te laten verlopen werkt Accon avm sinds april 2021 met de AFAS connector van ValidSign. De koppeling stelt gebruikers in staat om documenten ter ondertekening aan te bieden in AFAS. Ieder proces waarvoor ondertekening vereist is, is van A tot Z te monitoren in het systeem. Van Gelder zegt: “Door ValidSign te gebruiken vanuit AFAS CRM zetten wij de laatste stap in ons digitaliseringsproces. Het feit dat ik contacten in AFAS kan selecteren voor iedere ondertekening en getekende documenten direct op de juiste plek in AFAS worden gearchiveerd, is erg handig”. Alleen eenzijdige ondertekeningen worden af en toe nog op de ouderwetse manier gedaan. De organisatie streeft ernaar om ook deze documenten digitaal te ondertekenen in de nabije toekomst en de laatste collega’s mee over de streep te trekken, om digitaal te ondertekenen.
